Wolters Kluwer
ICT door Marieke van Amersfoort 21 november 2014

De beste rapportagesoftware voor een administratiekantoor

Wat is de beste rapportagesoftware voor een administratiekantoor? Een antwoord hierop is niet snel gegeven. Elk administratiekantoor is anders en heeft dus ook andere behoeften als het gaat om rapportagesoftware. Uiteindelijk gaat het erom dat je een goed financieel overzicht krijgt op basis waarvan je kunt sturen of je klant kunt adviseren.

Onder rapportagesoftware verstaan we software voor minimaal het samenstellen van een jaarrekening en de publicatiestukken. Dit kan ook onderdeel zijn van andere software, zoals een boekhoudsysteem. De keuze uit rapportagesoftware en rapportagetools is groot. Daarom bespreken we hier een kleine selectie rapportagesoftware: Infine Software, Speedbooks, Ezora en Twinfield Analysis.

Vier soorten rapportagesoftware

Infine Software biedt een complete oplossing voor het samenstellen de jaarrekening. De software is klaar voor rapportage in SBR / XBRL. De cijfers kunnen via een directe koppeling, auditfile of Excelbestand worden geïmporteerd. Infine richt zich met name op de kleinere accountants- en administratiekantoren. Infine is grotendeels gebaseerd op Excel, wat de software erg gebruiksvriendelijk maakt.

Speedbooks.nl; administratiekantoren gebruiken deze software vooral voor tussentijdse rapportages en in sommige gevallen ook voor het maken van jaarrekeningen. Het helpt kantoren bij het opstellen van standaard financiële maandrapportages, die bijvoorbeeld elke maand naar alle klanten worden verstuurd. Ook kunnen er complexe maandelijkse consolidatiestaten mee worden opgesteld, waardoor het systeem zowel geschikt is voor grote als kleine MKB-bedrijven. Het bedrijf zet de cijfers om in duidelijke, grafische weergaves en is gebruiksvriendelijk. Sjablonen zijn van tevoren al klaar gezet. Het werken met XBRL/SBR moet bij Speedbooks nog uit de startblokken komen. Ook bij dit pakket wordt Excel als basis gebruikt.

Ezora.nl, dit klinkt heel exotisch, maar schijn bedriegt: het bedrijf heeft zijn roots in Ierland. Ezora.nl wil dat klanten dankzij haar rapportagesoftware vooral heel veel referentiemateriaal hebben waar ze zich aan kunnen spiegelen. De rapportagesoftware van Ezora kent daarmee twee speerpunten: dashboards en benchmarking, waarbij het draait om analyseren, trends inzichtelijk maken, benchmarken en KPI’s bepalen. Er is ook een ‘Ezora Franchise’ voor franchiseketens en een ‘Ezora Corporate’ voor heel grote bedrijven. Het onderdeel ‘Samenwerken’ oogt op het eerste gezicht als sec lijstjes afvinken. Ezora is niet flexibel als je rapportages naar eigen inzicht wilt aanpassen. In tegenstelling tot de vorige pakketten is het echter wel het enige pakket dat de cijfers realtime synchroniseert en Excel niet als onderliggende basis heeft. 

Twinfield Analysis: een rapportagetool die directe stuurinformatie oplevert voor het management van een administratiekantoor. Twinfield Analysis is in zekere zin een ‘bijproduct’ van Twinfield online boekhouden en is in bijna alle gevallen gratis te gebruiken. Wie meer uit zijn rapportages wil halen, gaat werken met Twinapps. Excel is ook hier het onderliggende systeem. Elke gebruiker moet zelf vorm geven aan het soort rapportage dat hij wil hebben; er zijn geen standaard formats beschikbaar. Rapportages en bewerkingen dienen door de gebruiker zelf te worden opgesteld. Voor de één is dit een uitdaging voor de ander, vooral ervaren excel gebruikers, is dit de manier om een volledige rapportage op te stellen.

Hoe kies je het juiste rapportagepakket?

Stel jezelf, voor de selectie van het juiste rapportagepakket, de volgende vragen: 

  • welke elementen in de rapportagesoftware zijn echt nodig?
  • welke elementen zijn handig in de software?
  • hoe gebruiksvriendelijk moet de software zijn?
  • is de software laagdrempelig genoeg voor alle medewerkers die er straks mee moeten werken?
  • wat is de prijs-kwaliteitverhouding?
  • hoe veilig zijn de ingevoerde data?
  • wat vind je belangrijke rapportagetools?
  • worden de cijfers gepresenteerd in de vorm van dashboards?
  • hoe gemakkelijk koppelt dit pakket met andere pakketten?
  • hoe is de verhouding handmatige taken versus geautomatiseerde taken; moet er nog veel handmatig worden ingevoerd?
  • kun je hierin samenwerken met je cliënt?
  • speelt de rapportagetool die je kiest ook voldoende in op de rapportagebehoefte van je klant? 

Verschillen in rapportagesoftware

Deze kleine greep uit beschikbare rapportagesoftware laat al goed zien hoe groot de onderlinge verschillen zijn. Ga voor jezelf na wat jij de belangrijkste eigenschappen vindt die rapportagesoftware moet hebben. Staat gebruiksvriendelijkheid bij jou op de eerste plaats? Wellicht verwacht je door te groeien houd hier rekening mee bij je keuze. Kortom, wat is voor jou het belangrijkst? 

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Einde traditionele accountancy: tijd om te veranderen?

Vaktechniek

Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt

Ondernemen

Een nieuwe fase in samenwerken voor accountants

Vaktechniek

De zelflerende robot is dit jaar blijven zitten

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren