Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 17 oktober 2017

In 9 stappen aan de slag met de vaste activa module

Om op basis van je administratie beslissingen te nemen, heb je actuele, betrouwbare data nodig. In de dagelijkse praktijk wordt binnen een organisatie echter niet altijd in het belang van die betrouwbaarheid met data omgesprongen. Niet omdat mensen niet volgens de procedures wíllen werken, maar omdat ze bewust of onbewust om de procedures heen kúnnen werken. Of omdat data in zoveel verschillende systemen staan, dat ze niet meer bij te houden zijn.

Als je er kritisch naar kijkt, blijken gestandaardiseerde werkmethoden vaker niet dan wel voor iedereen standaard te zijn. Werken volgens de standaardwerkmethodes waarmee data actueel en betrouwbaar blijven, vergt nu eenmaal interne discipline. Bewust of onbewust nemen workarounds in je administratie toe en kun je niet langer vertrouwen op de data in je systemen. De nieuwe vaste activa module in Twinfield biedt een volledig nieuw, geavanceerd systeem waarmee je de activa-registratie niet alleen slimmer maakt, maar ook strakker standaardiseert. Hieronder lees je in 9 stappen hoe de nieuwe vaste activa module je helpt bij het definitief afrekenen met niet-bijgewerkte data en niet nageleefde procedures

9 stappen aanpak

Hieronder de aanpak in 9 stappen voor organisaties die met 15 activa per administratie (of meer) willen overstappen op de nieuwe module. Zijn er minder activa om in te voeren? Dan kun je volstaan met het volgen van de workshop of het webinar (stap 1) en kun je handmatig de conversie uitvoeren.

  1. Volgen van een workshop of webinar.
    De ervaring leert ons dat de workshop en het webinar het beste gevolgd kunnen worden door de Twinfield-supervisors en -beheerders van het kantoor of de organisatie.

  2. Plannen afspraak intakegesprek consultant incl. huiswerk 
    De afspraak met onze consultant kan het beste gepland worden met de eigenaar of CEO van de organisatie en de financial controllers, Twinfield-supervisors en/of – beheerders. Kantoren en organisaties die intern een projectgroep samenstellen, kunnen de nieuwe werkmethode het snelst in gebruik nemen. Al dan niet door zelf intern trainingen te geven aan alle betrokkenen. Het huiswerk komt voort uit een analyse van jouw Twinfieldomgeving, gericht op het gebruik van de Classic Activamodule. Het huiswerk bevat een aantal vragen om in kaart te brengen wat je wensen zijn ten aanzien van de gewenste output per activum. Op basis hiervan worden belangrijke beslissingen genomen voor de inrichting van de module o.a. ten aanzien van gewenste methoden, types, bronnen, redenen, instellingen en locaties.

  3. Analyse vooraf: pakketten onder de loep.
    Direct na de intake maakt onze consultant een analyse van je huidige vaste activa-administratie(s). Vragen die hij hierbij stelt zijn: Is de huidige vaste activa-administratie up-to-date? Zijn er onvolledigheden? Is er sprake van vervuiling van data? Zijn er veel 'nog te activeren' activa? Een bijkomend voordeel van deze analyse is dat je binnen je organisatie gebruikte pakketten grondig onder de loep kunt nemen waar momenteel vaste activa data allemaal in vastgelegd worden.

  4. Intakegesprek Twinfield-consultant met aandachtspunten.
    Onze consultant gaat tijdens de intake in gesprek met de projectgroep, veelal bestaande uit de eigenaar of de CEO en de beheerders van de (online) administratie(s). De consultant laat de resultaten zien van zijn analyse waarna een actielijst ontstaat om mee aan de slag te gaan. Onder andere om alle Activa-data actueel te maken zodat deze schoon ingevoerd kan worden in de nieuwe module. Bovendien moeten aanvullende data verzameld worden omdat in de nieuwe vaste activa-module veel meer gegevens ingevoerd worden dan bij de huidige activa-administratie.

  5. Inhouse-training kennisupgrade alle gebruikers (optioneel).
    Deze training is bedoeld om alle medewerkers die met de nieuwe werkmethode gaan werken, te betrekken, enthousiast te krijgen en uit te leggen hoe de nieuwe methode werkt. Deze trainingen kunnen door onze trainers gegeven worden maar ook door de projectgroep zelf.

  6. Verzamelen en opschoning activa-data en bepalen (verdere) standaardisatie.
    Om alle mogelijkheden die deze module biedt optimaal te benutten, is het nodig om per activum meer data te verzamelen dan je momenteel in je activa-administratie gewend bent vast te leggen. Met deze stap wordt intern de data die overgezet moeten worden, bijgewerkt en uitgebreid.

  7. Definiëren rollen, rechten, regimes, output en conversiemogelijkheden.
    Om het systeem goed in gebruik te kunnen nemen en de standaard werkmethode te waarborgen, worden vooraf de gewenste rollen, methoden, rechten en regimes gedefinieerd waarmee de zg. 'master data' vastgesteld wordt. In deze fase wordt bovendien bepaald of er nog verdere standaardisatie mogelijk is en in hoeverre die gewenst is.

  8. Testadministratie en fotomomenten.
    Om de gewenste instellingen te testen, stelt onze consultant desgewenst testadministraties op basis van eigen data beschikbaar zodat de module getest kan worden zonder dat de administratie daar hinder van ondervindt. Als eenmaal alles getest en goed bevonden is, maakt de consultant een 'fotomoment' van de administratie waarmee vanaf dat moment in de nieuwe omgeving gewerkt gaat worden. Het fotomoment staat symbool voor de conversiedatum: gegevens mogen daarna niet meer worden ingevoerd in de oude module. Vanaf dit moment gaat de nieuwe module de investeringen en de activa oppakken. Dat betekent dat per item de aanschafwaarde en cumulatieve opgeboekt worden in de module en in de Classic module deze waardes op nihil worden gesteld. Vanaf dat moment wordt een nieuwe “film” gestart. De historische gegevens worden bewaard in de oude module, nieuwe gegevens mogen hier niet meer in worden geboekt. De uitgebreide activa-rapportages kunnen vanaf dat moment worden opgevraagd in de nieuwe module.

  9. Ingebruikname.
    Is de definitieve conversie en implementatie van de module eenmaal afgerond, dan kan de oude module of het oude activa-registratiesysteem uitgezet worden.

Alle informatie uit 1 rijke bron

Door te werken met de nieuwe vaste activa module in Twinfield, met alle voordelen die deze biedt op het gebied van slimme afschrijvingen, bied je ook intern een standaardwerkmethode voor de activa-registratie. Een standaard administratiemethode waar mensen zich eenvoudig aan kunnen houden omdat het systeem de gebruiker automatisch meeneemt in de gewenste werkmethode. Een methode waarbij handmatig invoerwerk in verschillende systemen voorgoed verleden tijd is.

Daarbij leg je met deze module per investering zoveel meer gegevens vast, dat je voor elke administratie met 1 druk op de knop, op elk gewenst moment, betrouwbare rapportages kunt maken. Rapportages voor zowel economisch als commerciële en fiscale doeleinden

Van voorbereiding tot en met in gebruikname

Om deze nieuwe activa module te ontwikkelen, zijn we binnen Wolters Kluwer in nauwe samenwerking met accountants grondig te werk gegaan. We hebben deze nieuwe activa module kunnen uitrusten met slimmigheden die nog niet eerder zijn ontwikkeld. Innovaties die verder gaan dan wat je gewend bent van een online boekhoudprogramma en die je eerst moet leren kennen om je voordeel ermee te kunnen doen.

Om de ingebruikname van de module intern in goede banen te leiden, bieden wij je alle ondersteuning die nodig is. Ondersteuning waarin wij je organisatie stap voor stap begeleiden en waarin we de ervaringen en inzichten van eerdere conversietrajecten meenemen. Deze ondersteuning bieden we met onze webinars en workshops, met 1-op-1 consultancy en met inhouse-trainingen.

Geen update missen?

Wil je snel op de hoogte worden gesteld van verbeteringen, functionaliteiten of nieuwe software?  Meld je aan voor dit productblog!  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Productblog

Bankafschriften importeren met een MT940 bestand

Productblog

Verstuur facturen in UBL

twinfield

Twinfield zet gebruikers over op nieuwe desktop

Productblog

Betalen naar een G-rekening vanuit Twinfield

Productblog

Consolideren in Twinfield