Wolters Kluwer
ICT door Marieke van Amersfoort 22 oktober 2014

Scan en herken, zo werk je efficiënt als administratiekantoor

Als eigenaar of medewerker van een administratiekantoor ben je continue opzoek naar mogelijkheden om efficiënter te werken. Een deel van je efficiëntie zul je vinden in het werken met slimme tools. Zoals scan en herken software. Ik zet op een rijtje waarom jouw administratiekantoor hier baat bij heeft en wat de voordelen voor jouw klant zijn.

Je hebt vast al gehoord van scan & herken software. Maar heb je er ook ervaring mee? In deze blog 'San en herken, zo werk je efficiënt als administratiekantoor' laat ik je zien dat het een hele slimme oplossing is. Om te beginnen:

Wat is scan & herken?

Met scan & serken oplossingen kunnen eenvoudig bonnetjes, facturen en inkooporders worden verwerkt. De bestanden die je wilt verwerken kun je op verschillende manieren in de applicatie aanleveren:

  • Met de mobiel een foto maken die middels een app of e-mail naar de cloud gestuurd wordt.
  • Met een scanner kunnen digitale kopieën gecreëerd worden die vervolgens naar een speciaal e-mailadres gestuurd kunnen worden.
  • Digitale inkooporders kunnen direct naar een e-mailadres worden gestuurd
  • Digitale foto, pdf etc. bestanden handmatig worden geüpload in de cloud.

Wanneer bijvoorbeeld een foto van een bon wordt aangeleverd, wordt automatisch door de applicatie herkend:
Wat het btw-tarief is, hoeveel btw er is betaald, de naam van bijvoorbeeld het restaurant en de bijbehorende kostenplaats. Indien gewenst kunnen handmatig wijzigingen worden doorgevoerd, waarna het 'stuk', al dan niet na goedkeuring, verwerkt wordt in de administratie. De foto wordt automatisch gekoppeld aan de boeking, waardoor ook na de boeking eenvoudig terug te vinden is wat er wanneer is geboekt. Eventueel kunnen boekstukken ook van tags worden voorzien om het nog makkelijker te maken.


De voordelen voor een administratiekantoor


Wanneer je klanten direct de bestanden in de scan & herken applicatie aanleveren, ben je niet meer afhankelijk van dat ene moment dat je klant de bekende schoenendoos langsbrengt. Zeker wanneer je klant ook kan factureren vanuit je online boekhoudpakket. Je kunt hierdoor regelmatig de administratie bijwerken, waardoor je piekbelasting een stuk lager uitkomt. Daarnaast kun je vanwege een up-to-date administratie beter adviseren. De boekstukken worden direct op de juiste kostenplaats en grootboekrekeningen geboekt, hierdoor heb je minder uitzoek werk. Dit is wel zo handig bij het opstellen van bijvoorbeeld de jaarrekening. Dit is overigens een goede basis om door te groeien als adminstratiekantoor.

De voordelen voor jouw klanten

Je klanten kunnen direct na het tanken een foto maken en deze verzenden, naar de applicatie. Wanneer je klanten consequent scannen, is een schoenendoos niet meer nodig. Doordat ze efficiënter aanleveren is de tijd die jij als administratiekantoor nodig hebt een stuk minder. Je kunt ze hier bijvoorbeeld een kleine korting voor geven. Daarnaast is het grote voordeel voor de klanten, dat je direct advies kunt geven over hun huidige situatie. En zij werken natuurlijk zelf in een bijgewerkte administratie, wel zo fijn. 

Mag dat wel? Mits alle gegevens zichtbaar zijn/meegenomen worden gaat de Belastingdienst akkoord. Ook een voordeel, is dat je klanten zo eenvoudig aan de digitale bewaarplicht voldoen. 

Werkt het echt? Ja, het werkt erg goed. Graag wijzen we je op een voorbeeld casus waarbij we zagen dat er een reële tijdswinst geboekt werd binnen een kantoor van +-50%. Tijd die je aan advies geven, nieuwe klanten of thuis bij je familie kunt besteden.

Hoe begin ik met scan & herken software?


Vraag een demo aan en test het zelf door bijvoorbeeld voor één klant de complete schoenendoos te digitaliseren. Wanneer je je eerste ervaringen hebt opgedaan kun je gaan testen wat je klanten er van vinden. Zoek 2 of 3 klanten uit waarvan je verwacht dat ze efficiënter willen werken, ondernemers die vooruitlopen op de rest van je klanten.

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen in de accountancy?

Regelmatig publiceren we tips & tricks voor accountants, administratiekantoren en hun klanten.
Meld je aan voor dit blog:  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Ondernemen

Pijnloze organisatieverandering? Vergeet het maar!

Ondernemen

Hoe geef je je klant strategisch advies?

Ondernemen

Financieren via je boekhoudpakket, de partijen die financieren

Vaktechniek

Informatiebeveiliging, een nieuwe uitdaging voor accountants

Ondernemen

Financieren via je boekhoudpakket, dé oplossing voor het MKB?