Wolters Kluwer
Ondernemen door Jeanet Walraven 30 november 2018

Pijnloze organisatieverandering? Vergeet het maar!

Stel je voor….. het drukke kwartaal staat weer voor de deur. Je krijgt een uitnodiging van de partner of directeur voor maandagochtend 08:00 uur. Het onderwerp luidt: aftrap busy season! Je komt maandagochtend en ziet de partner of directeur in een camouflagepak met strepen op zijn gezicht. Wanneer iedereen aanwezig is, krijg je de opdracht om je in rijen op te stellen. De partner/directeur begint rare geluiden te brullen, slaat zijn handen keihard op zijn benen en borst, steekt z’n tong uit en spert zijn ogen wijder dan wijd open.

Je zou raar kijken als je leidinggevende zo voor de groep staat, toch? In de Nieuw Zeelandse cultuur is dit echter een gebruikelijk ritueel dat zorgt voor kracht, energie en saamhorigheid. Het wordt voor iedere rugbywedstrijd van het All Black team uitgevoerd. Als je er alleen al naar kijkt, stijgt je adrenaline gehalte.

Doe eens normaal

Wat normaal is in de ene cultuur wordt als raar of gek bevonden in een andere cultuur. Dit geldt niet alleen voor culturen uit verschillende landen. Ook binnen jouw eigen organisatie vindt dit plaats tussen teams. Je kent ze vast wel. Het adviesteam of de fiscalisten werken volgens hun eigen methode, hebben een ander beleid en vertellen andere verhalen dan het accountancyteam. Het salesteam werkt niet samen met het marketingteam. Ze vinden de ander al snel raar, anders of afwijkend. Terwijl samenwerking meer synergie en voordelen oplevert, gebeurt dit niet of nauwelijks.

Binnen de accountancy vindt al jarenlang een discussie plaats over het veranderen van de cultuur. De gesprekken over transformatie naar businesspartner kan menigeen al niet meer aanhoren. Wat is cultuur eigenlijk? Voor deze vraag heb ik geluisterd naar podcasts, gekeken naar video’s op YouTube en ben ik gedoken in de boeken van Jitske Kramer en Danielle Braun: ‘de Corporate Tribe’ en ‘Building tribes‘.

Wat is cultuur?

Cultuur is niet iets wat uit de lucht komt vallen. Cultuur wordt gevormd door mensen. Cultuur bestaat uit normen en waarden, ongeschreven regels, beleid, rituelen, verhalen en symbolen. Het is een samenhangend systeem van betekenisgeving en geeft ons structuur. Binnen organisaties wordt er veel in negatieve termen gesproken over cultuur. Het liefst veranderen we cultuur in één klap tijdens de vrijdagmiddagborrel onder het genot van een glas wijn, bier of fris met bitterballen.

Weerbarstige praktijk

De praktijk is echter weerbarstiger. Een cultuur veranderen of door een transformatie gaan gaat niet met één druk op de knop. Er schijnt ook een verschil te zijn in percepties over veranderingen tussen het Oosten en het Westen. In het Westen hebben we de neiging te denken dat een verandering of transformatie een lineair proces is. Van huidige naar gewenste situatie, van A naar B: het moet pijnloos, geruisloos en het liefst zo snel mogelijk.

Een verandering vindt echter niet binnen twee stappen plaats. Wereldwijd vinden veranderingen in drie fasen plaats. Dit zie je ook onder andere ook terug in management theorieën als ‘Theory U’. Een verandering begint vaak met een aanleiding waardoor het oude niet meer past bijvoorbeeld door innovatie, nieuwe regelgeving of ander externe factoren. Het roer moet om. De welbekende transformatie van accountant naar businesspartner. Een directeur of partner heeft het tijdens de jaarlijkse bijeenkomst aangekondigd op de zeepkist. Vervolgens worden scenario’s geschreven, plannen gemaakt, bijeenkomsten georganiseerd, experts erbij gehaald en er worden posters met nieuwe kernwaarden aan de muur gehangen. We hebben er zin in (uitzonderingen daargelaten) en kijken uit naar een nieuwe toekomst.

Het ‘ondertussen’

Dan volgt de liminale fase, oftewel het ‘ondertussen’. Dit is een fase vol chaos, onzekerheid, emoties, onduidelijkheid, verwarring. Een fase in het ‘niets’. Een fase tussen oud en nieuw. Deze fase wordt in het Westen overgeslagen, omdat deze fase tijd kost, niet in te plannen is en vooral veel pijn doet. We weten het hier niet meer. Wie ben je dan als je businesspartner bent? Wat doe je dan? Hoe ziet mijn werkdag er dan uit? Vind ik mijn werk dan nog wel leuk? Het wordt donker en grimmig om ons heen.

Kortsluiting

Uit wetenschappelijk onderzoek komt naar voren dat in deze fase bij wijze van spreken ‘kortsluiting’ is in de hersenen. Met als gevolg verstarring en verstijving. We lijken stil te staan. Dit is voor velen niet tastbaar of grijpbaar en hoe moet je dit inplannen als van je verwacht wordt dat je aan het einde van een kwartaal of jaar wel je KPi’s of target hebt gehaald? Hoe manage je zo’n onzekere periode als je je te midden van een controle bevindt?

Dus wat gebeurt er in het Westen… we rennen weg van deze pijn en willen zo snel mogelijk naar fase 3: de re-integratie, het nieuwe. Maar juist die liminale fase is zo ontzettend belangrijk. In deze fase vinden belangrijke gesprekken plaats. Hier wordt het fundament gelegd voor het nieuwe. We krijgen vertrouwen, ontwikkelen ons naar het nieuwe, worden wijzer en begrijpen waarom deze verandering belangrijk is en wat het betekent voor onze toekomst.

Wat werkt wel?

Een verandering vindt plaats onder leiding van een leider in samenwerking met een veranderaar. In de boeken van Kramer en Braun wordt gesproken over de Chief en de Sjamaan. De Chief zorgt voor de dagelijkse gang van zaken, voert ’s morgens de functioneringsgesprekken, zet de koers uit, geeft leiding. De Sjamaan zorgt voor duidelijkheid rondom het ‘waarom’ van de verandering, waarom is deze verandering belangrijk, waarom gaan we het anders doen. De Sjamaan zorgt voor zingeving en veiligheid. Die veiligheid wordt gecreëerd tijdens de zogenaamde kampvuurgesprekken. Een dialoog waarin je je zorgen, onzekerheden en kwetsbaarheden uit kan spreken. Waar je gehoor vindt tijdens de liminale fase. Deze twee functies gaan bijna nooit samen in één rol. Het is belangrijk om onderscheid te maken in wie de rol van Chief vervult en wie de rol van de Sjamaan vervult. Deze rol van Sjamaan wordt vaak door een HR-manager, consultant of interimmer ingevuld.

Sta je op een kantelpunt in je leven of in een organisatie? Dan is het belangrijk je te realiseren dat er geen gebaande paden zijn die je kunt bewandelen. Om de verandering te bewerkstelligen kun je niet om de ‘ondertussen’ fase heen. Je kunt dit proces wel helpen door tijd, ruimte, aandacht, rituelen maken en kampvuurgesprekken met elkaar te voeren.

Mis vanaf nu geen blogs meer

Wil je wekelijks of maandelijks op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Ondernemen

Pijnloze organisatieverandering? Vergeet het maar!

Ondernemen

Hoe geef je je klant strategisch advies?

Ondernemen

Financieren via je boekhoudpakket, de partijen die financieren

Vaktechniek

Informatiebeveiliging, een nieuwe uitdaging voor accountants

Ondernemen

Financieren via je boekhoudpakket, dé oplossing voor het MKB?