Vaktechniek door Mark Harmsma 15 augustus 2017

Hoe koppel je btw-codes aan de UBL-codes?

De vraag hoe koppel je btw-codes aan de UBL-codes? wordt ons steeds vaker gesteld. Hoe doe je dit het handigst? En waarom zou je hier nu al iets mee moeten? Daarover dit blog. Met bovendien een handig overzicht met de meest actuele UBL-codes.

UBL? We merken dat de term ‘UBL’ inmiddels wel bekend is onder de meeste klanten. Je hebt eerder over UBL kunnen lezen in mijn blog: UBL Universele taal in facturatieprocesE-facturatie, waar UBL als taal onderdeel vanuit maakt, dwingt ons van overheidswege mee te bewegen richting 'robotic accounting'. Een ontwikkeling die steeds dichterbij komt. Voor steeds meer ondernemers.

Lokale overheden eisen e-facturatie

Het duurt niet lang meer of niemand kan meer een gewone factuur sturen. Gewoon zelf gemaakte facturen in bijvoorbeeld Word. Eerst was het onze Rijksoverheid die al vanaf 1 januari 2017 elektronisch factureren eist en binnenkort volgen de lokale overheden. In 2018 om precies te zijn. Eind volgend jaar gaan ook alle lokale overheden van hun leveranciers eisen dat ze elektronisch gaan factureren. Niet te verwarren overigens met het sturen van een factuur in pdf.

Onder elektronisch factureren, ook wel e-facturatie genoemd, wordt verstaan: het versturen van facturen die automatisch gelezen kunnen worden door de ontvanger. Bij e-facturatie eist de overheid o.a. dat je je facturen in het formaat UBL stuurt: de 'Universal Business Language'. De taal die hun 'robots' kunnen uitlezen.

E-facturatie: btw-codes herkennen is een grote uitdaging

Met deze ontwikkeling komt e-facturatie ineens voor iedere ondernemer erg dichtbij. Ook voor de loodgieter die in het gemeentehuis een reparatie verricht, de snackbar die na een raadsvergadering in het Dorpshuis bitterballen komt brengen en de glaszetter die een ruit vervangt bij het lokale zwembad. Al deze ondernemers moeten vanaf volgend jaar elektronisch gaan factureren als ze de overheid een factuur willen sturen.

Een van de uitdagingen voor ondernemers hierbij is, dat je met e-facturatie steeds meer aangewezen bent op een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma dat je facturen automatisch omzet in de juiste code en het juiste bestandsformaat. Facturen worden bij e-facturatie geschreven in UBL en als XML-bestand aangeleverd. Met daarbij een automatisch gegenereerde .pdf, zodat je nog steeds zelf kunt lezen wat je uitstuurt of ontvangt.

Een tweede grote uitdaging is, dat we allemaal gewend zijn om op facturen onze eigen codes te gebruiken voor hetzelfde stukje informatie, bijvoorbeeld voor '21% btw'. Om 21% btw aan te duiden, gebruik je codes als V21, I21, 21, IH of VH. Deze verscheidenheid aan eigen btw-codes geeft problemen voor de 'boekhoudrobot' die de factuur ontvangt en maar één taal spreekt, namelijk UBL en niet al die eigen codes herkent. Het wordt nog ingewikkelder voor de boekhoudrobots als een btw-bedrag op een bepaalde wijze geïnterpreteerd moet worden. Denk aan intracommunautaire leveringen of als de btw verlegd wordt naar een hoofdaannemer.

Dit 'taalprobleem' los je op door je eigen gedefinieerde btw-codes te koppelen aan de internationale standaardcodes (UN/EDIFACT*) die daarvoor op wereldwijd niveau door de United Nations zijn gedefinieerd. Lees in de blog 'Verstuur facturen in UBL' hoe je die koppelingen in Twinfield maakt. 

Overzicht voor correct gebruik UN/EDIFACT-codes

De koppeling van je btw-codes aan de juiste UBL-code blijft wel handwerk. Ondanks dat je dit bijvoorbeeld in Twinfield kunt doen. Je moet immers de juiste codes koppelen. Maar wat zijn de juiste codes...? Dat is de vraag waar je niet zo eenvoudig antwoord op krijgt. Ik althans niet. En onze klanten ook niet gezien de vragen die we erover krijgen.

Om je op weg te helpen de juiste codes aan elkaar te koppelen, heb ik daarom met wat speurwerk een handzaam overzicht gemaakt met alle UBL-codes die betrekking hebben op de btw. Inclusief uitleg welke code je wanneer gebruikt. De meest gebruikte codes zijn in het overzicht vet gedrukt. Met dank aan onze partners InvoiceSharing, Vallei Accountants en aan GBNED die zo aardig waren mij hierbij te helpen.

Download het overzicht welke btw-codes je aan welke UBL-codes moet koppelen

N.B.: in dit overzicht staan de meest actuele codes die internationaal zijn uitgegeven. Er zijn kennelijk versies in omloop. Let er dus goed op dat je de juiste versie gebruikt. 

Ik hoop dat je er veel plezier van hebt!

*UN/EDIFACT

 

Blijf op de hoogte van ontwikkelingen

Wil je snel op de hoogte worden gesteld van verbeteringen, functionaliteiten of nieuwe software?
Meld je aan voor dit productblog:  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Accountancy moet werken aan kwaliteitsgerichte cultuur

Branchekennis

Welke verzekeringen heeft een zzp'er nodig?

Vaktechniek

Een goed GDPR-proces op jouw kantoor voorkomt boetes

Branchekennis

Hoe adviseer ik ondernemers bij de start van een bedrijf?

Branchekennis

8 valkuilen voor zzp'ers