Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 13 april 2018

Hoe werkt de digitale jaarsuppletie in Twinfield?

De digitale jaarsuppletie behoort tot de werkzaamheden om het jaar af te sluiten. Om een logischer werkwijze af te dwingen, hebben we op verzoek van gebruikers een wijziging doorgevoerd. Zodra voor alle perioden in betreffend jaar aangiftes zijn goedgekeurd, worden geen automatische maand- of kwartaalsuppleties meer aangemaakt wanneer nog een nagekomen factuur wordt ingeboekt. Kortom, als je in het ‘jaarsuppletiestadium’ bent, worden geen periodieke suppleties meer aangemaakt.

De meeste boekhoudpakketten hebben de mogelijkheid om direct vanuit het pakket btw-aangiftes te doen. Lekker makkelijk zou je denken: met 1 druk op de knop de aangifte de deur uit. Toch spreken we nog regelmatig gebruikers die aarzelen om die ene knop in te drukken. Op basis van overzichten werd de suppletie nog dikwijls op papier of via de website van de Belastingdienst ingevoerd. Sinds begin 2018 mag een digitale jaarsuppletie alleen nog digitaal ingediend worden. Dat is een extra argument om de functie Jaarsuppletie van Twinfield te gaan gebruiken: de jaarsuppletie verrekent namelijk eerdere periodieke aangiftes en fungeert dus echt als laatste stap in de afwikkeling van btw voor betreffend boekjaar. Let op: Jaarsuppleties kunnen worden ingediend vanaf het jaar 2015.

De meest gehoorde ‘aarzeling’ om aangifte direct vanuit Twinfield te doen

Het zit bij de boekhouder en accountant in het dna om administraties zo netjes mogelijk te boeken. Boekhoudpakketten die de mogelijkheid bieden om boekingen wel in te voeren, maar nog niet definitief te maken, zijn daarom erg in trek. De ondernemer kan hiermee bepaalde transacties zelf boeken, maar als verkeerde keuzes worden gemaakt ‘vervuilen’ zij het grootboek niet blijvend. Vaak is het dan de accountant die de boekingen definitief maakt. Hij  of zij kan de boekingen dan nog corrigeren voordat deze definitief in de administratie worden weggeschreven.

Aan de andere kant zijn er bepaalde processen die pas in gang gezet kunnen worden als boekingen definitief gemaakt zijn. Denk hierbij aan processen waar output naar externe partijen wordt gestuurd, zoals betaalbestanden naar de bank of een aangifte naar de Belastingdienst. De transacties die ten grondslag liggen aan een betaalrun of belastingaangifte mogen niet meer worden gewijzigd als deze extern worden verwerkt.

Daarom heeft Twinfield een slimme tussenvariant ontwikkeld om de btw-aangifte te doen op basis van conceptboekingen. Lees er meer over en overweeg aangifte direct uit Twinfield te gaan doen!

Verschillende ‘btw uitgangssituaties’ leiden tot een verschillende aanpak

Als je optimaal online werkt met de pakketten Twinfield en Basecone van Wolters Kluwer Tax & Accounting, dan is de jaarsuppletie waarschijnlijk direct goed en is geen handmatige aanpassing vereist. Immers, als je optimaal online werkt, dan voer je op reguliere basis alle inkoop- en verkoopfacturen in, letter je betalingen af tegen facturen en doe je de btw- en ICP-aangiftes gedurende het jaar via Twinfield.

De praktijk is nog weleens weerbarstiger. Bijvoorbeeld omdat een ondernemer zelf zijn btw-aangifte indient via de website van de Belastingdienst, je de aangifte manipuleert bijvoorbeeld in het kader van terugvragen van btw op oninbare vorderingen, of een ondernemer gedurende het jaar naar een andere accountant gaat en de administratie niet het hele jaar in Twinfield wordt gevoerd.  

Drie situaties waarin btw-aangiftes tot stand komen

Deze blog beschrijft welke situaties zijn te onderscheiden en hoe je in die situaties een jaarsuppletie kunt indienen. In de basis zijn er drie varianten hoe aangiftes tot stand komen:  

  1. Aangifte op basis van btw-transacties;
  2. Aangifte niet op basis van btw-transacties, maar vanuit een ‘lege’ aangifte’ (uitleg onderaan deze blog);
  3. Aangifte, op basis van btw-transacties, die ‘gemanipuleerd’ is (uitleg onderaan deze blog).

Verder is het goed om te beseffen dat boekingen direct op een btw-grootboekrekening niet worden meegenomen in de aangifte. De enige manier om een btw-transactie in de aangifte te krijgen, is door deze te boeken met behulp van een btw-code.

1. De btw-aangiftes op basis van btw-transacties

De btw transacties vormen de basis voor de ingediende btw-aangiftes. De terugmelding vanuit de Belastingdienst heeft ervoor gezorgd dat deze aangiftes de status ‘Goedgekeurd’ hebben.
 
Als het hele jaar op tijd alle inkoop- en verkooptransacties worden ingevoerd in Twinfield, is het logisch om ook de btw-aangifte vanuit Twinfield te doen. Voorwaarde is, dat de boekingen definitief gemaakt worden of dat de aangifte wordt gedaan op basis van conceptboekingen. In dit scenario zou de jaarsuppletie alleen worden aangemaakt, als binnen het boekjaar alle reguliere aangiftes al gedaan zijn en er nadien nog een btw-transactie in de administratie wordt opgenomen. De jaarsuppletie functie analyseert alle boekingen uit het hele jaar, inclusief nog niet aangegeven posten. Transacties die al in een aangifte zijn opgenomen, worden opgeteld weergegeven in het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’. Waarschijnlijk zijn in dit scenario geen handmatige aanpassingen vereist. Draai sowieso de jaarsuppletie-aangifte. Als er geen suppletie hoeft worden ingediend, is dat ook belangrijk om te weten.
 

Samenvattend:

  • Periodiek wordt de aangifte via Twinfield aangemaakt en ingediend bij de Belastingdienst.
  • Goedkeuring van aangiftes door terugmelding vanuit de Belastingdienst.
  • Jaarsuppletie draaien voor nagekomen posten als de periodieke aangiftes al ingediend zijn.
  • Altijd jaarsuppletie draaien ter controle.

2. Aangifte niet op basis van btw-transacties

2a. De transacties staan wel in Twinfield maar de elektronische belastingaangifte is niet gebruikt voor aangifte

De btw-transacties in Twinfield zijn niet gebruikt als basis voor de btw-aangiftes. Er is aangifte gedaan op basis van transactieoverzichten, bijvoorbeeld omdat de accountant gewend is de boekingen aan het einde van het jaar definitief te maken.  N.B. Overweeg in dat geval om volgend jaar de btw-aangifte te gaan doen op basis van conceptboekingen.

De periodieke aangiftes zijn wel via Twinfield ingediend, maar als ‘lege’ aangiftes dus deze aangiftes bevatten geen berekende totalen van btw-transacties over die periodes. De terugmelding vanuit de Belastingdienst heeft ervoor gezorgd dat deze aangiftes de status ‘Goedgekeurd’ hebben. Maak de boekingen definitief en zorg dat je inzage hebt in de ingediende periodieke aangiftes. Draai vervolgens de jaarsuppletie, de periodieke aangiftes worden nu gecumuleerd in het veld 'Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’.

Vergelijk de (periodieke) aangiftes met de berekening die Twinfield heeft uitgevoerd op basis van de definitieve boekingen. Analyseer verschillen en pas eventueel de jaarsuppletie aan en dien deze in.

Samenvattend:

  • Periodiek wordt een (lege) aangifte aangemaakt.
  • Goedkeuring van aangiftes door terugmelding vanuit de Belastingdienst.
  • Maak de boekingen definitief.
  • Zorg dat je de aangiftes zoals ze zijn ingediend bij de hand hebt.
  • Draai de jaarsuppletie (het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’ is gevuld o.b.v. de oude aangiften, en alle reguliere aangiftevelden o.b.v. alle boekingen uit het jaar).
  • Vergelijk ingediende aangiftes met de totalen in de jaarsuppletie.
  • Pas de jaarsuppletie aan als er verschillen zijn en dien deze in bij de Belastingdienst.

2b. Twinfield wordt alleen gebruikt voor btw-aangiftes

Er zijn geen btw-transacties in Twinfield die de basis vormen voor de btw-aangiftes. De totalen van de eerdere aangiftes zijn per aangifteperiode in Twinfield ingebracht en ingediend bij de Belastingdienst. De terugmelding vanuit de Belastingdienst heeft ervoor gezorgd dat deze aangiftes de status ‘Goedgekeurd’ hebben. Het totaal van deze periodieke aangiftes wordt in de jaarsuppletie weergegeven in het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’. 

Dit scenario komt ook voor, bijvoorbeeld in combinatie met het IB- & Vpb-aangiftepakket KBP van Wolters Kluwer of als eindklanten andere boekhoudpakketten gebruiken. In dat laatste geval wordt door de accountant de aangifte vaak via Twinfield gedaan, zodat de rapporten ‘btw aangifte-status overzicht’ en het rapport ‘Btw-documentbeheer’ gebruikt kunnen blijven worden voor totaaloverzicht over de klantportfolio voor welke klanten (nog) aangiftes moeten worden gedaan.

Samenvattend:

  • Periodiek wordt een (lege) aangifte aangemaakt.
  • Goedkeuring van aangiftes door terugmelding vanuit de Belastingdienst.
  • Maak een jaarsuppletie aan. Het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’ is gevuld op basis van de periodieke aangiftes.
  • Vul de totalen voor het hele jaar in. Eventuele verschillen met de periodieke aangiftes worden berekend. Dien de jaarsuppletie in als er verschillen zijn.

3. Aangifte, op basis van btw-transacties, die ‘gemanipuleerd’ is

De btw-transacties vormen de basis voor de btw-aangiftes, maar de aangiftes zijn handmatig aangepast en ingediend bij de Belastingdienst. De terugmelding vanuit de Belastingdienst heeft ervoor gezorgd dat deze aangiftes de status ‘Goedgekeurd’ hebben.  

Richting jaarsuppletie moeten bovengenoemde handmatige aanpassingen worden geanalyseerd. Vergelijk de btw-transacties in Twinfield met de gemanipuleerde aangiftes (en de redenen om deze aangiftes te wijzigen).

Verschillen kunnen worden verrekend met de jaarsuppletie, bij voorkeur door btw-boekingen te maken (boekingen waarin je de btw boekt met behulp van een btw-code). Des te beter de aangiftes een afspiegeling zijn van onderliggende btw-transacties, des te minder extracomptabele registratie van verschillen nodig is.

Samenvattend:

  • Periodiek wordt de aangifte via Twinfield aangemaakt, enkelen zijn gemanipuleerd en daarna ingediend bij de Belastingdienst.
  • Goedkeuring van aangiftes door terugmelding vanuit de Belastingdienst.
  • Zorg dat je de aangiftes zoals ze zijn ingediend bij de hand hebt.
  • Draai de jaarsuppletie (het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’ is gevuld op basis van de oude aangiften, en alle reguliere aangiftevelden op basis van alle boekingen uit het jaar).
  • Vergelijk ingediende aangiftes met de totalen in de jaarsuppletie. Controleer of het verschil tussen het nieuw berekende totaal en het ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’ naar verwachting is. Waarschijnlijk moeten de handmatige gemanipuleerde bedragen worden gecorrigeerd in de jaarsuppletie.
  • Pas de jaarsuppletie aan als er verschillen zijn en dien deze in bij de Belastingdienst. 

Variant: de aangiftes zijn niet het hele jaar vanuit Twinfield gedaan (‘beginstand btw’ invoeren)

Deze variant is een combinatie tussen lege aangifte en op basis van transacties. Bijvoorbeeld in het geval dat de boekhouding halverwege het jaar op Twinfield is overgezet. Het is vanzelfsprekend dat een financiële beginstand moet worden ingebracht, bestaande uit een beginbalans en een specificatie van openstaande posten van klanten en leveranciers. Maar ook de btw-beginstand tot dat moment moet worden ingebracht, om uiteindelijk tot de juiste totalen in de jaarsuppletie te komen.

Om een btw-beginstand in te brengen moeten voorgaande perioden (die dus niet via Twinfield zijn aangegeven) worden ingevoerd als ‘lege’ aangifte. Deze moeten handmatig worden goedgekeurd.

Vanaf het moment dat de btw-transacties in Twinfield worden geboekt, kun je ook de btw-aangifte vanuit Twinfield gaan doen. De terugmelding vanuit de Belastingdienst zorgt ervoor dat deze aangiftes de status ‘Goedgekeurd’ krijgen. Zodoende staan alle periodes netjes geregistreerd in het btw-aangiftebeheer en kan aan het einde van het jaar een jaarsuppletie worden gedraaid.

Richting jaarsuppletie zorg je ervoor dat je de eerder ingediende aangiftes bij de hand hebt. Zowel de lege aangiftes als de aangiftes op basis van transacties worden gecumuleerd weergegeven in het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’. Als de ‘lege’ aangiftes over de eerste periodes compleet en correct zijn ingevoerd, zou de jaarsuppletie geen verrassingen mogen bevatten. Er zou alleen een jaarsuppletie moeten worden aangemaakt, als binnen het boekjaar alle reguliere aangiftes al gedaan zijn en er nadien nog een btw-transactie in de administratie wordt opgenomen.

De jaarsuppletie functie analyseert alle boekingen uit het hele jaar, inclusief nog niet aangegeven posten. Transacties die al in een aangifte zijn opgenomen worden opgeteld weergegeven in het veld ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’. Waarschijnlijk zijn in dit scenario geen handmatige aanpassingen vereist. Draai sowieso de jaaraangifte. Als er geen suppletie hoeft worden ingediend, is dat ook belangrijk om te weten.

Samenvattend:

  • Zorg dat je de aangiftes bij de hand hebt die niet via Twinfield zijn ingediend.
  • Beginstand btw invoeren met behulp van (een) ‘lege’ aangifte(s).
  • Goedkeuring van deze ‘lege’ aangiftes door terugmelding vanuit de Belastingdienst.
  • Periodieke aangiftes gaan doen via Twinfield zodra dat kan.
  • Goedkeuring van deze aangiftes door terugmelding vanuit de Belastingdienst.
  • Maak een jaarsuppletie aan, controleer het totaalbedrag in ‘Saldo al aangegeven bedrag over betreffende tijdvak’.
  • Vergelijk ingediende aangiftes met de totalen in de jaarsuppletie.
  • Pas de jaarsuppletie aan als er verschillen zijn, en dien deze in bij de Belastingdienst.

Gemanipuleerde aangifte

Kenmerken van een gemanipuleerde aangifte:  

gemanipuleerde aangifte2

  • Twinfield berekent totalen over de btw-transacties in de betreffende aangifteperiode.
  • Om bepaalde reden moet van de berekende totalen worden afgeweken. Dit is gedaan door via het slotje betreffende velden aan te passen.
  • Velden die zijn gemanipuleerd (aangepast) zijn te herkennen aan het tekstballonnetje in het bedrag veld (ongeacht of er een notitie is gemaakt) en aan het door Twinfield berekende bedrag dat achter het slotje wordt getoond.
  • Twinfield houdt in de ‘Audit trail’ de wijzigingen bij. De gebruiker kan een notitie maken waarom de aanpassing heeft plaatsgevonden, het plaatsen van een notitie is aan te raden om op terug te vallen bij periode- of jaarafsluitend werk.

Lege aangifte

De ‘lege’ aangifte wordt aangemaakt door in het scherm ‘Elektronische belastingaangifte’ te klikken op het oranje sterretje (nieuwe aangifte). Zie afbeelding:

Jaarsuppletie Twinfield 2

Kenmerken van een lege aangifte:  

Jaarsuppletie Twinfield 3
  • Na aanmaken is het oranje sterretje veranderd in een potloodje en kun je de aangifte met het totaal van nul bewerken. Vul de juiste totalen in door betreffende velden van het slotje af te halen.
  • Velden die zijn gemanipuleerd (aangepast), zijn te herkennen aan het tekstballonnetje in het bedrag veld (ongeacht of er een notitie is gemaakt) en aan het door Twinfield berekende bedrag dat achter het slotje wordt getoond
  • Twinfield houdt in de ‘Audit trail’ de wijzigingen bij. De gebruiker kan een notitie maken waarom de aanpassing heeft plaatsgevonden. Het plaatsen van een notitie is aan te raden om op terug te vallen bij periode- of jaarafsluitend werk.
  • Als je de aangifte wilt manipuleren, vergeet dan niet de wijzigingen op te slaan.  

Mis geen nieuwe ontwikkelingen

Wil je snel op de hoogte worden gesteld van verbeteringen, functionaliteiten of nieuwe software?
Meld je aan voor dit productblog:  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Productblog

8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen

Productblog

Optimaal online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker

Productblog

5 dingen die je moet weten als je met Twinfield werkt

Productblog

Geautomatiseerd fiscaal adviseren. Zo werkt het!

Productblog

Optimaal online: check in 3 stappen of je bankkoppelingen actief zijn