Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 13 maart 2018

Optimaal online: betalen en incasseren in Twinfield

Betalen en incasseren via Twinfield én achteraf de boekingen nog aanpassen... regelmatig komt het voor dat accountants niet weten dat dat kan. Met als gevolg dat zij hun klanten liever niet laten betalen en incasseren via Twinfield. Ten onrechte en doodzonde vinden wij. Want deze betaal- en incasseerfunctie bespaart jou en je klanten een hoop tijd én fouten.

Daarom lees je in deze blog over 'Betalen en incasseren in Twinfield', de voordelen ervan en nog een extra bespaartip op bankkosten.

Achteraf boekingen aanpassen met 'Conceptboekingen'

Als accountant wil je na betaling vaak nog dingen kunnen aanpassen. Niet alleen om fouten te corrigeren maar ook omdat je fiscaal soms iets slims ziet waar je klant nog niet aan gedacht had toen hij bijvoorbeeld een kostenpost selecteerde. Sinds maart 2017 is dit in Twinfield mogelijk, en wel met de optie 'Conceptboekingen meenemen in betalingen en incasso's'. Ook beschikbaar voor de functie 'Conceptboekingen meenemen in de btw-aangifte'.

Betalen en incasseren via Twinfield: de voordelen

Hoe fijn is het als je in één keer alle betalingen kunt klaarzetten? Dat is in feite wat je doet met deze functie.

Zoals het nu gaat heeft je klant bij het betalen van een inkoopfactuur de factuur tot twee keer toe nodig voor de gegevens. Om de factuur in te voeren in zijn administratie, bij zijn bankbetaling en als hij zijn bankafschrift checkt. Twee tijdrovende handmatige handelingen waardoor de kans op fouten in de boekhouding tot twee keer toeneemt.

Met de functie 'Betalen & incasseren' in Twinfield vereenvoudig je dit betaalproces. Waardoor je een hoop tijd bespaart. Voor je klant omdat hij de factuur er niet meer twee keer hoeft bij te pakken. En voor jou als kantoor omdat de kans op fouten drastisch afneemt en de transacties automatisch afgeletterd kunnen worden. Een win-win dus. Vooral voor je klanten die tien facturen of meer per week te verwerken hebben.

Alle voordelen van betalen en incasseren via Twinfield op een rij:

  • Je klant bespaart tijd: hij voert de factuur slechts één keer in en hoeft niets meer over te typen.
  • De kans op fouten wordt hierdoor tot het minimum beperkt.
  • Je klant kan betalingen of incasso's niet meer vergeten omdat hij/zij nu in het betaalproces het 'openstaande posten overzicht' van Twinfield regelmatig raadpleegt. 
  • Transacties worden automatisch afgeletterd.
  • Je kunt na betaling of incasso nog steeds aanpassingen doen als je werkt met Betalen & Incasseren op basis van conceptboekingen.

Hoe het werkt

Om optimaal gebruik te maken van deze functie in Twinfield, is het belangrijk dat de ondernemer zelf met de functie Betalen & Incasseren gaat werken. Ervan uitgaand dat hijzelf de regie wenst te behouden op zijn betalingen.

Wil je als accountant na de betalingen nog altijd de boekingen kunnen aanpassen, zorg er dan voor dat je als supervisor voor je klant instelt dat er betaald kan worden op basis van conceptboekingen. Dat doe je via het betaaltype: bij 'Betalen & Incasseren / Betaaltype / optie → Inclusief conceptboekingen'.

Het proces van betalen en incasseren via Twinfield

Het sneller betaalproces via Twinfield ziet er als volgt uit.

  1. Aanmaken betaaloverzicht

    De eerste stap om een betaalopdracht aan je bank te kunnen geven, is het aanmaken van een betaaloverzicht van de te betalen facturen via de functie Betalen & Incasseren.

  2. Aanpassen selectie betaaloverzicht

    In dit betaaloverzicht past de ondernemer de selectie van de betalingen aan. Hij kiest of hij een betaling in deze betaalrun wenst mee te nemen. Of dat hij een factuur bijvoorbeeld gedeeltelijk wenst te betalen. Overige betalingen die hij niet in deze betaalrun wenst mee te nemen, kan hij hier verwijderen.
  1. Betaalrun autoriseren

    Na de aanpassingen van de selectie in het betaaloverzicht, kan de betaaladvieslijst door een leidinggevende intern voor akkoord getekend worden en wordt de betaalrun geautoriseerd. Hiervoor worden 'betaling onderweg boekingen' aangemaakt.

  2. Betaalbestand downloaden en uploaden

    Is de betaaladvieslijst intern voor akkoord getekend, dan kan het betaalbestand gedownload worden om vervolgens te kunnen uploaden in de omgeving van de bank. Waarmee alle betalingen van deze betaalrun in één keer worden betaald en geïncasseerd.

Klanten van de Rabobank hoeven het betaalbestand niet eens te downloaden. Je kunt vanuit Twinfield rechtstreeks betaalbestanden uitwisselen met de Rabobank.

Extra tip om bankkosten te besparen

Omdat banken per transactieregel kosten in rekening brengen, kun je met de functie Betalen & incasseren in Twinfield eenvoudig op die kosten besparen.

Selecteer bij Betalen & incasseren voor de betalingswijze 'groeperen' of 'groeperen & verrekenen'. Hiermee voorkom je dat alle transacties van een en dezelfde debiteur of crediteur op een aparte regel in het bankafschrift verschijnen. Het systeem zorgt er dan automatisch voor dat al die transacties op één regel komen te staan.

Productblog_image_Betalen en incasseren in Twinfield.png

Mis nooit meer een update

Regelmatig publiceren we hier tips & tricks voor accountants en hun klanten.
Meld je aan om nooit meer een update te missen.  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Productblog

Nieuw btw nummer voor eenmanszaken

Productblog

8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen

Productblog

Optimaal online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker

Productblog

5 dingen die je moet weten als je met Twinfield werkt

Productblog

Geautomatiseerd fiscaal adviseren. Zo werkt het!