Wolters Kluwer
Vaktechniek door Mark Harmsma 20 mei 2020

9 Vragen om een webwinkelkoppeling technisch te onderzoeken

Eerder schetste ik al waarom je je als accountant of administrateur zou moeten verdiepen in webwinkelkoppelingen . In het daaropvolgend blog over webwinkelkoppelingen beschreef ik hoe je dit onderzoek kunt aanvliegen – in nauwe samenwerking met de webwinkelier. Na het lezen van dit blog weet je meer over de vragen die je kunt stellen om de webwinkelkoppeling technisch te maken.

Het niet tijdig en efficiënt afletteren van verkopen brengt veel webwinkeliers in de administratieve problemen. Gevolgen zijn; lange openstaande postenlijsten, incorrecte btw-afdracht en opstapelend uitzoekwerk. Allen kenmerken van een webwinkelkoppeling die niet goed (genoeg) is ingericht. Het is zaak om te bepalen hoe goed de koppeling werkt en of (en hoeveel) fouten ontstaan uit een koppeling die niet waterdicht is. De aard van de fouten bepaalt de urgentie: wanneer de btw-aangifte niet correct gevoed wordt, zul je direct in actie moeten komen.

Waar begint het onderzoek?

Hoe meer ik leerde over webwinkelkoppelingen, des te meer kwam het besef dat deze tak van sport bestaat uit vele uitzonderingen en nuances. Dit zijn er zoveel, dat ik een onderscheid maak tussen de technische kant van deze koppeling en de administratieve kant. Zoals ik in het vorige blog al aanstipte: gevolgbestrijding (aan de administratieve kant) kan nodig zijn om een webwinkelier uit de brand te helpen, maar pak dan direct door met de het bestrijden van de oorzaak (meestal aan de technische kant).
Benadering vanuit de techniek versus benadering vanuit de administratie
De ‘veroorzakers’ van een niet goed werkende koppeling noem ik de technische kant. Bijvoorbeeld: Er zijn webshops waarbij je apart moet instellen dat met btw gerekend wordt. Als deze instelling niet is geactiveerd, hoef je niet eens naar de gevolgen in de boekhouding te zoeken.


Een aantal vragen kun je aan de webwinkelier stellen. Andere vragen moeten worden gesteld aan de leverancier van de webwinkelsoftware, of aan degene die een koppeling tussen webwinkel en boekhouding heeft ontwikkeld. Daar gaat deze blogpost over.

Boekhoudkundige kwesties wil je misschien liever zelf uitzoeken, door de boekhouding te raadplegen – zodat je direct over feiten kunt spreken. Je kijkt hierbij met de bril van administrateur of accountant naar de gevolgen van een mogelijk niet optimaal functionerende koppeling. De checklist daarvoor vind je in het volgende blog, maak je borst maar nat!

Webwinkelkoppeling onderzoeken

Welke webwinkelsoftware wordt gebruikt en hoe is deze gekoppeld aan de boekhouding? Wanneer je de onderstaande zaken inventariseert met de webwinkelier kun je hier achter komen.
De volgende zaken kun je inventariseren:
1. Met welke software werkt de webwinkelier? Stel deze vraag liefst voordat je bij de webwinkelier langsgaat, om je in te lezen in geval een bestaande koppeling verkrijgbaar is. Kijk hiervoor bijvoorbeeld op webwinkelfacturen.nl. 

2. Is de webwinkelsoftware een standaard, of is er (deels) een oplossing op maat gemaakt? Je mag er vanuit gaan dat over standaarden meer informatie beschikbaar is, hetgeen helaas geen garantie is voor een waterdichte koppeling. Bij een maatwerkoplossing weet je op voorhand dat er een grote afhankelijkheid zal zijn van de ontwikkelaar. Hij of zij is degene die een indicatie kan geven hoe de afhandeling van financiële transacties is geborgd. Tip: Wil je hierbij helpen? Kijk eens op een andere manier naar het invoerscherm voor verkoopboekingen (in Twinfield Boekhouden ga je naar Verkoop > Invoer). De logica die geldt bij invoer van verkoopboekingen, geldt ook voor een koppeling, bijvoorbeeld: je kunt alleen boeken in periodes die niet afgesloten zijn, op debiteuren die al aanwezig zijn in het systeem, hetzelfde geldt voor valutacodes, grootboekrekeningen en btw-codes. Btw-codes moeten van het type ‘Verkoop’ zijn en de berekening (netto-, btw- en inclusief bedragen) moet kloppen.

3. Is er contact (mogelijk) met de leverancier? In het geval van een maatwerkkoppeling: is er contact (mogelijk) met de ontwikkelaar? Google alvast even op dit bedrijf en leg eventueel van te voren contact om het onderzoek aan te kondigen.

4. Treden weleens foutmeldingen op en hoe wordt daarmee omgegaan? Zijn voorbeelden van foutmeldingen voorhanden die je kunt analyseren? Vraag deze foutmeldingen op: misschien herken je de meldingen als functionele foutmeldingen in je boekhoudpakket, zoals Twinfield Boekhouden. Denk bijvoorbeeld aan de controle op een geldig btw-nummer (die overigens niet door alle boekhoudpakketten wordt uitgevoerd). Wist je dat er tientallen foutmeldingen gedocumenteerd zijn in onze kennisbank? 

5. Vindt synchronisatie plaats tussen de boekhouding en de webshop? Welke gegevens worden gesynchroniseerd met het boekhoudpakket, en met welke frequentie? Welke entiteiten en welke types transacties worden aangemaakt, en doorgezet naar de boekhouding? Bijvoorbeeld: in een boekhoudpakket als Twinfield kun je verkooptransacties aanmaken, maar je kunt er ook voor kiezen verkoopfacturen aan te maken. Deze beslissing hangt samen met de webwinkelsoftware (zijn er in de webwinkel al mooie en goede facturen af te drukken of kunnen alleen bestellingen worden ingevoerd zodat de factuur in het boekhoudpakket nog geprint moet worden) maar ook de visie of al dan niet alle informatie altijd in het boekhoudpakket moet staan, i.v.m. de 7 jaar bewaarplicht. Een ander voorbeeld, waaraan je direct kunt zien dat de ene webshop de andere niet is: in Woocommerce zijn er bij gebruik van plug-ins zowel bestellingen als facturen die kunnen worden doorgezet en daarnaast retouren; bij Magento zijn er alleen facturen en creditfacturen en bij Bol.com heb je naast open bestellingen, het transactietype 'verzendingen'. Verwerk deze gegevens in een verslag.

6. Doe vooronderzoek hoe de afhandeling van btw is ontwikkeld in de webwinkelsoftware. En staat het btw-berekenen überhaupt aan in de webwinkelsoftware? Sommige pakketten hebben een instelling voor het al dan niet met btw rekenen. Misschien kun je bij standaard webwinkelsoftware van te voren bij de leverancier informatie opvragen over de btw-instellingen.

7. Hoe is de btw ingericht in de webshop en is rekening gehouden met zaken doen buiten Nederland? Analyseer de btw-codes in de webwinkelsoftware, door naast 1 van de gebruikers te gaan zitten. Wordt btw correct berekend, wordt het gebruik van een btw-code afgedwongen of kan per ongeluk zonder btw worden verkocht? Hoe zijn de btw-codes ingericht voor verkopen buiten Nederland en hoe is de financiële afhandeling wanneer deze btw-codes worden gebruikt? Kan de software de fiscale regels aan met betrekking tot de afstandsverkopen, en de Mini One Stop Shop regeling (MOSS) bij levering aan particulieren van bepaalde diensten. Tip: volg een aantal transactievarianten van webshop tot boekhouding, dus een verkoop binnen Nederland, een verkoop buiten Nederland, verkopen met verschillende btw-tarieven en verkoop aan een bestaande resp. nieuwe klant.

8. Analyseer de overzichten die je tot je beschikking hebt in de webwinkelsoftware. Geeft de webwinkelsoftware inzicht in zaken als kortingen, kadobonnen, retouren en ICP transacties? Neem Magento als voorbeeld: menig Magento webshop geeft bij lage prijzen BTW complicaties in de afronding.

9. Soms blijven bestellingen hangen, bijvoorbeeld wanneer een klant bestelt en het betaalproces afbreekt. Wat is het gevolg hiervan voor de voorraad?
Ik hoop je met deze tips een goede basis te hebben gegeven voor een degelijk onderzoek. . Heb ik iets gemist of heb je een wetenswaardigheid waar onze community van kan leren? Laat het me weten! Laat een reactie en jouw gegevens achter.

Mis vanaf nu geen blogs meer

Wil je wekelijks of maandelijks op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

9 Vragen om een webwinkelkoppeling technisch te onderzoeken

Productblog

Optimaal online: hoe gebruik je een sjabloonadministratie?

Vaktechniek

Jouw adviesrol in het onderzoek naar webwinkelkoppelingen

Productblog

Nieuw btw nummer voor eenmanszaken

Productblog

Tips om het jaar af te sluiten in Twinfield