Vaktechniek door Mark Harmsma 25 oktober 2017

Optimaal online: overstappen van kas- naar factuurstelsel

Optimaal online boekhouden is de boot die je als accountant of administratiekantoor niet wilt missen. De boot die je toekomstbestendig maakt. Waarmee je ontwikkelingen die in 2018 op je afkomen, zonder zorgen tegemoet treedt. Ontwikkelingen die je dwingen steeds sneller en flexibeler met de digitalisering mee te bewegen. Alleen betrap je jezelf of je collega's erop dat je de techniek soms niet meer bijhoudt... Daarom in deze blog onze eerste tip in deze reeks optimaal online: overstappen van kas- naar factuurstelsel.

Wij bij Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland automatiseren niet om te automatiseren. Wij automatiseren om je als accountant met Twinfield en Basecone te helpen bij te blijven. Om je voor de toekomst klaar te stomen. En als het nodig is, je een inhaalslag te laten maken. Omdat ook wij goed begrijpen, dat nieuwe techniek typisch iets is om nog even te parkeren. Met het oog op alle ontwikkelingen die op ons afkomen in 2018, is nu het moment aangebroken om het niet langer te laten liggen. Ons advies? Laat de techniek voor je werken. Vandaag nog. Om te beginnen door over te stappen op het factuurstelsel.

Kasstelsel: achteraf registratie

Eerst even terug naar de theorie: over het factuurstelsel en het kasstelsel. De twee boekhoudsystemen die ieder een eigen moment bepalen waarop voor de ondernemer de btw-afdrachtsplicht ontstaat. Om te beginnen over het kasstelsel... Je kent ze wel, de ordners van klanten met achter ieder A5- bankafschrift de A4-facturen die corresponderen met de betreffende mutaties. In het kort: het kasstelsel houdt in dat de betaling leidend is, niet de factuur.

Dit betekent, dat pas als een bedrag op de bankrekening staat of ervan af is, de transactie in de boekhouding wordt geboekt. Op het betaalmoment dus. Prima in de 'oude wereld' waarin je slechts een 'kloppende boekhouding' wilde voor de fiscus. Omdat de btw-afdracht het belangrijkste doel was en je de btw van een verkoopfactuur pas wilde afdragen als de klant betaald had. Er kleeft echter een groot nadeel aan.

Met het kasstelsel doe je niets anders dan cijfers achteraf registreren. Met het kasstelsel weet je dus pas achteraf, als de uitgave al gedaan is, of de uitgave haalbaar was of niet. Te laat dus!

Factuurstelsel is vooruit kijken

Tegenwoordig hechten ondernemers veel meer waarde aan een betrouwbaar beeld van bijvoorbeeld hun cashflow. Ze willen het liefst op ieder moment van de dag vooraf kunnen beoordelen of investering X of Y haalbaar is. En daar komt het factuurstelsel om de hoek kijken.

Het factuurstelsel biedt je een realistisch beeld van de financiële situatie van je klant, inclusief toekomstige financiële verplichtingen. Omdat bij het factuurstelsel niet de betalingen leidend zijn, maar de facturen, de 'documenten'. 

Het factuurstelsel maakt het mogelijk om het document te volgen waarbij het moment dat facturen verstuurd of ontvangen zijn, leidend wordt. Voor niet alleen de btw-afdracht maar vooral om tijdig te kunnen beoordelen of een investering haalbaar is of niet. Voorwaarde is wel, dat de documenten direct digitaal vastgelegd worden zodra ze ontstaan, zowel de facturen als de bonnen. Twinfield en Basecone helpen daarbij.

Waarom overstappen van kas- naar factuurstelsel?

Waar het kasstelsel je klanten achter de feiten laat aanlopen, biedt het factuurstelsel je de mogelijkheid om een duurzame relatie met je klant op te bouwen. Je komt als accountant met dit stelsel immers met informatie waar een ondernemer echt iets mee kan. Informatie over de werkelijke interne financiële situatie waar direct op gehandeld kan worden om zaken bij te sturen. En dat is nog niet alles.

Want met het factuurstelsel kun je bovendien veel tijd besparen. Tijd die je met het oog op de digitale ontwikkelingen die in 2018 op stapel staan, wel beter kunt besteden. Want alleen met het factuurstelsel kun je bijblijven in de digitalisering en profiteren van de technieken die er zijn om optimaal online te werken. Om bijvoorbeeld in slechts enkele stappen al 80% van al je administratieve handelingen te automatiseren. En eerlijk is eerlijk: anno 2017 zouden jij noch je klanten zich nog druk moeten maken over het handmatig invoeren van bonnen of bankboekingen. Die tijd ligt ver achter ons. Mits je de huidige technieken niet (langer) links laat liggen.

De toekomst is begonnen. En jij?

Helaas is de werkelijkheid weerbarstiger. Te vaak kijken wij met lede ogen aan hoeveel Twinfield-gebruikers nog steeds de vele voordelen die de techniek biedt mislopen. Terwijl je met het factuurstelsel in combinatie met bijvoorbeeld een bankkoppeling een belangrijke stap voorwaarts zet in het optimaal online werken.

Het biedt je immers betere informatie en meer tijd waarmee je als accountant je klanten soepel door de nieuwe ontwikkelingen heen kunt loodsen. Ontwikkelingen die flink ingrijpen op de administratie van een ondernemer en deels dit jaar al zijn ingegaan (e-facturatie) maar vooral in 2018 gaan spelen. Denk aan PSD2 en de nieuwe privacywetgeving GDPR. Ondernemers die hier vragen over hebben, bellen hun accountant. En ondernemers die hier geen vragen over hebben, willen graag door hun accountant gebeld worden. Dat is onze ervaring.

Kortom: ben jij een van de vele accountants die de technieken zoals bankkoppelingen nog even had geparkeerd? Bijvoorbeeld omdat je klanten nog niet volledig overgestapt zijn op het factuurstelsel? Of gebruik je de koppelingen nog niet optimaal waardoor er nog veel handmatig werk overblijft? Duik er dan vandaag nog in om vanaf morgen optimaal online te gaan werken. Accountants en administratiekantoren die dit nu oppakken, kijken niet alleen voor hun klanten naar de toekomst, maar ook voor zichzelf.

De reeks 'optimaal online' 

De volgende blog uit deze reeks 'optimaal online' geven we je de stappen om optimaal online te werken met het factuurstelsel in combinatie met onze bankkoppelingen. In de blogs daarna helpen we je met onder andere het invoeren van inkoopfacturen, het instellen van de bankboekingsinstructies en andere vervolgstappen die nodig zijn om optimaal online te kunnen werken.


Bijblijven over de toekomst van accounting?

Schrijf je in om geen enkele blog meer te missen!

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Accountability in GDPR: register van verwerkingsactiviteiten

Vaktechniek

Is de accountant klaar voor PSD2, blockchain, AI en VR?

Vaktechniek

Optimaal online: overstappen van kas- naar factuurstelsel

Vaktechniek

De toekomst van accounting? Terug aan de keukentafel!

Vaktechniek

Accountability in GDPR: van verwerker tot verantwoordelijke