Wolters Kluwer
Vaktechniek door Menno Weij 18 augustus 2015

Mag ik de online boekhouding van mijn klant afsluiten?

Mijn oog viel recent op een uitspraak van de Accountantskamer, waarbij centraal staat of een accountant de digitale boekhouding van zijn klant mag uitsluiten. De Accountantskamer beslist in deze kwestie dat die accountant dat niet mocht doen. De zaak is uiteraard gewezen onder de gedragsregels voor accountants. Ik neem je in deze blog even mee in deze case, en schets ook nog wat algemene ontwikkelingen. Ik kan je trouwens nu al verklappen dat je niet te lichtvaardig met afsluiten moet omgaan.

De zaak bij de Accountantskamer gaat in het kort over het volgende. De betreffende accountant werkt al enige jaren voor zijn klant, en de accountant gebruikt voor zijn diensten een online boekhoudpakket. De klant wil de relatie beëindigen, omdat - naar ik begrijp - de jaarstukken in enig jaar niet op tijd gedeponeerd zijn. De accountant sluit eigenlijk direct daarop de toegang tot de online administratie af. De klant doet vergeefs nog enkele verzoeken om weer toegang te krijgen. De klant dient vervolgens een klacht in.

In overleg treden

De Accountantskamer beslist uiteindelijk dat de accountant onzorgvuldig heeft gehandeld en legt een waarschuwing op. In haar oordeel neemt de Accountantskamer allereerst mee dat de boekhouding van de klant is, en als zodanig recht had op teruggave ervan. Van de accountant kan daarom verlangd worden dat hij in overleg zou treden. Volgens de Accountantskamer heeft de betrokken accountant geen 'steekhoudende verklaring' aangevoerd waarom hij heeft nagelaten in overleg te treden, en een en ander klemt temeer nu de account heeft erkend dat het mogelijk was geweest de gegevens in digitale vorm over te dragen. Overigens acht de Accountantskamer niet aannemelijk dat de betrokken accountant uit wraak zou hebben gehandeld.

Opschortingsrecht

Deze uitspraak lijkt mij terecht. In enkele civiele procedures is ook aan de orde geweest of een aanbieder van een online dienst, de dienst kan opschorten en aldus de toegang tot gegevens kan ontzeggen. Enige jaren geleden heeft de rechtbank Rotterdam een duidelijke uitspraak gedaan in de EuroPsyche/Fides uitspraak. Fides had de toegang tot een digitaal platform (met voor EuroPsyche belangrijke data) deels geblokkeerd, met een beroep op haar opschortingsrecht. Volgens Fides omdat EuroPsyche zich niet aan de afspraken hield, zo zouden er onbetwiste facturen onbetaald zijn gebleven. Maar deze gedeeltelijke blokkade acht de rechter disproportioneel: "het beroep van Fides op een (wettelijk) opschortingsrecht moet voorshands in dit geval (...) naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar worden aangemerkt". De rechter realiseert zich echter dat hij Fides daarmee een pressiemiddel afneemt: "daarmee wordt Fides echter haar belangrijkste pressiemiddel om EuroPsyche tot betaling te brengen ontnomen. Dat doet geen recht aan de contractuele relatie tussen partijen." Wanneer EuroPsyche zich weer niet aan de betaalafspraken houdt, overweegt de rechter als volgt: "in redelijkheid [kan] van Fides niet worden verlangd dat zij blijft wachten; toepassing van haar opschortingsrechten zal dan niet disproportioneel zijn, mits zij die toepassing tijdig (tenminste twee weken tevoren) (...) aankondigt."

Ontzeggen of blokkeren

Kortom, de rechter beslist in het geval van onbetwiste facturen, dat je iemand nog een termijn van twee weken moet gunnen alvorens de toegang dicht te zetten - tenminste als het om bedrijfskritische data gaat. Dit lijkt mij een evenwichtige uitkomst. Mijn advies is daarom dit aan te houden.

Een andere maatregel die in opkomst is, is om niet zozeer de toegang te ontzeggen, maar om de verwerking van gegevens als zodanig te blokkeren. Daardoor kan je nog wel bij je data (een soort van 'read-only' functie). Voor zover ik weet, is dit nog niet in rechte getoetst, maar dit zou naar mijn smaak ook een proportioneel middel moeten zijn.

Beter in ieder geval dan pardoes de hele digitale boekhouding afsluiten.

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt

Ondernemen

Een nieuwe fase in samenwerken voor accountants

Vaktechniek

De zelflerende robot is dit jaar blijven zitten

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren

ICT

10 veelgestelde vragen van accountants over PSD2