Processen in de boekhouding automatiseren, dit levert het op

Automatisering: je kunt er niet omheen in de accountancy. Engelse termen als cloud, backoffice, ERP, business intelligence, portal, HRM en CRM vliegen de accountant om de oren. Niet met de automatiseringsslag mee gaan, is geen optie. Automatisering van je bedrijfsprocessen zorgt voor efficiency en kostenbesparing. Maar dat niet alleen. Het zorgt ook voor schone, actuele, waardevolle informatie waardoor er een zeer compleet beeld van de klant ontstaat.Ondanks dat de Nederlandse economie groter is dan voor de crisis, hebben nog veel bedrijven het moeilijk. Ook de accountancybranche kent haar uitdagingen. Prijsdruk, mondiger klanten en snelle IT-ontwikkelingen zorgen ervoor dat accountantskantoren hun bedrijfsprocessen met een kritische blik bekijken. Door de interne bedrijfsprocessen te automatiseren, krijg je meer grip op je processen. Dit maakt de aansturing een stuk gemakkelijker én goedkoper.

ERP-systeem

Een goed ERP-systeem biedt veel voordelen. ERP staat voor Enterprise Resource Planning; planning/beheer van bedrijfsprocessen en resources binnen een onderneming. Het heeft als doel om betrouwbare, actuele managementinformatie te genereren en een zo rijk mogelijk, schoon databestand van klanten op te bouwen. Een ERP-systeem zorgt ervoor dat alle informatie uit de verschillende bedrijfsonderdelen in één bedrijfsbreed systeem staat.
Deze informatie is 24/7 op te vragen. Zo heb je op elk tijdstip de meest actuele informatie beschikbaar. Niet alleen van je eigen organisatie, maar ook van je klanten.

Krachtig wapen

Werken met een ERP-systeem houdt in dat alle medewerkers gedisciplineerd en consistent data moeten invoeren en verwerken. Gebeurt dit niet, dan wordt het systeem vervuild en gaat de efficiencyslag verloren. Gebeurt het wel, dan heb je echter een krachtig wapen in handen. Een goed werkend ERP-systeem biedt de mogelijkheid om heel veel zaken nauwlettend te volgen. Denk hierbij aan de urenverantwoording, facturering, tarieven per medewerkers, de voorraad onderhanden werk, etcetera. Workflows binnen de software zorgen ervoor dat medewerkers hun handelingen in een vaste volgorde doen. Daardoor kunnen er geen stappen worden overgeslagen. Hiermee voorkom je de ergernis dat er correctiewerk moet worden uitgevoerd.

Juiste keuze

ERP-pakketten zijn er in de smaken best-of-breed of geïntegreerd. Best-of-breed wil zeggen, dat je voor elke bedrijfsfunctie een losse, best passende module kiest. Een geïntegreerde oplossing biedt meerdere functionaliteiten in één systeem. Welke smaak je ook kiest, de selectie vraagt om een zorgvuldige afweging. Zet alle wensen die er zijn (nu en over een aantal jaar) op een rij, betrek mensen die veel met het systeem werken bij het selectieproces en bekijk wat er op de markt te koop is.

CRM

Het kloppend hart van elk ERP-systeem is het CRM-systeem, oftewel de klantendatabase. Een systeem waarin wordt vastgelegd waarom en wanneer iemand klant is geworden, welke gesprekken er hebben plaatsgevonden, welke documenten zijn uitgewisseld etcetera. Het volgt als het ware de geschiedenis van het contact met de klant. Maar het belangrijkste van een goede klantendatabase is dat je werkt met schone, actuele, waardevolle klantinformatie. Zo is je contact met de klant altijd actueel en persoonlijk.

Een goed CRM-systeem helpt de winstgevendheid van je bedrijf te verhogen. Het brengt precies in kaart wat de behoeften van je klanten zijn en waar je verliesgevende klanten zitten. De grootste winst wordt behaald als je CRM niet alleen inzet voor de afdeling marketing, maar voor het hele bedrijf. Dit kun je doen door aan je CRM-systeem kernmodules, zoals documentmanagement of planning & control en een workflowmodule toe te voegen. Met deze laatste module kun je kantoorprocessen gestructureerd en geautomatiseerd laten verlopen. Alle handelingen gebeuren in de juiste volgorde, geen stap kan worden overgeslagen. Dit voorkomt problemen verder op in het traject.

Met een goed werkend CRM-systeem, aangevuld met diverse modules en eventueel een managementdashboard en cliënt- en medewerkersportal, is je backoffice hard op weg naar 'the next level' (om nog maar even in Engelse termen te blijven). Alles wat je kunt doen om je backoffice een boost te geven, heb je dan gedaan. Dat geeft meer grip, maakt je een stuk wendbaarder en verhoogt je servicegraad.

Wil je meer weten over het automatiseren van je backoffice? Download dan hier het whitepaper 'Geef je backoffice een boost!.