Wolters Kluwer
Vaktechniek door Mark Harmsma 10 februari 2016

Referentie Grootboekschema. Wat is dat?

Je kent misschien de behoefte wel om iets simpel uitgelegd te krijgen. Het onderwerp 'Referentie Grootboekschema' is er zo één. In dit blog probeer ik in heldere taal uit te leggen wat een Referentie Grootboekschema (RGS) is en waar het voor nodig is. 

Stel je het volgende voor: Een accountant is in gesprek met één van zijn klanten. De eigenaar van een autospuiterij. Ze nemen samen de financiën van het bedrijf door omdat de ondernemer extra geld wil lenen voor de aankoop van een loods.  In hun gesprek komt ook RGS aan de orde.

Wat is RGS

RGS staat voor Referentie Grootboekschema. Je moet weten, het grootboek is het hart van de boekhouding. Alle gebeurtenissen in een bedrijf, die geld waard zijn, worden opgenomen in de boekhouding. Het grootboek bestaat uit al die gebeurtenissen bij elkaar. En omdat dat er zoveel zijn, zijn die gebeurtenissen zo ingedeeld dat je ze makkelijk kunt terugvinden. Soms wil de ondernemer een gebeurtenis terugzoeken en nu wil de accountant dat. 

De indeling van het grootboek gaat via grootboekrekeningen. Vroeger had iedere grootboekrekening een eigen kaartje in een kaartenbak. Denk maar aan de oudewetse kaartenbakjes die vroeger naast de telefoon stonden. Voor iedere letter van het alfabet is een apart kaartje. De eerste letter van de achternaam bepaalt op welk kaartje het telefoonnummer van diegene wordt opgeschreven.

Zo is het in het grootboek ook: of er nu geld wordt uitgegeven aan benzine voor de auto, of als een nieuwe computer wordt gekocht, het wordt allemaal opgeslagen op aparte kaartjes: de grootboekrekeningen. 

Wat is Referentie Grootboekschema?

De accountant en de ondernemer hebben bij de start van het bedrijf een indeling van het grootboek in de boekhouding gekozen. Een andere ondernemer heeft met zijn accountant weer voor een andere indeling gekozen. Bij weer een ander 'groot' bedrijf is weer voor een andere indeling gekozen met nog veel meer grootboekrekeningen. De indeling kan dus per bedrijf verschillen.

Nu is het zo dat regelmatig gegevens moeten worden gestuurd aan de overheid en andere grote partijen: de Belastingdienst, banken of bijvoorbeeld het Centraal Bureau voor de Statistiek. Hiervoor is een standaard indeling bedacht, waar alle bedrijven hun eigen indeling op moeten aanpassen: een schema. Bedrijven mogen hun eigen indeling houden. Door de eigen indeling te koppelen aan het standaard schema, via een Referentie-kenmerk, kunnen gegevens makkelijk en sneller volgens de standaard indeling worden opgevraagd en gerapporteerd.

Volgorde grootboekrekeningen

Snap je het nog? Als samenvatting maak ik een vergelijking: als je een muziekalbum koopt, dan is de volgorde van de liedjes door de artiest bepaald. Jouw favoriete lied is het 3e nummer en dat wil je per se als eerste horen. Je zult dan een afspeellijst moeten maken in iTunes of Mediaplayer. RGS is de afspeellijst en de grootboekrekeningen zijn de songs: zonder de gehanteerde volgorde in bron te wijzigen, haal je dezelfde informatie in een andere selectie op.

Nieuwsgierig hoe het RGS in de praktijk werkt? Houd ons in de gaten!

Bronnen: 
Referentie Grootboek Schemahttp://referentiegrootboekschema.nl/home
Standard Business Reporting programma
Twinfield/Refentie Grootboekschema

Mis de nieuwe blogs niet 

Blijf op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen in bijvoorbeeld wet- en regelgeving en lees over interessante vakrelateerde onderwerpen. Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

PSD2 versterkt de voorspellende waarde van boekhouden

ICT

10 veelgestelde vragen van accountants over PSD2

ICT

Cybercrime - 10 vaktermen uitgelegd

Vaktechniek

Wat verandert er in de nieuwe KOR?

Vaktechniek

Brexit nadert - Checklist voor accountants