Wolters Kluwer
ICT door Mark Harmsma 14 juni 2016

Universal Business Language (UBL): universele taal in facturatieproces

Je hebt vast wel over UBL gehoord. UBL staat voor Universal Business Language. Misschien associeer je UBL ook wel met een andere term die met UBL in verband wordt gebracht: ‘robotic accounting’. Robotic accounting is zoiets als: taken in het voeren van de administratie zoveel mogelijk automatiseren. 

UBL is dus een taal en dat geeft precies de verhouding weer: een taal is een middel waarmee je een doel bereikt. Als je in een klein dorpje op het Franse platteland een croissant wilt bestellen bij de lokale bakker (doel) is het handig als je de Franse taal spreekt (middel).

In het voeren van een boekhouding wordt deze universele taal UBL in het facturatieproces gebruikt. Er zit veel logica in het facturatieproces. Het is goed om te beseffen dat bij iedere transactie beide betrokken partijen een verplichting aangaan: de ene partij verplicht zich tot leveren, de andere partij verplicht zich tot betaling van het overeengekomen bedrag dat daar tegenover staat. Als ik iets koop, ben ik de afnemer en is de andere partij de leverancier. Zijn of haar verkoopfactuur is tegelijk mijn inkoopfactuur. En waar de andere partij bij deze transactie omzet zal registreren en btw moet afdragen, zal ik met dezelfde factuur inkopen vastleggen en btw terugvorderen. Ondertussen verandert er niets aan de gegevens op het document. We treffen daar o.a. de leverende partij, de partij die afneemt, een omschrijving van de goederen of diensten, een datum, een uniek nummer, een ‘netto’ bedrag en een btw-tarief en –bedrag.

Digitale uitwisseling

Voorheen ging dus hetzelfde papieren document bij beide partijen door de handen. Het werd handmatig door de ene partij als omzet geboekt en handmatig door de andere partij als inkoop afgehandeld. Met de introductie van UBL hoeven deze gegevens niet meer op papier te worden uitgewisseld, maar gebeurt uitwisseling digitaal.

UBL komt veelal per e-mail binnen, bij de financiële administratie van een bedrijf of misschien wel direct in de mailbox van je geautomatiseerde Scan & Herken-oplossing. In zo’n e-mail zie je een voor ons mensen ‘leesbare’ variant van de factuur in PDF formaat én een technisch bestandje – een XML-bestand, dat door een boekhoudrobot wordt gelezen. De factuurgegevens zijn volgens een vaste indeling in dit bestand gezet en de boekhoudrobots weten precies hoe zij de factuurdetails moeten herkennen in XML-bestanden.

Er is één ding waar jij de boekhoudrobots mee moeten helpen: ieder boekhoudpakket heeft zo z’n eigen btw-codes en vaak is er een bepaalde vrijheid in het aanleggen van codes en tarieven. Aan al deze verschillende codes in verschillende boekhoudpakketten moeten we een standaardcode koppelen (Edifact codes), zodat de boekhoudrobots deze juist interpreteren. Je treft de codes op de United Nations webpagina: unece.org

Goedkoper en efficiënter

Nadat de btw-codes zijn verrijkt met de UBL-codes kun je UBL-facturen gaan sturen. Zo hoeft de door jou gestuurde factuur niet meer handmatig te worden ingeboekt door de ontvanger, tenminste, als hij of zij een boekhoudrobot inschakelt. In feite help jij dus jouw klanten om de financiële administratie goedkoper en efficiënter te voeren en hopelijk steek je daarmee boven het maaiveld uit. Ze zeggen wel: wat je geeft, krijg je terug. Dus wie weet ga je zelf meer UBL-facturen ontvangen en wordt jouw financiële proces ook efficiënter. UBL-ze! 

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Ondernemen

Een nieuwe fase in samenwerken voor accountants

Vaktechniek

De zelflerende robot is dit jaar blijven zitten

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren

ICT

10 veelgestelde vragen van accountants over PSD2

ICT

PSD2 en de banken: mijn gegevens zijn mijn gegevens