Wolters Kluwer
Vaktechniek door Mark Harmsma 22 januari 2020

Jouw adviesrol in het onderzoek naar webwinkelkoppelingen

In mijn eerdere blog over webwinkelkoppelingen heb ik aandacht gevraagd voor het belang van goed functionerende webwinkelkoppelingen. Helaas krijgen wij vaak te horen dat de boekhouding van webwinkeliers groot achterstallig onderhoud heeft. 

In de tweede blogpost in deze serie leg ik uit dat het onder controle krijgen van een webwinkelkoppeling niet moet worden onderschat. Het onderzoek is belangrijk en doorgaans omvangrijk genoeg om de start van een project te rechtvaardigen. Aan de eindstreep van dit project staat een mooie beloning te wachten: een administratie waarin verkoopprocessen optimaal geautomatiseerd zijn. Zowel jij als je klant (webshop eigenaar) hebben real-time inzicht in de (financiële) gezondheid van het bedrijf.

Risico’s als je de webwinkelkoppeling niet zou onderzoeken

Hoe actueel is dit onderwerp nu eigenlijk voor jou als accountant of administrateur? Dat verschilt natuurlijk per webwinkelier en hangt onder andere af de kwaliteit van de koppeling. Hoe minder waterdicht de koppeling, hoe groter het risico dat op dagelijkse basis veel uitzoekposten ontstaan in de boekhouding. Misschien wel zoveel dat niemand nog het totaaloverzicht heeft en uitstelgedrag vertoont, met lange openstaande postenlijsten of een onjuiste btw-positie als gevolg.

Wanneer een webwinkelier zich realiseert dat de administratieve achterstand niet meer te overzien is, word jij gebeld om te helpen het schip vlot te trekken. Doorgaans zal de focus dan liggen op het oplossen van het acute probleem in plaats van de oorzaak(en) grondig te analyseren. Zo blijven er nieuwe fouten ontstaan en zal er binnen afzienbare tijd weer een flinke achterstand ontstaan.

Gebreken in webwinkelsoftware

Helaas is ook niet alle website software ingericht op een foutloze boekhouding. Zo geven de overzichten in sommige webwinkels geen goede informatie over het toepassen van kortingen, teruggeboekte retouren, ICP-transacties of het verzilveren van eerder uitgegeven cadeaubonnen.

Joost Hermans van webwinkelfacturen.nl heeft 11 webwinkelkoppelingen ontwikkeld waarmee je webwinkelsoftware koppelt aan Twinfield Boekhouden. Hij geeft aan dat het omslagpunt voor professionalisering van de koppelingen ligt op ongeveer 50 webwinkelverkopen per maand. De verkoop aantallen zijn overigens niet de enige leidraad voor het omslagpunt: dit is ook afhankelijk van de internationale context en complexiteit van btw-registratie.

Waarom je dit onderzoek graag als project wilt oppakken

Het is verstandig om dit onderzoek projectmatig aan te vliegen. Samen met webwinkelier start je een gedegen traject om te zorgen dat de koppeling tussen de webshop en het boekhoudpakket vlekkeloos verloopt. Dat vereist onderzoek, planning, scherpe afspraken en doelstellingen.

Met een projectmatige aanpak laat je als accountant of administrateur zien dat je verder gaat dan boekhouden alleen. Je laat zien dat advisering en het uitvoeren van verbeterprojecten ook tot jouw dienstverlening behoren. Deze werkzaamheden vallen echter niet onder de noemer ‘administratieve dienstverlening’ en dus ook niet onder je eerder afgesproken uren en bijbehorend tarief – want daarvoor is het te omvangrijk. Er zal dus gedragsverandering moeten plaatsvinden bij de dagelijkse gebruikers van systemen. De adviezen die jij geeft zijn waardevol (letterlijk!) en dus wil je advies-uren in rekening kunnen brengen. Het is daarom goed om duidelijke afspraken te maken over hoe jullie dit project aanvliegen; wie welke inspanning levert en wie waarvoor verantwoordelijk is wanneer het project is afgerond.

Formuleer doelstellingen sámen met de webwinkelier

Om te bepalen of een project afgesloten kan worden en succesvol is geweest, formuleer je vooraf duidelijke doelstellingen. Formuleer deze vooral samen met de webwinkelier. Stel vragen over de uitkomst: wat moet het onderzoek naar de koppeling opleveren. Willen we op ieder gewenst moment een actuele balans en winst & verliesrekening kunnen raadplegen?

Zo ja, dan heeft dit nogal wat consequenties. Als er ‘iets’ gebeurt in de webwinkel, moet direct de consequentie daarvan worden geboekt. Een oplossing zou kunnen zijn om met je klant af te spreken dat hij/zij 2 keer per week de administratie bijwerkt. Maak dit dus bespreekbaar bij je klant en kijk samen naar een werkbare oplossing voor alle partijen.

Hoe faciliteer je gedragsverandering en bewaak je de deadlines?

Het project om de webwinkelkoppeling te optimaliseren moet uiteindelijk leiden tot een vernieuwde administratieve organisatie. Zorg ervoor dat de verbeterslagen die jullie formuleren ook worden toegepast in het dagelijks werk van de gebruikers. Verandering kost tijd en wekt vaak weerstand op, houd hier rekening mee.

Wellicht helpen de volgende tips je verder:

  • Betrek medewerkers bij de klant vanaf het begin bij het project. Ga ernaast zitten en stel open vragen zónder te oordelen over de ‘kwalijke’ consequenties van de huidige manier van werken;
  • Creëer een open sfeer, praat over de leuke kanten van hun werk en vraag naar de uitdagingen waar zij tegenaan lopen. Blijf optimistisch en positief;
  • Deel bevindingen met de groep tijdens de serie projectvergaderingen die je hebt ingepland. Zorg ervoor dat er een ‘wij gevoel’ is waarin de groep met elkaar het proces beter gaat maken. Benoem dus waarom de verbeterslagen gemaakt moeten worden;
  • Controleer of procedures duidelijk en werkbaar zijn opgeschreven. Verifieer dit in de groep;
  • Zorg dat er van iedere vergadering een verslag wordt geschreven;
  • Zorg voor duidelijke actielijsten, met per actie een eigenaar en een deadline;
  • Zorg dat er vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt over hoe er wordt omgegaan met het niet halen van deadlines. Zorg ervoor dat duidelijk is waarom jullie hier samen aan werken. Herhaal de pijnen van de huidige werkwijze, denk ook aan minder overwerken of minder vervelend uitzoekwerk;
  • Last but not least: vier successen samen! Een etentje, een feest, een taart of een collectieve snipperdag behoren tot de mogelijkheden. Bespreek dit samen met de webwinkelier.

Meer lezen over webwinkelkoppelingen?

In de volgende blogposts van deze serie geef ik je een overzicht van vragen die je jouw klant kunt stellen. Daarnaast geven we een lijst van te onderzoeken administratieve processen, ofwel zaken die je beter zelf kunt controleren dan ze aan je klant te stellen.

Mis vanaf nu geen blogs meer

Wil je wekelijks of maandelijks op de hoogte worden gebracht van nieuwe blogs? 
Meld je aan voor 'De online accountant':  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Vaktechniek

9 Vragen om een webwinkelkoppeling technisch te onderzoeken

Productblog

Optimaal online: hoe gebruik je een sjabloonadministratie?

Vaktechniek

Jouw adviesrol in het onderzoek naar webwinkelkoppelingen

Productblog

Nieuw btw nummer voor eenmanszaken

Productblog

Tips om het jaar af te sluiten in Twinfield