Wolters Kluwer
Ondernemen door Marieke van Amersfoort 18 december 2017

7 goede voornemens voor jouw kantoor in 2018

Hoe gaat 2018 er voor jouw kantoor uitzien? Dit nieuwe jaar brengt de nodige nieuwe regelgeving met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan GDPR en PSD2. Waar kun jij je goed op voorbereiden? Ik geef je graag 7 goede voornemens voor jouw kantoor in 2018. 

Je krijgt het komende jaar nogal wat voor je kiezen. Denk bijvoorbeeld aan GDPR, oftwel Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wetgeving gaat op 25 mei aanstaande van kracht. En wat dacht je van Payment Service Directive 2 (PSD2) en digitale bewaarplicht? Allemaal zaken waar jij én je klant van op de hoogte moeten zijn. Ik geef je gaag een aantal punten mee waar jij je alvast op kunt voorbereiden. Noem het gerust 'goede voornemens'. 

1. Maak je kantoor GPDR-compliant

General Data Protection Regulation, dat is een hele mond vol. De simpele afkorting is GDPR. In het nederlands 'Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)'. Op 25 mei 2018 gaat deze wetgeving van kracht. Aan jou en je medewerkers de uitdaging om voor die tijd GDPR-compliant te zijn. In de GDPR-blogserie neemt mijn Wolters Kluwer collega Nathanja de Kruijff je mee langs de diverse onderwerpen die hierop betrekking hebben.

Blog 1 - Een goed GDPR-proces voorkomt boetes
Blog 2 - Accountability in GDPR: van verwerker tot verantwoordelijke
Blog 3 - Accountability in GDPR: register van verwerkingsactiviteiten 
Blog 4 - Accountability in GDPR: het uitvoeren van een DPIA 

2: Bereid je voor op PSD2

Naar verwachting wordt volgend jaar Payment Service Directive 2 (PSD2) ingevoerd. Hiermee kan een klant een bedrijf toestemming geven om zijn of haar bankgegevens in te zien. Dit betekent dus dat jij als adviseur ook inzicht kunt krijgen in de bankmutaties van jouw klant. Dat kan nu ook al, maar alleen op dagbasis.

Momenteel is het vaak zo, dat een klant voor de btw-aangifte eens per maand of kwartaal inzicht geeft in zijn of haar gegevens. Wordt dit automatisch bijgewerkt, dan wordt het werk voor een boekhouder gemakkelijker. Welke veranderingen PSD2 nog meer met zich meebrengt én wat dat betekent voor jou als accountant of adviseur, lees je in de blog 'Is de accountant klaar voor PSD2, blockchain, AI en VR?'

3: Vertel klanten over digitale bewaarplicht

Je hebt er vast en zeker al genoeg over gehoord en gelezen. Toch verdient het in deze blog een plekje in de top 3: de digitale bewaarpicht. Nog even de uitleg in een notendop: 

De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting voor ondernemers om de Belastingdienst indien nodig de mogelijkheid te geven om hun administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Een dergelijke controle kan nodig zijn door bijvoorbeeld een ingediende aangifte die door de Belastingdienst als 'verdacht' wordt beschouwd of bijvoorbeeld omdat er een onderzoek gaande is bij één van jouw leveranciers. De inspecteur wil dan inzage in jouw administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden vindt. 

Wát je precies moet bewaren en hóé je dat dan moet bewaren, is niet altijd vanzelfsprekend. Je leest daarover meer in de blog: Fiscale bewaarplicht: zeven punten waar je niet omheen kunt

4: Ga optimaal online boekhouden

'Optimaal online boekhouden'. Wat dat is? Dat is jouw kantoor toekomstbestendig maken en ervoor zorgen dat jij de ontwikkelingen in 2018 die op je afkomen, aankunt. En hoe doe je dat dan? Precies, door optimaal online te gaan boekhouden.

Tijdens onze Gebruikersmiddagen vertelde mijn collega Mark Harmsma over de diverse mogelijkheden van Twinfield online boekhouden. Hij gebruikte daarvoor een handig overzicht. Dit overzicht neemt je stap voor stap mee langs de mogelijkheden die Twinfield online boekhouden biedt. Download het overzicht 'Optimaal online met je Twinfield administratie' gratis.

5: Organiseer een klantenevent

Om nieuwe regelgeving ook bij je klanten onder de aandacht te brengen en om ze daar de nodige uitleg over te geven, is het organiseren van een klantevent geen overbodige luxe. Niet alleen goed voor henzelf, maar ook voor jou. Want leer jij ze over de gemakken van digitaal bonnen en facturen verwerken, dan scheelt dat jou ook veel handmatig werk. Een ander voordeel voor je klant, is dat jouw klantevent een mooie kans is om te netwerken. Ik attendeer je graag op deze handige checklist voor het organiseren van een klantevent

6: Ga weer met je klant aan tafel

Digitaliseer veel, maar niet alles. Zoals het contact met je klanten, dat mag namelijk best weer wat persoonlijker worden. Natuurlijk app, bel en e-mail je over de dagelijkse routine zaken, maar ga je echt samen de diepte in en bespreek je daarbij complexe financiële vraagstukken, zoek je klant dan op. 

André Kwakernaat, mede-oprichter van Twinfield schrijft in de blog 'De toekomst van accounting? Terug aan de keukentafel!' over het vertrouwen tussen een financieel adviseur en de klant: ‘Vertrouwen is niet in een winkelwagentje te slepen. Vertrouwen ontstaat en kan alleen groeien als je elkaar in de ogen blijft kijken.'  

7: Start met een fris kantoor

En om je nog een laatste praktische tip voor het nieuwe jaar mee te geven: geef je kantoor een nieuwe look. Dat hoef je echt niet heel groots aan te pakken. Schuif met de werkplekken, doe een andere kleur tegen de muur, hier en daar een leuke plant en zo heb je al een hele flinke slag gemaakt. Zo voelt het voor jou en je medewerkers weer 'als nieuw'. 

Mijn collega's en ik wensen je alvast een succesvol en energiek 2018!

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

ICT

Automatiseren: van online boekhouden tot data-analyse

ICT

PSD2: eenvoudiger toegang tot bankgegevens van klanten

Vaktechniek

Voor elke branche een cryptomunt

Vaktechniek

Een robot geeft je goud in handen

ICT

Adviseer de juiste business software