Vaktechniek door Shiela Greftenhuis 1 juni 2017

Welke btw-regels gelden voor ondernemers aan de grens?

Het accountantskantoor van Hekman Suelmann Accountants in Oldenzaal ligt op steenworp afstand van de grens met Duitsland. Een groot deel van hun klantenbestand heeft Duitse betrekkingen. Hun klanten werken in Nederland en wonen in Duitsland of andersom. Welke btw-regels gelden in de grensstreek en wat zijn praktische tips voor accountantskantoren aan de grens.

Shiela Greftenhuis is fiscaal jurist bij accountantskantoor 'Hekman Suelmann Accountants’ en geeft tips en uitleg over zakendoen met landen direct over de grens.

Btw-regels

Veel van onze ondernemers doen hun inkopen in Duitsland of hebben er klanten. Ze krijgen vervolgens te maken met Duitse btw-regels. De ondernemers vertrouwen vaak blind op de informatie die ze van hun leverancier ontvangen over de belastbaarheid van de levering of dienst. Helaas blijkt dit vaak niet altijd te kloppen; de regels zijn ingewikkelder dan veel ondernemers denken.

De hoofdregel is, dat je bij de levering van producten, btw betaalt in het land waar het vervoer van de levering aanvangt. Bij het verrichten van diensten geldt echter dat je in het land waar de afnemer is gevestigd de btw moet afdragen. Helaas zijn er erg veel uitzonderingen op de regel en ze veranderen ook nog weleens. Logisch dat hier dus veel fouten mee worden gemaakt.

‘Even' goedkoop tanken

Niet elke klant heeft leveranciers en/of afnemers in Duitsland. Maar wat wel bijna iedereen in deze omgeving doet, is goedkoop in Duitsland tanken. Wat ondernemers dan vaak niet weten, is dat ze de btw hiervan in Duitsland moeten terugvragen. En dat moet vóór 1 oktober van het jaar volgend op het jaar waarin de btw is betaald. Daarnaast geldt nog een bepaald drempelbedrag. 

‘Even’ goedkoop tanken wordt hierdoor een stuk ingewikkelder en daar staat lang niet elke ondernemer bij stil. Veel van onze klanten, met bijvoorbeeld een horecabedrijf, doen hun inkopen in Duitsland en dan geldt hetzelfde. In rekening gebrachte Duitse btw moet dáár worden teruggevraagd. Het lijkt heel makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan wanneer je bij de Nederlandse groothandel inkoopt.

Btw-aangifte

Het probleem met de btw-aangifte is, dat fouten pas bij een controle aan het licht komen. Veel ondernemers doen hun btw-aangiften in het begin zelf, maar als ze er niet meer uitkomen, kloppen ze bij ons aan. Wat we dan vaak zien, is dat er in het verleden foute facturen zijn opgesteld en er onjuiste aangiften zijn gedaan. Wij duiken in de papieren en zoeken uit waar de fout precies zit. Zo kunnen wij de zaken achteraf corrigeren. 

Een Duitse GmbH als marketingtool

Handelsondernemingen die veel zakendoen in Duitsland, adviseren wij om op een bepaald moment een Duitse GmbH op te richten als dochter van hun Nederlandse (Holding-) BV. Niet eens zozeer vanwege de fiscale belastingdruk, want daarin zit tussen Nederland en Duitsland niet veel verschil, maar in Duitsland vindt men het belangrijk dat een bedrijf ‘Duits’ is. Een GmbH wordt dan opgericht om marketingtechnische redenen.

Enkele jaren geleden hebben wij een bedrijf in machineonderdelen begeleid bij de oprichting van hun GmbH. Veel van hun Duitse klanten vonden het belangrijk te handelen met een GmbH. Dit was voor hen een reden om een GmbH in Duitsland te starten. Wat wij als accountantskantoor vervolgens doen, is het bedrijf in contact brengen met de juiste instanties en zakelijke dienstverleners in Duitsland. Zij helpen hen vervolgens verder met de daadwerkelijke oprichting van hun Duitse dochteronderneming.

In dit betreffende geval ging de directeur-grootaandeelhouder naast zijn huis in Nederland, ook een huis in Duitsland huren. Zo was het voor hem makkelijker om ook vanuit de dochteronderneming in Duitsland te kunnen werken. Dan kom je op de vraag: wat wordt de officiële woonplaats van zo’n directeur? Nederland of Duitsland? En welke gevolgen heeft dit voor het bedrijf? En voor belastingen en sociale premies? Daar geven wij klantadvies over.

Adviseren en contacten leggen

Vanuit ons accountantskantoor doen we overigens geen Duitse belastingaangiften. Wel brengen we onze klanten in contact met Duitse collega’s die dit wel doen. Om die reden hebben we dus veel contact met accountants en notarissen aan de andere kant van de grens, zij helpen onze klanten graag verder. 

Wil je meer lezen over internationaal zakendoen? Lees het blog over ‘Adviseren bij internationale samenwerking’.

 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

Optimaal online: overstappen van kas- naar factuurstelsel

Vaktechniek

De toekomst van accounting? Terug aan de keukentafel!

Vaktechniek

Accountability in GDPR: van verwerker tot verantwoordelijke

Branchekennis

Adviseer bouwbedrijven om processen te automatiseren

Vaktechniek

Accountancy moet werken aan kwaliteitsgerichte cultuur