Wolters Kluwer
ICT door Marieke van Amersfoort 25 juli 2017

Boekhouden in de Cloud? 7 redenen waarom je het moet

Werk jij als eigenaar van een administratie-of accountantskantoor nog niet met een boekhoudprogramma in de Cloud? Dan maak je het jezelf onnodig moeilijk. Werken in de Cloud bespaart jou én je klant namelijk veel tijd en moeite. Zo houd je tijd over om je klant van strategisch advies te voorzien voor de toekomst van zijn of haar bedrijf. 

Weet jij nog niet wat  de voordelen van de Cloud precies zijn? Ik geef je zeven redenen om nú, in de rustige zomermaanden, over te stappen op online boekhoudsoftware.

1. Altijd en overal de boekhouding inzien

Een overleg bij je klant? Neem een tablet of laptop mee en kijk samen naar de laatste cijfers. Thuis nog even de laatste analyses afmaken? Je kunt gewoon verder werken op je eigen computer. Je klant belt met een vraag terwijl jij onderweg bent? Geen probleem, je kunt op elk apparaat dat op internet is aangesloten inloggen en meekijken. Ook je klant kan zijn boekhouding makkelijk inzien en bijwerken. En een archief? Dat is een herinnering uit vervlogen tijden. De boekhouding van al je klanten is digitaal en staat in de Cloud. Jij hoeft dus geen archiefkasten, eigen servers of enorme harde schijven te hebben om alle data te bewaren. En toch heb je altijd alles bij de hand.

2. Altijd realtime cijfers

Werken in de Cloud maakt het mogelijk om met meerdere personen aan een boekhouding te werken. Wie inlogt, krijgt altijd de laatste versie te zien. Dus zodra jouw klant nieuwe bonnetjes invoert, kun jij ze meteen verwerken. Je loopt ook niet meer het risico dat je met een medewerker tegelijk aan dezelfde boekhouding werkt en dus twee versies creëert, of dat je de laatste cijfers van je klant niet meeneemt in een analyse. Er is één versie van de boekhouding, en dat is altijd de meest recente. Het is trouwens zelfs mogelijk om de online boekhouding te koppelen aan bijvoorbeeld het reserveringssysteem of de zakelijke bankrekening van je klant. Zo stromen de laatste cijfers automatisch de boekhouding in.

3. De boekhouding is veilig

De Cloud klinkt voor velen nog als een vaag begrip, maar eigenlijk is een boekhouding nergens veiliger. De data wordt versleuteld en op verschillende servers over de hele wereld opgeslagen. Aanbieders van boekhoudsoftware zijn afhankelijk van hun betrouwbaarheid, daarom zorgen ze altijd voor goede, automatische backups en beveiliging. Dus boekhoudgegevens kwijtraken door een computercrash, brand, lekkage of diefstal? Onmogelijk.

4. Makkelijker samenwerken met je klant

Jouw klanten kunnen aan de hand van hun cijfers hun onderneming verbeteren en jij helpt ze daarbij door samen te gaan werken in de Cloud. Je kunt in het online boekhoudprogramma verschillende barometers instellen (winst, cashflow, omzet) en deze continu voor de klant inzichtelijk maken. Ook maakt een online boekhouding het makkelijk om samen begrotingen op te stellen en prognoses uit te rekenen. Daarvoor hoef je niet eens op dezelfde plek te zijn. Je klanten kunnen met deze gegevens anticiperen op de toekomst en hun bedrijf beter laten groeien.

5. Je geeft live advies, in plaats van achteraf

Vroeger werkte je als accountant of administrateur eens per kwartaal de boekhouding bij en kon je dan aan de klant vertellen hoe zijn vorige drie maanden zijn geweest. Dat is niet meer van deze tijd. Door samen te werken, kun je live advies geven en meteen aan de bel trekken als je kosten de pan uit ziet rijzen of als de winst terugvalt. Zo denk je met je klant mee en kun je actief, samen aan een beter bedrijfsresultaat werken. Je kunt klanten ook veel beter van advies voorzien als je inzicht hebt in hun actuele cijfers. Deze proactieve opstelling zullen je klanten zeker waarderen.

6. Je gaat met je tijd mee

Ondernemers gaan ook steeds meer in de Cloud werken: ze hebben hun e-mail, klantenbestand, urenregistratie en agenda waarschijnlijk allang op hun smartphone of laptop bij zich. Zij willen ook steeds vaker altijd en overal hun boekhouding kunnen inzien en bedrijfsmatige apps aan hun boekhoudprogramma kunnen koppelen. Als jij nog met stand-alone-software (een programma op één computer) werkt, sluit dat niet aan bij de moderne mogelijkheden en mis je de kans om met (jonge, moderne) klanten samen te werken.

7. Je software is altijd up-to-date

Bij boekhouden in de Cloud koop je geen softwareprogramma, maar neem je een abonnement. Je programma wordt door je aanbieder steeds bijgewerkt. Nieuwe wetgeving wordt meteen in het programma verwerkt en ook zorgt je softwareleverancier ervoor dat jouw boekhouding zo goed mogelijk beveiligd is tegen hackers en virussen. Je hoeft dus geen updates meer te kopen en te installeren. Ook neemt je programma geen ruimte in op je computers. Alle software staat online: je maakt er gebruik van door op een website in te loggen. Handig als je je programma gebruikt op een tablet of laptop met beperkte dataopslag.

Overstappen naar online boekhouden

Hebben deze voordelen je kunnen overtuigen om over te stappen op boekhouden in de Cloud? Neem eerst rustig de tijd om het te proberen. Dat kan heel makkelijk met een proefabonnement. Veel leveranciers van boekhoudsoftware bieden dit aan. Zo kun je zelf makkelijk testen of boekhouden in de Cloud voor jou prettig werkt. 

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Ondernemen

Pijnloze organisatieverandering? Vergeet het maar!

Ondernemen

Hoe geef je je klant strategisch advies?

Ondernemen

Financieren via je boekhoudpakket, de partijen die financieren

Vaktechniek

Informatiebeveiliging, een nieuwe uitdaging voor accountants

Ondernemen

Financieren via je boekhoudpakket, dé oplossing voor het MKB?