Wolters Kluwer
ICT door Jacqueline Spruijt 5 april 2018

Adviseer de juiste business software

Lang niet al jouw klanten starten een bedrijf met als doel om uit te groeien tot een flinke mkb-organisatie of zelfs een multinational. Maar deze blog richt zich op de groep klanten die niet kunnen wachten om aan het roer te staan van een groeiende onderneming. Die uitkijken naar nieuwe uitdagingen die gepaard gaan met het groter worden van hun bedrijf.

De juiste business software of ERP-software kan helpen om de groei van een bedrijf soepeler te laten verlopen, te versnellen en zelfs laten te beginnen. En jij als accountant kunt ondernemers hierin begeleiden.

Nu starten met de juiste business software

Misschien ken je het gevoel, dat er voor jouw zzp-klanten of kleine ondernemers geen geschikte software is om hun bedrijfsprocessen te stroomlijnenWant hoeveel bedrijfsprocessen hebben ze nu eigenlijk? En alles is toch mogelijk met Excel of met losse applicaties?

Die gedachte is begrijpelijk, maar het feit dat de klant een kleine onderneming heeft, wil niet zeggen dat er niet een grote stap vooruit te maken is door het gebruik van een flexibel softwarepakket.

Flexibel is het sleutelwoord: business software die modulair is opgebouwd, groeit met een bedrijf mee. De ondernemer activeert steeds de functies die nodig zijn. Dat maakt het mogelijk om ook als kleine ondernemer of zzp’er in te stappen en slim gebruik te maken van de voordelen die de software biedt.

Efficiënter werken: bespaar tijd én kosten

Business software kan vrijwel alle bedrijfsactiviteiten soepeler laten verlopen, maar over het overkoepelende voordeel kunnen we kort zijn: de ondernemer werkt efficiënter en bespaart tijd en daarmee kosten.

Denk je aan groei, dan denk je aan sales. Hét startpunt om nieuwe klanten binnen te halen en zo uit te breiden. Relatiebeheer of CRM is hierin heel belangrijk. Leadopvolging wordt voor de ondernemer een peulenschil doordat er in het CRM systeem een eigen workflow kan worden ontworpen.

Ook je klanten die startende ondernemers of zzp’er zijn en werken met sales en CRM software hebben alle klantgegevens in één overzicht en kunnen andere items uit het softwarepakket verbinden met de betreffende relatie.

Koppeling met de boekhouding

Als accountant of boekhouder hoeven we je dit niet te vertellen: het kan tijdrovend zijn voor ondernemers om hun boekhouding op orde te houden. Daar ben jij voor, om ze dit uit handen te nemen. Toch ben je beide tijd kwijt aan het overdragen van alle financiële gegevens en de vragen of opmerkingen die uit de verwerking volgen.

Met business software leg je gemakkelijk een koppeling met de online boekhouding van de klant. Dat betekent dat alle relevante gegevens automatisch gesynchroniseerd worden. Je bent allebei op de hoogte van de resultaten en jij hoeft niet te wachten tot je de juiste gegevens hebt ontvangen. En heeft de klant vragen aan jou? Dan stuurt hij of zij vanuit het softwarepakket gemakkelijk een bericht.

Ook het gedeelte van de administratie dat de klant zelf voor zijn of haar rekening neemt, kan door business software sneller en nauwkeuriger verlopen. Denk aan het stroomlijnen van de facturatie, automatisch inboeken van inkoopfacturen en klanten laten betalen met automatische incasso of via iDEAL.

Ordermanagement en projectmanagement

Handmatig een order aannemen, registreren, de voorraad bijwerken en de order versturen. Facturen opstellen en verzenden. Nieuwe inkooporders samenstellen, versturen en binnengekomen leveringen registreren. Allemaal zaken die je klanten handmatig in Excel (kunnen) doen of met allerlei verschillende applicaties.

Maar wil je jouw klant efficiënter laten omgaan met bestellingen zodat er tijd overblijft om te focussen op groei, dan kan de juiste business software daarvoor zorgen. Vanuit het hierboven genoemde CRM kunnen debiteuren zelf orders insturen, wordt de voorraad automatisch bijgewerkt en genereert de klant eenvoudig een factuur aan de hand van een verkooporder. Op basis van voorraadsuggesties zijn ook inkooporders binnen enkele klikken verstuurd en worden leveringen direct in de voorraad verwerkt.

Ook al zit de klant nu nog niet op het punt dat er verschillende projectleiders rondlopen die teams aansturen, toch is business software met een projectmodule nu al een goed idee. Ook zelf of met enkele collega’s is er uitstekend projectmatig te werken. Zo kan de klant nu al de processen verfijnen, items uit andere onderdelen koppelen en direct een project in rekening brengen als het is afgerond. Straks is het alleen nog nodig om teamleden toe te voegen.

Nieuwe klanten en investeringen

Heb je de business software gevonden die past bij de manier van werken van je klant en waarvan je verwacht dat de klant ook straks als grote(re) organisatie resultaatgericht mee kan werken? Dan kun je de klant de vruchten hiervan laten plukken en een plan gaan maken voor de groei van zijn of haar organisatie: wat is het doel, aan het roer van wat voor onderneming wil de klant over bijvoorbeeld een jaar staan?

Ondernemingen groeien niet zonder een toename van klanten en omzet. Daar kan, naast de kostenbesparing, de CRM en sales software bij uitstek voor worden ingezet. Slim leadmanagement, salesrapportages en klantoverzichten zijn essentieel voor de groei van een bedrijf. Bovendien zorgt het CRM-systeem ervoor dat de klanttevredenheid stijgt: de ondernemer is altijd op de hoogte van de reis die de klant aflegt binnen het bedrijf en kan snel inspringen op veranderingen in hun situatie.

Bovendien is nu het moment voor jou en de klant om te bedenken hoe er geïnvesteerd gaat worden, met onder andere het geld dat wordt bespaard door het gebruik van de juiste business software. Maar waarin? En hoeveel? Dat is niet voor iedereen gemakkelijk te bedenken. En kan de klant de financiële consequenties overzien en inschatten?

Gelukkig kun jij de klant helpen bij het oplossen van deze vraagstukken. Je kent de klant, de onderneming en je hebt een uniek inzicht in de bedrijfsprestaties.

Klaar voor de groei

Waar jij en je klant in ieder geval níet over na hoeven te denken, is met welke software er gewerkt moet worden als de gewenste groei zich inderdaad inzet.

Flexibele business software groeit namelijk met een onderneming mee. Je kunt met een klein abonnement beginnen waarbij alleen de basisfuncties worden gebruikt: facturatie, offertes, uren- en ritregistratie. Naarmate het bedrijf groter wordt, nemen de bedrijfsprocessen in omvang toe en komen er diverse nieuwe bij. Dan is het fijn dat een ondernemer met één klik de beschikking heeft over projectmanagement, voorraadbeheer, CRM en dat er gemakkelijk meerdere gebruikers toegevoegd kunnen worden.

Het gebruik van business software als kleine ondernemer of zzp’er is niet ‘overdreven’ - het is verstandig. Uiteraard neem je het bedrijf van je klant serieus, hoe klein het ook (nog) is. Serieuze ondernemingen hebben software nodig die ze tijd en kosten bespaart, zodat ze zich kunnen richten op groei en ontwikkeling.

Mis nooit meer een update

Regelmatig publiceren we hier tips & tricks voor accountants en hun klanten.
Meld je aan om nooit meer een update te missen.  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Voor elke branche een cryptomunt

Vaktechniek

Een robot geeft je goud in handen

ICT

Adviseer de juiste business software

Vaktechniek

Cryptocurrencies: wat kun je ermee?

ICT

Vijf misverstanden over de bankkoppeling