Wolters Kluwer
ICT door Marieke van Amersfoort 5 februari 2015

Debiteurenbeheersoftware voor een administratiekantoor

In de ideale wereld heb je als administratiekantoor leuke, goede klanten voor wie je regelmatig werkt tegen een minstens zo leuke prijs. Die klanten vinden jouw dienstverlening bovendien zó geweldig dat ze staan te trappelen om je rekening te betalen zodra die op hun deurmat valt of in hun mailbox terechtkomt. Helaas ziet de echte wereld er toch net iets anders uit... 

Zo is de prikkel tot betaling bij sommige klanten 'wat minder ontwikkeld' dan bij andere. Zolang dit incidenten zijn en het gaat om 'kleine klantjes', is er niet zoveel reden tot paniek. Anders wordt het wanneer trage betalers jouw financiële bloedsomloop serieus tot stilstand dreigen te brengen. Om die situatie voor te zijn, doe je er goed aan om je debiteurenbeheer te professionaliseren. Maar welke debiteurensoftware moet je dan kiezen?

Belang van goed debiteurenbeheer

Eerst nog even terug: goed debiteurenbeheer is uiterst belangrijk en wel om twee redenen:

- de liquiditeit die hierdoor beter op peil blijft;
- het signaal dat je hiermee afgeeft richting je klant.

Als toelichting bij punt twee: het is ook een stukje 'opvoeding' van de klant; je maakt duidelijk dat je verwacht dat er binnen een redelijke termijn wordt betaald, gezien de diensten die je hem of haar hebt verleend. Debiteurenbeheer is vaak niet het meest favoriete onderwerp binnen kantoren. Medewerkers vinden het meestal onplezierig om hun klant te confronteren met uitblijvende betaling. Toch hoef je daar niet op voorhand zo negatief naar te kijken. Leg je op een duidelijke, vriendelijke manier uit waarom je je rekening graag op korte termijn betaald wilt hebben, dan kan dat de relatie met de klant ook verstevigen. Besef: ook jouw klant kan het erg druk hebben en ook bij hem of haar valt er weleens iets van het bureau. Houd jezelf ook even eerlijk de spiegel voor: betaal jij je leveranciers altijd op tijd? En zou crediteurensoftware je daar misschien bij kunnen ondersteunen?

Ondersteuning met debiteurenbeheersoftware

Maak je gebruik van debiteurenbeheersoftware, dan maak je het jezelf als kantoor en als medewerker vele malen gemakkelijker! Je rekent hiermee namelijk definitief af met het ad hoc reageren op klanten die je rekening(en) te laat betalen. Daarnaast voorkom je hiermee ook dat je bepaalde debiteuren over het hoofd ziet of dat je te weinig informatie vastlegt over bepaalde debiteuren. Er zijn meerdere leveranciers van debiteurenbeheersoftware, zoals bijvoorbeeld CMSI, Payt of BaseNet. Deze laatste partij maakt software voor incassobureaus, CMSI en Payt bieden software aan die makkelijk te koppelen is met boekhoudsoftware van onder andere Twinfield. Met diverse andere softwareleveranciers wordt er volop gepartnerd.

Nut en noodzaak

Goed debiteurenbeheer is niet alleen belangrijk - en financieel interessant - voor je eigen kantoor, maar zeker ook voor je klant. Door online creditmanagementsoftware te gebruiken van partijen zoals CMSI of Payt, kies je namelijk voor oplossingen die dure incassobureaus buiten spel zetten. Daar wordt het dus direct interessant! Doorgaans kun je zelf de inhoud en de tone of voice van de aanmaningen bepalen en het tempo en de frequentie waarmee je deze verzendt. Ook kun je meestal instellen of je een debiteur per mail wilt benaderen, per brief of misschien wel per sms.

Statusveranderingen worden gelogd in aangemaakte klantdossiers en nog niet betaalde facturen keren na een aanmaning automatisch terug voor de eerstvolgende aanmaningsronde. Uiteraard bestaan er verschillen in de tarieven, in de vormgeving en in de exacte functionaliteiten van de verschillende soorten software. Die zul je dus goed naast elkaar moeten leggen om te zien welke geautomatiseerde manier van incasso-ondersteuning het beste bij jouw administratiekantoor past. 

Concrete voordelen:

  • realtime (online) inzicht in de status van je debiteuren
  • definitieve structurering van je debiteurenbeheer
  • gemakkelijk te koppelen met bepaalde boekhoudsoftware
  • aanmerkelijk goedkoper vergeleken met de inzet van incassobureaus
  • advieskansen richting je klanten

Stoorzender uit de lucht

Losse telefoontjes over niet betaalde facturen en het opstellen van aanmaningsbrieven zijn tijdvreters van jewelste. Definitief willen afrekenen met ad hoc debiteurenbeheer als 'stoorzender' in je bedrijfsvoering is daarom misschien wel de allerbelangrijkste reden om debiteurenbeheersoftware aan te schaffen. Adviseer daarom ook je klanten over de mogelijkheden van deze software voor incasso-ondersteuning; ook zij zijn hier bij gebaat. Door deze software te gebruiken, komt er ook weer tijd vrij voor heel andere zaken die óók nodig zijn: innovatie, netwerken, productontwikkeling, marketing, enz.

Kortom, je klant komt hiermee weer in control als het gaat om zijn (online) debiteurenbeheer. Dat kan uiteindelijk zomaar het verschil uitmaken tussen een midweek op een Zeeuws bungalowpark of een unieke rondreis van een maand door China. Om maar iets geks te noemen...

Wil jij niets missen over ontwikkelingen in de accountancy? 

Blijf op de hoogte door onze blogs te lezen. Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Einde traditionele accountancy: tijd om te veranderen?

Vaktechniek

Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt

Ondernemen

Een nieuwe fase in samenwerken voor accountants

Vaktechniek

De zelflerende robot is dit jaar blijven zitten

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren