Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 6 juni 2019

Optimaal online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker

Regelmatig afletteren is essentieel om je boekhouding up-to-date te houden. Op verzoek van veel klanten hebben we de mogelijkheden in Twinfield hiervoor uitgebreid. Zo is vanaf januari 2019 de factuurzoeker in de memoriaaldagboeken beschikbaar. Sinds juni 2019* kunnen de meeste gebruikers ook afletteren in concept-boekingen en in vreemde valuta. In deze productblog 'Optimaal Online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker' lees je alles over afletteren en het gebruik van de nieuwe mogelijkheden.

*Let op: door een uitgestelde release beschikken nog niet alle Twinfield-clusters over de optie om conceptboekingen van crediteuren af te letteren. Bij de debiteuren en afletterbare grootboekrekeningen komen wel de conceptboekingen naar voren. In augustus volgt de release naar de clusters Accounting2 en C4.

Afletteren is cruciaal om je boekhouding te optimaliseren. Verstuur UBL-facturen direct vanuit Twinfield en gebruik Basecone dagelijks voor inkoopfacturen en bonnetjes. Zet een bankkoppeling aan of zorg voor dagelijks inlezen van bankafschriften en letter posten in elk geval wekelijks af. Zo heb je iedere week 80% van de transacties al netjes in de boekhouding zitten. Dat is de kern van ons thema 'Optimaal Online'.

Tip
Uitzonderingen en analyses houd je altijd. Maar het is fijner om als accountant of adviseur 20 uitzonderingen te beoordelen dan 100 niet-gealloceerde posten na te moeten lopen. En als je naar 100 klanten kijkt, zijn er vast 20 met uitzonderlijke processen. Door ervoor te zorgen dat die andere 80 klanten optimaal online zijn, kun je je focus houden op de uitzonderingen.

Regelmatig afletteren voor actueel inzicht

Reageert een leverancier negatief op een bestelling die jouw ondernemer plaatst? Misschien komt dat door het betaalgedrag van de ondernemer. Of is een ondernemer terughoudend om de zoveelste bestelling van een laat betalende klant in behandeling te nemen? Dit kun je, omwille van de goede relatie, alleen ter sprake brengen als de openstaande postenlijst 100% betrouwbaar is.

Tip
Letter regelmatig boekingen af om openstaande postenlijsten betrouwbaar te houden. Zo heeft je eindklant altijd actueel en betrouwbaar inzicht in openstaande facturen van klanten en leveranciers. Daarmee help je je klant om beslissingen onderbouwd te nemen. Bovendien stelt een up-to-date administratie jouw klant in staat om de betaalfunctie in Twinfield te gebruiken. Zo hoeft hij gegevens niet dubbel in te voeren (met bijbehorende kans op fouten).

Afletteren in Twinfield

Afletteren is het ‘wegstrepen’ van betalingen en ontvangsten tegen openstaande facturen. De meest gangbare boekingsgang is dat een betaald of ontvangen bedrag op het bankafschrift verschijnt. Als je het volledige bedrag van één factuur betaalt of ontvangt, maakt Twinfield automatisch een afboeking voor je. Als je meerdere facturen betaalt of ontvangt, open je de factuurzoeker en selecteer je de facturen. Dezelfde werkwijze is ook mogelijk in kasboeken.

Nieuw: factuurzoeker in het memoriaal

Begin 2019 is de factuurzoeker ook in dagboeken van het type memoriaal (Memoriaal, Salarissen en Voorafgaande journaalposten) ingebouwd in Twinfield. Uit onze klantinspraaksessies kwam naar voren dat hier onder veel klanten behoefte aan is. Dankzij deze factuurzoeker is het nu veel makkelijker om verkoop- en inkoopfacturen af te boeken of te verrekenen in het memoriaal, net zoals in het bank- of kasboek. Het is niet langer nodig om factuurnummers op een papiertje te krabbelen of een tweede scherm te openen met openstaande posten. Je kunt vanaf nu direct selecteren en de openstaande posten lijsten opschonen. Ook kun je nu facturen afletteren tegen transacties die zijn aangemaakt in de memoriaal dagboeken (Memoriaal, Salarissen en Voorafgaande journaalposten).

Ook afletteren in concept
Bovendien hoef je boekingen niet langer definitief te maken om ze te kunnen afboeken of verrekenen. Vanaf april 2019 is de afletterfunctie in concept-boekingen voor debiteuren beschikbaar. Vanaf medio juni 2019* is dit ook het geval voor crediteuren. Benieuwd? Ga in Twinfield Boekhouden naar Financiële professionals > Afletteren > Crediteuren.

Vanaf juni 2019* is bovendien het filter op de transactiestatus geoptimaliseerd voor de functie afletteren. Zowel bij debiteuren als bij crediteuren. Standaard zie je conceptboekingen en definitieve boekingen. Het is nu echter ook mogelijk de status te wijzigen en alleen conceptboekingen of definitieve boekingen te tonen.

Afletteren debiteuren crediteuren verrekenen

Nieuw: afletteren in vreemde valuta

Bij de invoer van kassen en banken kun je sinds juni 2019* ook afletteren in andere valuta dan de basisvaluta. Kies de gewenste valuta bovenaan in het invoerscherm. De factuurzoeker is vervolgens niet direct zichtbaar, maar deze komt naar voren op de regel zodra je een waarde invoert bij 'Bedrag'. Bekijk meer informatie over afletteren in vreemde valuta.

Wanneer gebruik je de functie Afletteren binnen Twinfield?

De functie Afletteren in Twinfield gebruik je om posten af te handelen die niet direct aan een betaling zijn gerelateerd. Denk bijvoorbeeld aan het opschonen van openstaande posten of het afhandelen van crediteringen, afboekingen, kleine bedragen of valutaverschillen. Vooral voor het afletteren in bulk is het overzicht via de Afletterfunctie zeer bruikbaar. Je werkt dan immers vanuit één totaaloverzicht waarin alle mutaties en posten netjes bij elkaar staan.

Aflettervoorstel

De functie kent verschillende ingangen: debiteuren (verkoopfacturen), crediteuren (inkoopfacturen), projectcodes en grootboekrekeningen. De grootboekrekeningen zijn doorgaans tussenrekeningen (die op ‘Afletterbaar’ zijn ingesteld). De functie toont nu nog alleen definitief gemaakte boekingen.

De belangrijkste voordelen van de functie 'Afletteren':

  1. eenvoudig afletteren van creditfacturen en memoriaalboekingen;
  2. eenvoudig afletteren bij kleine verschillen via een afboekingsrekening;
  3. eenvoudig automatisch afletteren via automatische herkenning van mutaties via de selectiefunctie in Twinfield.

Bekijk in deze video hoe je debiteurenposten kunt afletteren met de functie Afletteren:

 

*Let op: door een uitgestelde release beschikken nog niet alle Twinfield-clusters over de optie om conceptboekingen van crediteuren af te letteren. Bij de debiteuren en afletterbare grootboekrekeningen komen wel de conceptboekingen naar voren. In augustus volgt de release naar de clusters Accounting2 en C4.

Optimaal online met Wolters Kluwer

In onze serie Optimaal Online ontdek je hoe je de software van Wolters Kluwer voor je kunt laten werken. Ons doel is dat jij door het inzetten van geautomatiseerde processen bepaalde werkzaamheden niet meer met de hand hoeft te doen. Daardoor werk je efficiënter en houd je meer tijd over voor andere (advies)werkzaamheden.

Geautomatiseerde processen voorzien je bovendien eerder van rijkere informatie. Stel bijvoorbeeld dat je met een bankboekingsinstructie de benzinebon van een ondernemer direct op de kostenrekening ‘Reis- en verblijfskosten’ boekt. Dan hoef je deze boeking niet meer handmatig te maken en beschik je eerder over de informatie (in dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de ondernemer een ‘vast’ tankadres heeft).

Nooit meer een update missen?

Regelmatig publiceren we op onze website tips & tricks voor accountants, administratiekantoren en hun klanten. Schrijf je nu in om nooit meer een update te missen. Meld je hieronder aan voor onze productblogs.

Aanmelden blog.png

Onze meest recente blogs:

Productblog

8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen

Productblog

Optimaal online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker

Productblog

5 dingen die je moet weten als je met Twinfield werkt

Productblog

Geautomatiseerd fiscaal adviseren. Zo werkt het!

Productblog

Optimaal online: check in 3 stappen of je bankkoppelingen actief zijn