Laat jouw kantoor goed achter tijdens je vakantie

Hoeveel dagen ga jij jaarlijks op vakantie? Uit onderzoek van Teamleader blijkt dat de Nederlandse ondernemer gemiddeld 17 dagen per jaar vakantie opneemt. Een derde deel van de ondernemers werkt tijdens de vakantie nog gewoon door. Met een goede voorbereiding, laat jij jouw accountantskantoor deze zomervakantie met een gerust hart achter en vertrek je volledig ontspannen richting de zon!

Je accountantskantoor achterlaten met een goede bezetting is belangrijk, want zorgeloos op vakantie gaan met onderbezetting, dat zorgt voor stress! Start dus met het maken van een vakantierooster. Een rooster zorgt voor overzicht en duidelijkheid. Vraag je werknemers om op tijd hun vakantieplannen door te geven. Plan vervolgens ruim en zorg voor weinig tot geen overlap.

Overdracht werkzaamheden

Het is zover, je vakantie komt in zicht. Het is waarschijnlijk onmogelijk om alle lopende projecten af te ronden voor je het vliegtuig instapt. Dit hoeft ook niet! Stel de klanten op de hoogte van je afwezigheid. Kan het echt niet wachten? Draag duidelijk en het liefst per e-mail, aan je collega’s over wat opgepakt moet worden tijdens jouw vakantie.

Denk ook aan het instellen van je out of office replay en voicemail. Voor de hand liggend, maar vaak vergeten.

Outlook
Stel op tijd je out of office in. Geef in de e-mail aan dat je op vakantie bent en wanneer je weer terug bent. Tegenwoordig wordt er vaak vanuit gegaan dat je je mail leest, ook tijdens je vakantie, gewoon op je telefoon. Laat even weten of jij je e-mail wel of niet leest. Ook is het vriendelijk om even aan te geven wie er voor dringende vragen beschikbaar is.

Voicemail
Pas even de voicemail van je zakelijke telefoon aan. Een kleine moeite en erg handig, vooral wanneer je je telefoon ook privé gebruikt. Het voorkomt dat je steeds maar weer gebeld wordt. Ook hier is het vriendelijk om een naam en telefoonnummer van een collega te noemen die jouw werk tijdelijk waarneemt.

Software automatiseren

Zorg ervoor dat alle financiële zaken zijn afgehandeld. Betaal de facturen of plan betalingen in met het internetbankieren. Het kan handig zijn om de spullen voor het internetbankieren bij je te hebben op vakantie. Is er een noodgeval, dan kun je deze in ieder geval afhandelen.

Natuurlijk kan het voorkomen dat klanten je echt heel dringend nodig hebben tijdens jouw vakantie. Als eigenaar van een eigen kantoor ontkom je er dan niet aan om even beschikbaar voor ze te zijn. Dankzij online boekhoudsoftware hoef je geen dossiers mee te nemen op reis. Met een goede internetverbinding op jouw vakantiebestemming, kun je altijd met je klant meekijken in de boekhouding. Zo kun jij daarna rustig je vakantie voortzetten en is je klant ook gerust gesteld.

Werk je zelfstandig en ben jij de enige superuser van de online boekhoudsoftware? Dan kan het handig zijn dat een collega in jouw systeem kan inloggen. Misschien ken je iemand uit jouw netwerk? Zo voorkom je vervelende situaties en loopt je werk geen vertraging op.

Waarschijnlijk werkt je accountantskantoor met veel verschillende software. Controleer of je medewerkers toegang hebben tot deze software. Check ook voor de zekerheid even of de juiste autorisatie is ingesteld. Niets kan zo frustrerend zijn dat autorisatie het probleem is wanneer er zich problemen voordoen.

Er kan natuurlijk altijd een noodsituatie ontstaan. Zorg daarom dat je werknemers weten wanneer en hoe, ze je het beste kunnen bereiken.

Aangekomen op je vakantieadres? Laat het werk dan los. Je hebt alle juiste voorbereidingen getroffen. Het is tijd om te gaan genieten van je vakantie. Je zult zien hierdoor krijg je nieuwe inspiratie en kom je met een koffer vol ideeën weer uitgerust op kantoor terug. 

Weer aan het werk

Helaas, het is tijd om weer aan de slag te gaan! Je kunt uitgerust beginnen aan je volle mailbox, de post en terugbelverzoeken. Houdt het overzichtelijk en begin eerst met het maken van een to-do lijst. Zo voorkom je dat je al snel wéér toe bent aan vakantie. Evalueer samen met je werknemers hoe het is gegaan tijdens je afwezigheid, want misschien zijn er zaken die voor de volgende keer beter geregeld kunnen worden.

Ga jij deze zomer ontspannen op vakantie? 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Optimaal online: overstappen van kas- naar factuurstelsel

Vaktechniek

De toekomst van accounting? Terug aan de keukentafel!

Vaktechniek

Accountability in GDPR: van verwerker tot verantwoordelijke

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren

Vaktechniek

Accountancy moet werken aan kwaliteitsgerichte cultuur