Wolters Kluwer

Algemene voorwaarden: geen administratiekantoor kan zonder

Algemene voorwaarden ‒ ze worden doorgaans 'de kleine lettertjes' genoemd, maar die vlag dekt de lading maar ten dele. Het belang van goed opgestelde algemene voorwaarden voor zakelijke dienstverlening is namelijk groot. Wees daarom secuur in het opstellen ervan en schakel ook een jurist in die ze tegen het licht houdt. Hij of zij moet beoordelen of je alle relevante zaken benoemd hebt en of je deze ook correct geformuleerd hebt. Besef daarbij dat 'in één keer goed' niet bestaat; als niet-jurist heb je per definitie een (grote) blinde vlek als het gaat om het opstellen van algemene voorwaarden. Beschouw je algemene voorwaarden als een stukje 'basishygiëne' van je eigen administratiekantoor. Daarmee kun je veel (maar niet alle) financiële ellende en conflicten voorkomen.

In je algemene voorwaarden neem je in ieder geval de rechten en plichten op van jou en je klanten. Het is vrij logisch dat je daarbij probeert om je als administratiekantoor zo goed mogelijk in te dekken tegen allerlei mogelijke risico's. Dit mag echter maar tot een bepaalde hoogte! Zo mag je bijvoorbeeld niet elke aansprakelijkheid volledig uitsluiten. Maak hierbij niet de fout om de standaard algemene voorwaarden van een andere zakelijke dienstverlener klakkeloos over jouw administratiekantoor heen te leggen. Het is prima om de algemene voorwaarden van een ander administratiekantoor als voorbeeld te gebruiken, maar het opstellen ervan is ‒ anders dan de naam suggereert ‒ wel degelijk maatwerk. Een jurist zal vervolgens de juridische waarde van je algemene voorwaarden secuur moeten toetsen, om ze rechtsgeldig en relevant te laten zijn bij eventuele problemen.

Cruciaal voor geldigheid

Wat heel belangrijk is om te weten, is dat je algemene voorwaarden alleen geldig zijn wanneer je ze vooraf of tijdens de transactie met je klant overlegt. Verwijs je alléén naar je voorwaarden op je factuur en in je opdrachtbevestiging? Niet doen; je bent in dat geval te laat, waardoor je je er in conflictsituaties niet op kunt beroepen! De algemene voorwaarden moeten dus echt voor die tijd zijn overlegd. Wettelijk geldt bovendien de eis dat je klant ook een redelijke mogelijkheid moet hebben gehad om de voorwaarden door te lezen, om de consequenties op waarde te kunnen schatten. Ook belangrijk: het volstaat niet om alleen te verwijzen naar je algemene voorwaarden zoals ze op je website staan. Je zult je klant de algemene voorwaarden tijdig moeten meegeven op papier. Dat je je klant daarnaast meldt dat je algemene voorwaarden ook op je website staan, is natuurlijk geen enkel probleem.

Onderdelen algemene voorwaarden

Wat leg je zoal vast in je algemene voorwaarden? Onder meer de termijn waarbinnen je je diensten verleent aan je klanten; eventueel uitgesplitst naar verschillende soorten diensten. Beschrijf ook het scenario waarin onvoorziene omstandigheden dit beletten (overmacht). Afspraken over betaling mogen natuurlijk niet ontbreken. Noem daarom concreet:
• de periode waarbinnen je klanten uiterlijk moeten betalen;
• de hoogte van eventuele incassokosten; en
• de rente die in rekening wordt gebracht als je klant niet tijdig betaalt.

Houd er rekening mee dat de algemene voorwaarden van je klant jouw algemene voorwaarden mogelijkerwijs zouden kunnen 'overrulen'. Mocht dit het geval zijn, weeg dan voor jezelf af of je dit acceptabel vindt of niet. Een aparte paragraaf in je algemene voorwaarden zal moeten gaan over de manier waarop je mogelijke problemen met je klant afwikkelt. Maak ook zeer duidelijke afspraken over de aansprakelijkheid. Als jouw klant er niet in slaagt om je betrouwbare cijfers aan te leveren, omdat hij een rommeltje maakt van zijn administratie, moeten jouw algemene voorwaarden borgen dat hij je in dat geval niet aansprakelijk kan stellen. Benoem welke partij waarvoor aansprakelijk is en hoe schadevergoeding in voorkomende situaties wordt geregeld. Verzorg je administratieve werkzaamheden voor je klant op abonnementsbasis? Let er dan op dat je in je voorwaarden een paragraaf opneemt waarin staat dat je gerechtigd bent om de algemene voorwaarden tijdens de looptijd van het abonnement te veranderen (wijzigingsbeding). Uiteraard informeer je je klant hierover bijtijds en volledig.

Niet 'voor altijd en eeuwig'

Wanneer je tevreden bent over je algemene voorwaarden en je hebt er een jurist goed naar laten kijken, is dat nog niet het eind van de rit. Wetgeving wijzigt nu eenmaal eens in de zoveel tijd. Dit kan ook invloed hebben op de algemene voorwaarden die jij hanteert. Maak er daarom een gewoonte van om hier minimaal één keer per jaar even extra naar te laten kijken. De kosten van een jurist wegen doorgaans niet op tegen juridische discussies en mogelijke financiële ellende, die voortkomt uit een dispuut over niet sluitende of gedateerde algemene voorwaarden. Deel dit inzicht ook met je eigen klanten.

Tip: de Kamer van Koophandel organiseert regelmatig voorlichtingsbijeenkomsten over dit onderwerp. Op  ikwordzzper.nl vind je ook modellen algemene voorwaarden voor dienstverlening.

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren

ICT

10 veelgestelde vragen van accountants over PSD2

ICT

PSD2 en de banken: mijn gegevens zijn mijn gegevens

ICT

PSD2 en de boekhoudkoppeling: 7 voordelen voor jou

Vaktechniek

10 tips voor het veilig omgaan met persoonlijke data