Wolters Kluwer
Vaktechniek door Mark Harmsma 29 mei 2020

Checklist: De administratie van een webwinkelier onderzoeken

Het derde blog in deze serie over webwinkelkoppelingen gaf je leidraad hoe je de technische webwinkelkoppeling kunt onderzoeken, die bij niet (volledig) correct functioneren de oorzaak vormt van een niet kloppende boekhouding. Ik adviseer je van harte om eerst de checklist te volgen om de technische urgentie te bepalen.

Gevolgbestijding Checklist: ‘De administratie van een webwinkelier onderzoeken.’

Dit vierde blog in de serie Webwinkelkoppelingen geeft je een checklist hoe je de administratie van een webwinkelier kunt onderzoeken. Wanneer de koppeling niet goed is ingericht, zal het gevolg daarvan op negatieve wijze effect hebben op de boekhouding. Als accountant is het van belang dat je dit goed in de gaten houdt, een kloppende boekhouding is immers jouw taak! In hoeverre is de boekhouding representatief voor de bewegingen in de webwinkel? Op welk detailniveau en met welke frequentie is dat gewenst? Is er voldoende aandacht voor andere processen dan de verkoop? Voor het samenstellen van deze checklist werd ik geholpen door Rein Bergsma van RBdigitalisering en Joost Hermans van webwinkelfacturen.

Hieronder tref je 24 aandachtspunten en vragen waarmee je de stand van de administratie kunt onderzoeken. Let op, een extra uitdaging vormt het inlezen van verkooptransacties en afletteren daarvan. Dit onderwerp licht ik uit in het vijfde blog in deze serie. De 24 punten zijn logisch opgedeeld in de fases van het proces.

Organisatorisch:

Hoe vaak wordt bij de klant de financiële bijgewerkt? Dit antwoord weet je waarschijnlijk al, maar stel de vraag toch: Er kunnen altijd (personele) wijzigingen plaatsvinden.

Verkopen:

Tip voor de inventarisatie: maak een lijstje van verschillende soorten verkopen in de webwinkel, denk hierbij aan:

  • verkopen aan klanten in binnen- en buitenland-
  • verschillende btw-codes indien van toepassing-
  • inwisselen van een cadeaubon-
  • het geven van korting, verzendkosten-
  • verkoop van 1 stuks versus een hele grote order
  • alles wat de tak van sport van deze webwinkelier bijzonder maakt. Noteer klant, bedrag, omschrijving en/of artikelen, valuta en orderdatum per variant en analyseer hoe deze verschillende soorten verkopen in de boekhouding terecht komen.
  1. Over hoeveel webwinkel verkopen per maand hebben we het? Deze vraag stel je om in te schatten hoeveel uitzoekpunten kunnen ontstaan op maandbasis.
  2. Welke verkoopstromen zijn er, ofwel: via welke kanalen wordt er verkocht? Alleen via de webshop (direct afrekenen), of ook via een winkel, of op rekening? Want menig winkelier had al een winkel en is er de webshop bij gaan doen. Zie ook de tip in de inleiding. In geval van meerdere kanalen: Hoe wordt een unieke factuurnummering geborgd?
  3. Hoe wordt bij meerdere verkoopkanalen (en meerdere systemen) het klantenbestand centraal beheerd? Geeft een klant in de webshop zijn meest actuele adres op, of betreft het een willekeurig afleveradres, en hoe borgen we dat een waardevol factuuradres niet wordt overschreven met een centraal afhaaladres bij de supermarkt op de hoek van de straat?
  4. Vraag aan de webwinkelondernemer: wanneer registreer je de verkoop? Hoe en wanneer ontstaat de factuur en op welk moment ontstaat de btw-afdrachtplicht in het proces van de klant? Voor de fiscus is de factuurdatum leidend voor de btw-afdracht. Let op: in B2C komt er een factuur uit de webwinkel, maar menig webshop zet de order niet op ‘afgerond’ totdat de verzending is geregeld. Dan is boekhoudkundig het moment van btw-afdracht niet in orde. Met dit soort consequenties houdt de webwinkelier doorgaans geen rekening.
  5. Hoe vaak wordt de omzet geboekt vanuit de webshop? Per transactie, per dag of periodiek?
  6. Btw: Controleer of transacties op de juiste manier aan de boekhouding worden aangeleverd, inclusief btw-afhandeling, zodat ze in de juiste aangiftes worden opgenomen. Zie de tip in de inleiding.
  7. Wordt er verkocht aan particulieren en/of eenmalige klanten? Hoe worden deze verkopen vastgelegd? Iedere verkoop op een unieke debiteur? Of heeft de webwinkelier geen behoefte aan duizenden particulieren in zijn klantenbestand in de boekhouding? Als die duizenden particulieren ongewenst zijn, wordt vaak gekozen om per betaalwijze een ‘standaard debiteur’ aan te maken, met als bijkomend voordeel dat het afletteren van openstaande posten overzichtelijker wordt. Echter, als sprake is van ICP transacties (volgende punt) moet wel op een unieke debiteur worden geboekt, omdat het btw-nummer van de debiteur moet worden geregistreerd. Wanneer er een verkoop plaatsvindt aan een ondernemer binnen de EU dan moet ergens in de verkoopketen (software-matig) worden afgedwongen dat bij de debiteur een geldig btw-nummer wordt vastgelegd. Bij verkopen aan deze debiteuren worden deze transacties door een boekhoudpakket herkend als een ICP levering/dienst. Wanneer in het voortraject bij de invoer in het verkoopplatform geen check is op een geldig btw nummer, kan de ICP-opgave niet correct gedaan worden. Hier kun je als accountant of administrateur actief over meedenken.
  8. ICP: Een transactie moet worden opgenomen in de ICP-aangifte als wordt verkocht aan ondernemers (B2B) buiten Nederland (maar nog wel binnen de EU), aan Duitse klanten bijvoorbeeld. De dienst en/of levering, en het geldig btw-nummer van de klant, moeten worden opgenomen in de ICP-aangifte. Als eenmalige klanten op een standaard-debiteur worden geboekt, hoe weet je dan dat ICP-transacties correct worden vastgelegd – zie punt 7.
  9. Wordt er gewerkt met kortingen of kadobonnen? Worden deze van een balanspositie afgeboekt?
  10. De verzendkosten: deze hangen vaak af van het ‘winkelmandje’ in de webshop. Leidend is het hoogste tarief in het mandje: als de btw-percentages 9 en 21 % door elkaar worden gebruikt, moet voor de verzendkosten met 21% worden gerekend. Controleer daarnaast of wel btw wordt gerekend over betaalkosten, deze is altijd 21% - tenzij er sprake is van een ICP transactie of een levering buiten de EU.
  11. Hoe worden de verzendkosten afgehandeld? Wanneer je geen btw op verzendkosten boekt is Twinfield Boekhouden streng bij import, dan krijg je een foutmelding. NB: Er zijn ook boekhoudpakketten die deze transacties gewoon goedkeuren.
  12. Debiteuren / klanten: Verdiep je in privacy-voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Er worden persoonsgegevens verwerkt in webwinkels.
  13. Openstaande posten / niet-afgeletterde betalingen: vraag eens alle debiteurenkaarten op om te controleren hoe lang deze lijst is. Over de uitdagingen rondom het afletteren lees je in de laatste blogpost in deze serie.
  14. Een extra complexiteit vormen terugbetalingen bij vervangingsorders. Bijvoorbeeld: de eerste order 1 is een order van 100 euro, die wordt de boekhouding ingeschoten. Vervolgens wordt in de webshop deze order één geannuleerd, en wordt de juiste order twee van 60 euro geplaatst. De tweede order vervangt de eerste, en er moet 40 euro worden terugbetaald. In de boekhouding is echter geen verband te ontdekken omdat er verschillende ordernummers zijn. Een soortgelijke uitdaging kan ook plaatsvinden met factuurnummers. Er is niet altijd context dat ze bij elkaar horen. Er zijn ook systemen waarbij het ordernummer hetzelfde blijft. Begin met uit te zoeken hoe vaak deze manier van bestellen in de praktijk voorkomt.

Inkopen:

De webwinkelier heeft vooral focus op zijn verkoopkanaal. Zijn wereld draait om kortingen en speciale aanbiedingen, of de bestelde artikelen op voorraad zijn en of de voorraad na iedere bestelling up to date is, het controleren of de betaling binnen is voordat een artikel wordt verstuurd, het nakomen van specifieke betaal- en leverafspraken en het beoordelen van retour gezonden artikelen. Geen wonder dat de inkoopkant soms onderbelicht blijft. Je kunt de volgende vragen stellen over hoe de verplichtingen en inkoopfacturen worden vastgelegd.

  1. Hoe worden inkoopfacturen verwerkt? Hoe vaak, door welke medewerker, op welke manier, via welk systeem (scan en herken?), hoe is dat systeem gekoppeld aan de boekhouding?
  2. Heb je makkelijk zicht op de (gescande) documenten?
  3. Hoe worden crediteuren vastgelegd, hoe wordt het crediteurenbestand up to date gehouden?
  4. Hoe en hoe vaak wordt er betaald en op grond van welke criteria? Vindt controle of zelfs functiescheiding plaats?
  5. Hoe wordt de commissie van de PSP (Payment Service Provider) verwerkt? Analyseer de tussenrekeningen. Doorgaans stuurt de PSP gewoon een inkoopfactuur, die met een scan & herkenoplossing als Basecone kan worden vastgelegd. Dit betekent dat voor deze marge, de PSP kosten, een aparte factuur wordt gestuurd, terwijl de marge per transactie wordt berekend. Uiteindelijk wil je de factuur van de PSP en de marges per transacties controleren en laten gladlopen.

Btw:

Houd er in het kader van btw rekening mee dat drempelbedragen gelden voor verkopen aan particulieren binnen de EU. Google even op de “regeling voor afstandsverkopen”.
Als deze bedragen overschreden worden bij levering naar betreffende EU-landen, dan moet de webshophouder aangifte gaan doen in deze EU-landen zelf. Dit betekent dat hij met de geldende btw-tarieven van het ontvangende land moet gaan factureren. Daarnaast moet je apart gaan bijhouden in je administratie hoeveel je per land aan particulieren factureert.

Let op: Digitale dienstverlening heeft een complexere btw-afhandeling dan wanneer producten worden geleverd. Lever je bijvoorbeeld telecommunicatie-, omroep- of elektronische diensten (digitale diensten zoals software, filmpjes, foto’s, e-books, online trainingen e.d.) aan particulieren in een ander EU-land, dan kun je gebruik maken van de Mini One Stop Shop regeling (MOSS-regeling). Deze regeling is niet eenvoudig. Verdiep je hier goed in!

  1. De btw-codes die (kunnen) worden gebruikt moet je uit de webshop halen.
  2. Inzicht van particuliere leveringen per land is belangrijk voor de btw afdracht als je in de buurt van de Europese drempelwaarden komt. Dat inzicht is er niet standaard in de webshop maar onderzoek dit wel, en overleg eventueel met de leverancier van de webwinkelsoftware of met webwinkelfacturen.nl (LINK?? Link webwinkelfacturen bovenin in inleiding)wat de mogelijkheden zijn om dit in je boekhouding zichtbaar te maken. Drempelwaarden zijn te managen door de omzet voor de 'twijfellanden' (die tegen de grens aan zitten) sowieso op aparte grootboekrekeningen proberen te boeken (de meeste webwinkel software kan dit aan). Hiermee kan voorkomen worden dat de drempelwaarde net overschreden wordt, of als dat wel gebeurt dat je op tijd de lokale btw-tarieven aanpast in je webwinkel. Voor de verkoop van telecommunicatie-, omroep- of elektronische diensten (digitale diensten) aan particulieren in andere EU-landen geldt een aparte regeling, namelijk dat je de lokale btw-tarieven rekent, maar je mag wel via de MOSS regeling in Nederland aangifte doen.

Voorraad en logistiek:

Webshopsoftware is niet zomaar vergelijkbaar met een voorraadregistratiesysteem, waar je met één druk op de knop een voorraad(waarderings)overzicht uit kunt genereren.

  1. Heb je een actueel inzicht in de voorraad? Hoe wordt gecontroleerd of dit overzicht overeenkomt met de juiste financiële waarde in de boekhouding?
  2. Hoe loopt het proces voor retours, worden goederen weer in de voorraad opgenomen en hoe worden de financiële consequenties dan geboekt?
  3. Onderzoek ook de wijze waarop de voorraad wordt gealloceerd: bij een verkoop via de webshop wordt vaak eerst de ontvangst van de betaling geverifieerd, maar feitelijk heeft de klant dan al betaald en heeft dus recht op uitlevering. De door de klant bestelde goederen moeten dus ook voor die klant worden gereserveerd, en kunnen niet meer worden verkocht. Dit staat los van het feit dat de webwinkelier zelf nog een check wil uitvoeren.

Mis vanaf nu geen blogs meer

Wil je wekelijks of maandelijks op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Checklist: De administratie van een webwinkelier onderzoeken

Ondernemen, Vaktechniek, ICT

Welke stappen neem je bij een datalek?

Ondernemen, Vaktechniek, ICT

Tips om schade bij datalekken te voorkomen

Ondernemen, Vaktechniek, ICT

Voorkom phishing en herken hackers

ICT

Voorkom datalekken en hoge boetes