Hoe voer je een intakegesprek: uitgelegd in 4 eenvoudige stappen 

Je komt ze overal tegen: potentiële nieuwe klanten voor je accountants- of administratiekantoor. Grote kans dat deze ondernemers op dezelfde netwerkborrels, evenementen of zelfs verjaardagen komen als jij. Een informele babbel over 'wat doe jij zoal' is echter nog niet genoeg om te achterhalen of jij met je kantoor iets voor deze ondernemer kunt betekenen. Durf daarom gerust te zeggen 'kom eens langs op mijn kantoor'.

Als die afspraak eenmaal gemaakt is, kun je pas echt zakelijk met elkaar in gesprek. Maar wat komt in een goed intakegesprek met een nieuwe klant zoal aan de orde?

Tips intakegesprek

Laten we eerlijk zijn. Dit nieuwe contact komt niet alleen bij je op kantoor langs voor een kopje koffie. Hij wil ook echt horen wat jij te bieden hebt. Zorg er daarom voor dat je jezelf en je kantoor goed presenteert. Maar nu komt het: maak ook gebruik van de gelegenheid om erachter te komen wat voor ondernemer je tegenover je hebt. Is de ondernemer betrouwbaar en open en eerlijk over zijn bedrijf? Een goede samenwerking komt immers van twee kanten. Let in dit eerste gesprek daarom op de volgende vier stappen:

Stap 1 - Stel de klant op zijn gemak

Een goede eerste indruk is ontzettend belangrijk. Zorg dus dat het eerste gesprek een prettige ervaring wordt. Neem ruim de tijd om je klant te leren kennen in een persoonlijk gesprek. Zorg ook voor een prettige omgeving waarin je niet wordt gestoord en zorg voor koffie of thee. Of spreek af in een leuk grand café in de buurt.

Stap 2 - Wees geïnteresseerd

Zorg dat je klant zich welkom voelt. Praat daarom, bijvoorbeeld terwijl je naar de vergaderruimte loopt of koffie inschenkt, ook over koetjes en kalfjes. Met ‘smalltalk’ stel je je klant alvast wat op zijn gemak en leer je elkaar ook al een beetje kennen.

Stap 3 - Start met écht luisteren

Dan begint het ‘echte’ gesprek en kom je to the point. Laat je klant vertellen wat hij precies doet, waarom hij is begonnen, hoe het nu gaat en welke grote veranderingen zijn bedrijf de laatste tijd doormaakt. Is bijvoorbeeld net het eerste personeelslid aangenomen of zijn er fusieplannen? Zo leer je het bedrijf van je klant alvast goed kennen en kun je ook inschatten of jij hem de dienstverlening kunt bieden die hij zoekt.

Stap 4 - Presenteer jezelf

Als je weet wie jouw klant ongeveer is en wat zijn wensen zijn, kun je hierop aanhaken. Vertel over je specialisatie en hoe jij en je medewerkers bedrijven begeleiden die dezelfde stappen zetten. Je kunt nu vertellen wat je allemaal voor je nieuwe klant kunt doen. Vertel ook wat je klant van jou kan verwachten als hij een tweede afspraak met je maakt.

• Maar pas op: maak van het eerste gesprek niet teveel een 'ik-verhaal'. Vertel niet te lang over grote klanten die je hebt binnengehaald of successen die je hebt behaald. Alleen als het voorbeeld relevant is voor het bedrijf van de nieuwe klant, kun je het noemen. Gaat hij bijvoorbeeld fuseren, dan kun je vertellen dat je net een andere fusie hebt begeleid en hoe dat ging.
• Wees ook eerlijk: als je klant een vraagstuk heeft waar je nog niet zoveel ervaring mee hebt, geef dat gewoon toe. Vertel waar je wel ervaring mee hebt en hoe je zijn vragen zou kunnen oplossen. Zo kan de klant een eerlijke keuze maken voor jou, en geef je hem geen valse verwachtingen. Als het goed is, ga je een jarenlange relatie met elkaar aan. Eerlijkheid is daarvoor essentieel.

Een vervolggesprek

Je merkt het al: in zo'n eerste gesprek komt heel veel aan de orde. En dan het je nog lang niet alles besproken. Je moet nog weten of de ondernemer in het verleden met een andere accountant of boekhouder heeft gewerkt. Hoe ging die samenwerking? Wat verwacht hij van de online administratie? Tussen het eerste gesprek en een uiteindelijke samenwerking, zitten een aantal belangrijke lagen.

De whitepaper 'Intakegesprek met een nieuwe klant' geeft je stap voor stap weer waar jij in die eerste contactmomenten met een potentiële nieuwe klant om moet letten. Lees in deze whitepaper zoal:

• hoe je een goede eerste indruk geeft;
• hoe jij erachter komt of de klant betrouwbaar is;
• wat de eerste stappen in een goede samenwerking zijn;
• waarom samenwerken in een online boekhouding van groot belang is.

Op naar een jarenlange samenwerking

Jouw uiteindelijke doel met het eerste gesprek, is om samen met de ondernemer een jarenlange prettig samenwerking aan te gaan. Door een goede start te maken, is de kans groot dat jullie dat samen voor elkaar krijgen en dat de klant heel tevreden over jou zal zijn en jij over je klant.