Wolters Kluwer
Ondernemen door Marieke van Amersfoort 22 oktober 2014

Succesvol doorgroeien als zzp- administratiekantoor

Je hebt besloten ervoor te gaan – om als zzp’er of klein administratiekantoor je kantoor een boost te geven, zodat je over een paar jaar stevig op de kaart staat, met een mooi diensten- en productaanbod, state of the art ICT en een goed team om je heen. Dat lukt je niet zomaar: een cluster van factoren bepaalt of het jou lukt om naar die hogere versnelling door te schakelen.

Dat verlangt onder meer een heldere propositie, een prijsstelling die deugt en een heldere en aantrekkelijke boodschap richting je klant. Cruciale factor hierbij? Succesvol automatiseren. In deze blog 'succesvol doorgroeien als zzp-administratiekantoor' geef ik je een aantal praktischt tips.

Wat heb jij je klant te bieden?

Wat bied jij je klanten als klein of zzp-administratiekantoor en waar voeg je waarde toe? Je richt je uiteraard op de administratie en boekhouding, fiscaal advies en/of jaarrekeningwerk, maar misschien geef je ook wel starters- of financieringsbegeleiding of ben je gespecialiseerd in erf- en schenkbelasting. Geef dat zowel aan in gesprekken met je klant als op je website. De meeste klanten willen ook wel dat je hen op meerdere manieren ondersteunt, de echte ‘prijszoekers’ (de ‘Aldi-klanten’) daargelaten. Die zorgen alleen voor discussie, voor ergernis én het zijn slechte ambassadeurs voor je kantoor.
 

Heldere prijzen en een duidelijke boodschap

Je kunt aan je klant pas een heldere prijs afgeven als je je eigen kostprijs scherp hebt. Bereken deze, bekijk waar succesvol automatiseren – tijd- en efficiencywinst – mogelijk is, beoordeel wat gezonde marges zijn om te kunnen groeien en houd je concurrenten op de radar. Probeer, als je je nieuwe koers uitzet, daar ook een realistische planning aan te koppelen. Belangrijk: uren x tarief is nu ‘uit’ en vaste prijzen zijn ‘in’. Als je besluit om met vaste prijzen of op abonnementsbasis te gaan werken – of je doet dat al – benoem dan ook de condities waaronder je die prijzen hanteert. En wil je bewust niet aan die klantbehoefte aan vaste prijzen tegemoetkomen? Heb dan een sterk verhaal waaróm je daar niet in gelooft. Weet je dat verhaal te verkopen zonder dat klanten gaan lopen, dan heb je voldoende bestaansrecht. Bestaansrecht hebben of echt groeien als zzp-administratiekantoor zijn vaak verschillende dingen.

Succesvol automatiseren

Succesvol automatiseren is een heel belangrijke basisvoorwaarde om te kunnen groeien. Houd het vergrootglas maar eens boven de manier waarop je nu werkt. Heb je alles al geautomatiseerd waar dat kan? En hoe zit dat bij je klant? Het maakt nogal een verschil of je cijfers kunt binnentrekken vanuit een (online) boekhoudpakket of dat je een uitpuilende doos met bonnen op je bureau krijgt. Alles wat je klant nu op de juiste manier automatiseert, bespaart jou straks ook tijd. Dus: automatisch bankafschriften inlezen, elektronisch factureren, scan-en-herkenoplossingen of slim werken in de cloud? Doen! Kies in elk geval software die ook gemakkelijk koppelt met andere software, zoals bijvoorbeeld aanvullende incasso- of CRM-modules of een salarispakket.

Voorbeeld: in 4 jaar groeien naar 19 medewerkers

Ja, je leest het goed. Het aanvankelijke eenvrouwskantoor van Antoinette Dijkhuizen, 4you advies & accountant, wist in 4 jaar door te groeien van 1 naar 19 medewerkers. Haar kantoor won de Smart Small Award voor het meest innovatieve kantoor. Haar geheim? Over de gehele linie alles heel goed doen; customer intimacy en state of the art ICT. Enkele succesfactoren:

✓  De processen van de ondernemer/zzp’er succesvol automatiseren, waardoor hij bijna realtime weet hoe hij ervoor staat (alle facturen worden gescand en gemaild, waarna ze vrijwel automatisch worden ingelezen in de administratie).
✓  Extra tijd om de ondernemer te adviseren – dankzij die procesautomatisering.
✓  Voldoende persoonlijke aandacht voor de klant, die naar je terugkomt in de vorm van openlijke waardering, een extra opdracht, een nieuwe klant...
✓  Samenwerking met partijen die de nieuwste online technologie in huis hebben.
✓  Een zeer divers samengesteld team van medewerkers = uitgebreid dienstenpalet en groot probleemoplossend vermogen.
✓  Enthousiaste uitstraling.

Gouden tip voor elk kantoor

Automatiseer alles bij je klant wat je succesvol automatiseren kunt. Ontzorg hem en probeer het realtime inzicht voor hem of haar zo dicht mogelijk te benaderen. Wie niet beschikt over de juiste informatie, komt gemakkelijk tot verkeerde – of zelfs fatale – keuzes! Hoe zorg jíj ervoor dat je klant weet hoe hij ervoor staat?

Je eigen administratiekantoor beginnen? Download de checklist!

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen in de accountancy

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs of producten?
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Ondernemen

Een nieuwe fase in samenwerken voor accountants

Vaktechniek

De zelflerende robot is dit jaar blijven zitten

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren

ICT

10 veelgestelde vragen van accountants over PSD2

ICT

PSD2 en de banken: mijn gegevens zijn mijn gegevens