Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 17 december 2018

Checklist: jaarafsluiting in Twinfield doen

Het einde van het kalenderjaar nadert en je weet wat dat betekent. Precies, de jaarafsluiting. De meeste van je klanten zullen het kalenderjaar als boekjaar hanteren. Dat betekent dat binnenkort het nieuwe jaar moet worden geopend en dat een jaarafsluiting in Twinfield moet worden uitgevoerd. Wat kun je doen om de overgang naar een nieuw jaar zo goed mogelijk uit te voeren en de werkzaamheden te spreiden? Hierbij een checklist!

Voorbereiding

Boekingsperioden voor het nieuwe jaar openen
Dit is belangrijk zodat elektronische bankafschriften in januari kunnen worden ingelezen in geval van een bankkoppeling of handmatige import. Als je administraties hebt in dezelfde omgeving met een zelfde periode-indeling, kun je in deze administraties direct ook het volgend boekjaar openen door te kiezen voor de optie ‘toepassen op overeenkomende administraties’.

Factuurnummers Twinfield Classic aanpassen
Zorg dat je inzichtelijk hebt welke klanten factureren vanuit Twinfield Classic. Voor deze klanten wil je waarschijnlijk op de eerste werkdag de factuurnummering aanpassen naar een nummerreeks voor het nieuwe jaar. Tip: maak een portfolio aan van administraties waar je de eerste werkdag direct in actie moet komen.

Tijdspannes instellen voor Twinfield Verkoop
De opmaak van een factuurnummer stel je in de verkoopmodule in met behulp van een tijdspanne. Een tijdspanne bepaalt de factuurnummerreeks en groepeert facturen in een bepaald tijdsbestek. Het is gebruikelijk een tijdspanne in te stellen voor een kalenderjaar, maar bij een gebroken boekjaar wordt het boekjaar voorgesteld. Kijk deze video over tijdspannes, of lees meer informatie over tijdspannes.

Administraties bijwerken
Werk de administratie(s) zoveel mogelijk bij. Denk daarbij aan:

  • de volledigheid van de bankafschriften door aansluiting van het banksaldo (tip: omgevingsbeheerders gebruiken de ‘Bankhistorie’ om te controleren of alle imports van bankafschriften geslaagd zijn);
  • zijn de afschrijvingen geboekt;
  • zijn je gescande inkoopfacturen bijgewerkt etcetera (als je met Basecone werkt, kijk je in je workload matrix of je nog documenten moet taggen en boeken).

Boekingsperioden 1 t/m 11 afsluiten
Zo voorkom je dat zelfboekende klanten nog boekingen maken in perioden waarin jij dat niet verwacht. Doe dit via: [Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden].

Tip: als je dag/maand invult in een datumveld, vult Twinfield automatisch het huidige jaar als jaar in. Dat is gedurende het jaar erg handig, maar misschien minder handig in januari - als je het gros van de boekingen in periode 12 van het vorige (af te sluiten) jaar wilt maken. Overweeg om in het huidige jaar periode 12 ook dicht te zetten, om te voorkomen dat je per ongeluk boekt in periode 12 van het hoogste jaar; je kunt de boekingen namelijk niet een jaar terugzetten. Vergeet niet na het jaarwerk periode 12 weer te openen!

Conceptboekingen definitief maken
Overweeg zoveel mogelijk conceptboekingen definitief te maken. Uiteindelijk kan de definitieve jaarafsluiting alleen worden uitgevoerd als alle conceptboekingen definitief zijn.

  • Let op: je hoeft de boekingen in de dagboeken Afletteren en Jaarafsluiting niet zelf definitief te maken, deze worden door Twinfield definitief gemaakt (de afletterboekingen als alle andere boekingen definitief worden gemaakt, de jaarafsluitingsboekingen tijdens de jaarafsluiting).
  • Tip: om alle boekingen van een periode in één keer definitief te maken, zoek je in de Twinfield Knowledge Base op 'Hoe maak ik alle boekingen van een bepaalde periode makkelijk definitief?'.

Openstaande postenlijsten opschonen
Begin het nieuwe jaar met ‘schone’ openstaande postenlijsten. Letter daarom zoveel mogelijk facturen af tegen betalingen, en boek kleine verschillen daar waar mogelijk af.

Boekingsinstructies in de jaarafsluiting
Leg de boekingsinstructies in de jaarafsluiting aan voor rekeningen, waarvan je wilt dat het saldo in het jaarafsluitingsproces wordt leeggeboekt ten behoeve van de beginbalans van het nieuwe jaar. Denk bijvoorbeeld aan de btw-rekeningen, de privé-onttrekkingen of netto lonen (te betalen loon en uitbetaald loon).

Vanaf juni 2019 zijn de grootboekrekeningen ten behoeve van de Jaarafsluiting ondergebracht bij de jaarafsluiting instellingen. Dit zijn de systeemrekeningen die in de jaarovergang worden gebruikt ('tegenrekening Winst en verlies' en 'resultaat vorig boekjaar'). Deze rekeningen worden respectievelijk gebruikt voor het tegenboeken van alle Winst- & Verliesrekeningen (dimensie PNL) en voor het overboeken van het resultaat naar het eigen vermogen. Eerder waren deze te vinden in de administratie-instellingen.

Je kunt nu op dezelfde plek de grootboekrekeningen en de boekingsinstructies voor de jaarafsluiting instellen. Ga hiervoor naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Instellingen.

Richting de jaarafsluiting

Factuurnummers instellen
Op 2 januari doen: factuurnummers instellen voor klanten die met Twinfield Classic factureren.

Beginbalans genereren
Als je een beginbalans wilt genereren, moet een (concept) jaarafsluiting worden uitgevoerd. Hoe dit in z'n werk gaat, lees je verderop in deze blog onder 'Wat doet de jaarafsluiting precies'.

Controleren
Iedere klant is anders en jij kent jouw klanten het beste. Bij de ene klant kun je bij de laatste btw-aangifte van het jaar de definitieve cijfers al bijna gereed hebben. Bij de andere klant zijn meer aanvullende werkzaamheden nodig in het nieuwe jaar om tot de jaarrekening te komen. Denk hierbij aan zaken als overlopende activa/passiva, voorraadmutaties, te boeken rentes, afstemming over kapitaalopnames en -stortingen en rekening couranten. Wellicht kun je in een vroeg stadium al controleren:

  • Check de grootboekrekeningen kruisposten en netto lonen, of deze op 0 lopen en of er eventueel nog afgeletterd kan worden op deze rekeningen of op andere (tussen)rekeningen;
  • Check via een invoerverslag van het dagboek Salaris of de loonjournaalpost aansluit met de loonadministratie;
  • Boek afrondingsverschillen tussen saldibalans en betaalde belastingen alvast af naar de winst en verliesrekeningen;
  • Per eind van het jaar de voorraadwaarde, en het aansluiten van onderlinge rekening courantverhoudingen.
Als deze controles leiden tot voorafgaande journaalposten, dan moet je periode 55 tijdelijk openen als je correcties wilt maken via (het dagboek) voorafgaande journaalposten. Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op overzichten lopende van periode 0 tot 12, zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven.
Streef ernaar een definitieve jaarafsluiting uit te voeren van het oudste jaar met conceptboekingen.
Weliswaar kun je in een derde jaar conceptboekingen invoeren, maar dit jaar heeft dan geen beginbalans. Onder 'Voorwaarden voor de jaarafsluiting' lees je hier meer over. Voer voor het af te sluiten jaar een Jaarafsluiting uit in Concept.

Jaarsuppletie aangifte genereren
Genereer een jaarsuppletie aangifte over voorgaand boekjaar. Vanaf 2018 moeten alle suppletie aangiftes, ook die over voorgaande jaren, elektronisch worden ingediend. Lees hier hoe je een jaarsuppletie kunt aanmaken, en lees hier meer over hoe de jaarsuppletie te werk gaat.

Auditfile of export saldibalans genereren
Genereer een auditfile of export saldibalans voor import in de jaarrekening software. De Auditfile vind je in Twinfield in menu [Financial Professionals > Jaarafsluiting > Auditfiles].

Voorafgaande journaalposten invoeren
De wijzigingen of correcties die je in jaarrekening software hebt uitgevoerd, voer je vervolgens in als voorafgaande journaalposten in Twinfield, om de boekhouding te laten aansluiten met de jaarrekening. Natuurlijk kun je dergelijke boekingen eventueel ook vanuit Excel importeren in Twinfield. Let erop dat je in het juiste regime(s) boekt, zeker wanneer je binnen Twinfield bent gaan werken met het vastleggen van fiscale, commerciële en economische cijfers.
Tot slot voer je de definitieve jaarafsluiting in Twinfield uit. In Twinfield vind je de jaarafsluiting terug via [Financiële professionals > Jaarafsluiting].

Handig om te weten: Voorwaarden voor de jaarafsluiting

Je kunt in Twinfield alleen een concept jaarafsluiting doen als over het vorige jaar een definitieve jaarafsluiting is uitgevoerd. In de praktijk voer je een concept jaarafsluiting uit om een beginbalans voor het volgende jaar te genereren. Voer daarom de concept jaarafsluiting vroeg in het jaar uit. Let erop dat na wijzigingen in het vorige jaar de concept jaarafsluiting opnieuw gedraaid moet worden om de beginbalans te actualiseren.

Als het niet mogelijk is het voorgaande jaar af te sluiten, kun je wel boekingen in een 3e (of meerdere) jaar/jaren maken, maar deze hogere jaren hebben dan nog geen beginbalans. Houd hier met het raadplegen van overzichten rekening mee! Daarom is het raadzaam om te streven naar maximaal twee jaren met conceptboekingen. Jaren waarin je uiteindelijk conceptboekingen hebt staan, zijn waarschijnlijk het actuele jaar en het voorgaande jaar.

Een jaarafsluiting kan worden uitgevoerd door gebruikers met een rol level1. Als je zelf deze rol niet hebt, kun je het beste contact opnemen met de beheerder van jouw omgeving. Gebruikers in omgevingen 'MKB' en 'BOEKHOUDEN' moeten zelf de jaarafsluiting uitvoeren.

Handig om te weten: Wat doet de jaarafsluiting precies?

Gevolgen van de concept jaarafsluiting
In periode 56 worden de eindbalans opgemaakt en worden twee journaalposten gemaakt: voor het tegenboeken van het resultaat, en voor het overboeken van het resultaat naar het eigen vermogen. Er wordt een concept beginbalans van het nieuwe jaar aangemaakt. De journaalposten als gevolg van de instructies in de jaarovergang worden zowel in de concept als definitieve jaarafsluiting gemaakt.

De beginbalans wordt opgebouwd uit de totalen van de balansrekeningen (grootboekrekeningen en die het kenmerk BAL hebben). De beginbalans wordt geboekt in periode 0 van het volgende jaar.

Er kan nog worden geboekt in voorgaande jaar. Deze boekingen beïnvloeden zowel de eindbalans van vorig jaar als de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Daarom moet je na iedere (serie) boeking(en) in het vorige jaar opnieuw een concept jaarafsluiting uitvoeren. De eerder gegenereerde jaarafsluiting, begin- en eindbalans worden hierdoor overschreven.

Gevolgen van de definitieve jaarafsluiting

In periode 56 wordt de eindbalans opgemaakt en worden twee journaalposten gemaakt: voor het tegenboeken van het resultaat en voor het overboeken van het resultaat naar het eigen vermogen. De journaalposten als gevolg van de instructies in de jaarovergang worden zowel in de concept als definitieve jaarafsluiting gemaakt. Er wordt een beginbalans van het nieuwe jaar aangemaakt.

De beginbalans wordt opgebouwd uit de totalen van de balansrekeningen (grootboekrekeningen en die het kenmerk BAL hebben). De beginbalans wordt geboekt in periode nul van het volgende jaar. De perioden van het afgesloten jaar worden automatisch gesloten. Er kan niet meer worden geboekt in het voorgaande afgesloten jaar.

Ik wens je veel succes met de jaarafsluiting!

 

Mis geen nieuwe ontwikkelingen

Wil je snel op de hoogte worden gesteld van verbeteringen, functionaliteiten of nieuwe software?
Meld je aan voor dit productblog:

Aanmelden blog.png

Onze meest recente blogs:

Productblog

8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen

Productblog

Optimaal online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker

Productblog

5 dingen die je moet weten als je met Twinfield werkt

Productblog

Geautomatiseerd fiscaal adviseren. Zo werkt het!

Productblog

Optimaal online: check in 3 stappen of je bankkoppelingen actief zijn