Wolters Kluwer
Ondernemen door Marieke van Amersfoort 3 augustus 2017

7 tips om efficiënter te werken

Ben je eigenaar van een administratie- of accountantskantoor, dan heb je genoeg aan je hoofd én genoeg om handen. Het efficiënt inplannen van je kostbare tijd is dan een flinke uitdaging. Toch is het goed om even stil te staan en te bedenken waar jij een efficiencyslag kunt maken. Het komt uiteindelijk je productiviteit ten goede. 

In deze blog krijg je 7 tips om efficiënter te werken. 

1. E-mail anders inrichten

Voor velen is het een groot irritatiepunt: de inbox van je email. Laat je e-mailbox niet de regisseur van je werkdag worden. Zorg ervoor dat je maar een paar momenten per dag in je inbox kijkt en zoveel mogelijk e-mails verwerkt. Bijvoorbeeld 's ochtends een half uur en 's middags een uur. Probeer ook zoveel mogelijk e-mails te archiveren zodra je ze beantwoordt hebt. Hoe leger je inbox is, hoe minder druk het geeft. 

2. Regelmaat zorgt voor orde

Je kent ze vast: de drie r's van rust, reinheid en regelmaat. Hoe cliché ook, maar regelmaat geeft rust. Zorg daarom zoveel mogelijk voor een vast ritme. Bijvoorbeeld in de ochtend vergaderen met medewerkers, daarna e-mail doornemen en achtereenvolgens lunchen. In de middag staan of plan je afspraken met klanten. Natuurlijk is elke werkdag anders en je kunt niet alles in een vast ritme dichttimmeren, maar een vorm van regelmaat zorgt er echt voor dat je energie overhoudt voor de moeilijke taken.

3. Even pauze nemen

Je hebt altijd wel iets te doen. Even 'zus' voor die klant afhandelen even 'zo' voor die ondernemer doen. Het siert je dat je alles op en top wilt verzorgen, maar gun jezelf af en toe een adempauze. Korte momenten van rust zorgen voor een sterkere focus en uiteindelijk beter resultaat! Pak je geen rust, dan raak je sneller vermoeid en verlies je vaardigheid.

Ook geven pauzes je de gelegenheid díe dingen te doen die je afleiden van je werk. Bijvoorbeeld nog even een bloemetje kopen voor je jarige medewerker. Heb je dat tijdens een korte pauze gedaan? Dan spookt het niet meer door je hoofd. 

4. Neem zoveel nieuwe klanten als je aan kunt

Als ondernemer wil je ze dolgraag: veel klanten...hoe meer, hoe beter! 
Maar houd je wel genoeg tijd en energie over voor al je klanten als je er teveel bedient? Je wilt immers goede customer care bieden en je wilt vooral niet dat ze ontvreden zijn over jouw dienstverlening omdat je tijd tekort komt. Overweeg daarom altijd goed of je ruimte genoeg hebt om nieuwe klanten goed van dienst te kunnen zijn. Zo ben je eerlijk naar je klanten toe, maar ook naar jezelf.

Heb je goede samenwerkingsverbanden met ander kantoren? Verwijs ondernemers naar deze partners door. Niet alleen een goede service naar de ondernemer toe, maar wellicht stuurt die partner in de toekomst weer klanten naar jou. 

5. Houd je bureau leeg

Niets geeft meer onrust dan een slordig bureau en papieren 'waar je nog niets mee moet'. Maak met jezelf de duidelijk afspraak dat je aan het eind van de dag je bureau zo leeg mogelijk achterlaat. Wel zo prettig bij de start van de volgende dag. Bovendien zorgt een opgeruimde omgeving voor meer productiviteit. Je hebt namelijk minder afleiding en kunt je beter concentreren. Een goede manier om de rondslingerende papierchaos op je bureau tegen te gaan, is om te starten mee een online boekhoudprogramma.  

6. Start met een online boekhoudprogramma

Als je het nu nog niet doet, loop je flink achter de feiten aan: online boekhouden is niet meer weg te denken uit een efficiënt kantoor. Hiermee loopt je niet meer het risico dat je met iemand anders tegelijk aan dezelfde boekhouding werkt en dus twee versies maakt, of dat de meest recente cijfers van klanten niet in een analyse staan. Er is altijd één recente versie van de boekhouding. Dus stop papierwerk en het heen en weer sturen van bestanden. Start met een online boekhoudprogramma

7. Digitaal bonnen verwerken

In het verlengde van online boekhouden ligt uiteraard het digitaal verwerken van bonnen en facturen. Een kopje koffie en een broodje met een klant op een locatie buiten kantoor hoeft echt geen bonnenstress meer op te leveren. Met scan & herken software kun je een foto van de bon maken, uploaden en direct naar de online boekhouding verzenden. Geen gedoe meer met kwijtraken van papieren bonnetjes en het scheelt veel tijd.

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Einde traditionele accountancy: tijd om te veranderen?

Vaktechniek

Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt

Ondernemen

Een nieuwe fase in samenwerken voor accountants

Vaktechniek

De zelflerende robot is dit jaar blijven zitten

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren