Wolters Kluwer
Vaktechniek door Frank Neerhof 29 augustus 2016

Voorkom discussies met vaste prijsafspraken

Als accountant zit je niet te wachten op discussies over een gestuurde factuur. Het kost extra tijd, levert je ergernis op en komt vaak niet ten goede aan de onderlinge relatie met je klant. Toch komt het voor dat de klant weigert een (deel van de) factuur te betalen. Is dit omdat de klant niet tevreden is over het geleverde werk? Nee, dit staat er vaak volledig los van. Maar wat heeft er dan wel mee te maken? En hoe voorkom je een discussie over de gestuurde factuur?

Als accountant kun je te maken hebben met verschillende facturatiestromen. Zo is er het regiewerk, de doorbelaste abonnementskosten, voorschotten en vaste prijsafspraken. Het een sluit het ander niet uit. Sterker nog, de verschillende onderdelen staan vaak op één factuur en hier wordt deze niet overzichtelijker van. Als er een discussie ontstaat, zal dit in de meeste gevallen over het regiewerk gaan.

Uurtje-factuurtje

De meeste accountantskantoren werken op basis van uurtje-factuurtje. Eigenlijk heel normaal, de klant betaalt immers precies naar gelang de gewerkte uren. De tijd dat de klant echter een factuur accepteerde met de tekst 'Voor u verrichte werkzaamheden' met één totaalbedrag ligt al ver achter ons. De klant eist transparantie en wil weten waar hij voor betaalt. Het liefst vooraf al.

Hier ligt ook een groot deel van de oplossing. Maak vooraf goede afspraken met de klant; welke werkzaamheden voer je uit en tegen welk tarief? Leg dit vast in een opdrachtbevestiging en laat dit ook terugkomen op de factuur. Wees transparant in de weergave. Je hebt toch niets te verbergen? Juist omdat het takenpakket van de huidige accountant uitgebreider is geworden, geeft dit houvast en voorkomt het gedoe achteraf.

Vaste prijsafspraak

Toch kunnen er nadelen zitten aan het nacalculatiemodel. Wat als de werkzaamheden meer tijd in beslag nemen dan vooraf is afgesproken? Een ander nadeel kan zijn dat de prikkel tot efficiënter werken ontbreekt. Wordt er sneller gewerkt, dan kun je immers minder factureren. Steeds meer accountskantoren stappen daarom over naar een nieuw businessmodel op basis van vaste prijsafspraken.

Je brengt de werkzaamheden onder in meerdere pakketten tegen bijhorende tarieven. Door deze pakketten aan te bieden, sluit je aan op de behoefte van de klant. De kosten worden periodiek in rekening gebracht. De klant weet vooraf precies waar hij aan toe is en hij wordt niet geconfronteerd met een onverwachte rekening. Daarbij wordt efficiënt werken ineens wel beloond!

Hoeft je dan geen uren meer te registreren? Dit lijkt aantrekkelijk! Maar vergeet niet dat je altijd wilt kunnen blijven controleren of de realisatie in de pas loopt met de begroting. Met deze informatie kun je ook de tarieven voor de pakketten herberekenen. Bovendien krijg je met dit model wellicht ook te maken met meerwerk. Dit zijn de werkzaamheden die buiten het afgesproken pakket vallen. Leg daarom duidelijk vast welke werkzaamheden inbegrepen zijn en welke niet.

Facturatiestromen gescheiden houden

Zolang er sprake is van meerwerk ben je nooit volledig vrij van discussie. Daarom kun je overwegen om de vaste prijsafspraak naast het meerwerk te factureren. Over de vaste prijsafspraak zal niet niet snel een discussie ontstaan en zal worden betaald. Bovendien kun je in dat geval ook met je klant afstemmen om de vaste prijsafspraak via automatische incasso te innen. Dit heeft voor beide partijen grote voordelen.

Factuur op maat

De ene klant wil een uitgebreide urenspecificatie ontvangen en de ander is tevreden met een standaard factuuromschrijving. De ene klant zal blij zijn met een vaste prijsafspraak en de ander is meer gebaat bij een factuur op basis van de daadwerkelijke uren. In Alure kunnen al deze wensen per klant worden vastgelegd. Op het moment dat je gaat factureren zal hier automatisch een onderscheid in gemaakt worden. Doordat je hier geen omkijken meer naar heeft, verloopt het facturatieproces efficiënter.

De nieuwste blogs 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor de blog 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Ondernemen, Vaktechniek, ICT

Welke stappen neem je bij een datalek?

Ondernemen, Vaktechniek, ICT

Tips om schade bij datalekken te voorkomen

Ondernemen, Vaktechniek, ICT

Voorkom phishing en herken hackers

ICT

Voorkom datalekken en hoge boetes

Vaktechniek

Accountability in AVG: toestemming