Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 12 maart 2020

Optimaal online: hoe gebruik je een sjabloonadministratie?

Je zou de medewerkers bij administratie- en accountantskantoren de kost moeten geven die tientallen veelgebruikte grootboekrekeningnummers uit het hoofd weten. Dit kantoorjargon is een leuk neveneffect dat ontstaat tussen mensen die veel met cijfers werken. Maar als zij spreken over de onverwachte toename van het saldo op “achtenveertigdertig”, moet je er wel op kunnen vertrouwen dat voor alle administraties wordt gesproken over de kostenpost ‘telefoonkosten’ en niet in sommige administraties over ‘afschrijvingskosten gebouwen’. Als accountant of administrateur wil je immers weten wat er bij je klant speelt, en een toename op kostenposten ‘afschrijving gebouwen’ of juist ‘telefoonkosten’ duidt op heel verschillende ontwikkelingen.

 

Sjabloonadministratie: een blauwdruk waarmee je standaardisatie kunt afdwingen


Mede om bovengenoemde reden hebben veel accountants en administrateurs de gebruikte grootboekrekeningschema’s gestandaardiseerd. Per ondernemingsvorm wordt een vaste set aan grootboekrekeningen ingericht in een sjabloonadministratie.
Twinfield heeft een slimme architectuur die is opgezet om accountants en administrateurs optimaal te bedienen: de Twinfield-omgeving met daarbinnen alle administraties van het kantoor. Vanuit een sjabloonadministratie kan eenvoudig en snel een nieuwe administratie worden opgezet, waarin direct onder andere het standaard rekeningschema, instellingen, btw-codes en dagboeken uit het sjabloon worden overgenomen. Lees welke elementen in de sjabloonadministratie terug kunnen komen.

Bedien je veel klanten in een branche waarin je specifieke aanvullende grootboekrekeningen wilt gebruiken? Maak dan ook branche-specifieke sjabloonadministraties aan voor horeca, medisch specialisten, huisartsen en tandartsen of Agro-klanten die je bedient. Want een huisarts heeft meestal geen kas en de horeca heeft bijna nooit te maken met verschillende valuta. Twinfield heeft niet alleen in de opzet van de architectuur begrepen hoe graag accountants standaardiseren, maar ook in de dienstverlening: sjabloonadministraties worden niet in rekening gebracht, zodat niets je hoeft te weerhouden verder te standaardiseren.

Standaardisatie van de gebruikte grootboekrekeningschema’s doe je niet om het gebruik van jargon te stimuleren. Standaardisatie van grootboekrekeningschema’s is voor menig administratie- of accountantskantoor onderdeel van de huisstijl, waarmee je een eenduidige manier van werken uitstraalt en de opzet van rapportages voorspelbaar worden.

Beheerders

De Twinfield-omgeving heeft specifieke functionaliteit die het niveau van een enkele administratie overstijgt. Denk naast de sjabloonadministraties aan gebruikers en de rechten en rollen die zij hebben, een slimme rekening courant oplossing waarbij je van een bronadministratie direct in een doeladministratie kunt boeken, of overzicht over de status van de btw-aangiftes op portfolioniveau. De meeste kantoren hebben dan ook de rol van ‘beheerder’ ingevuld: een gebruiker met veel kennis van Twinfield die dit soort functionaliteit beheert.

Releasenote

Op verzoek van deze beheerders hebben we in februari 2020 een wijziging doorgevoerd waarmee sjabloonadministraties kunnen worden beschermd tegen wijzigingen. In de praktijk kwam het nog weleens voor dat gebruikers een nieuwe administratie aanmaakten vanuit het sjabloon, maar vergaten van administratie te wisselen naar de nieuwe administratie. Vervolgens werd fanatiek begonnen met het inrichten van de administratie, door het vullen van instellingen die juist klant-specifiek zijn. Sinds februari is het mogelijk de gebruikersrechten in Twinfield zo in te stellen dat een gebruiker geen toegangsrechten heeft op het onderhoud sjabloonadministratie(s), maar wel een nieuwe administratie kan aanmaken op basis van een sjabloonadministratie.

In het gebruikersbeheer kun je als beheerder, bij het instellen van rechten voor een gebruiker, nu de volgende 3 keuzes maken:

1. Geen rechten voor sjablonen
2. Alleen gebruikersrechten voor het aanmaken van nieuwe administraties (collega’s die nieuwe administraties aanmaken)
3. Gebruiken en beheren (voor de beheerders van de Twinfield omgeving)

Deze rechten kun je ook instellen voor bestaande gebruikers, dus doe er direct je voordeel mee!

Bekijk in de video hoe je deze rechten direct kunt aanpassen. Tip: klik links naast het tandwiel op 'ondertiteling' wanneer je de video graag met ondertiteling wilt bekijken.

 

Optimaal Online!

In onze serie Optimaal Online ontdek je hoe je de software van Twinfield voor je kunt laten werken. Ons doel is dat jij door het inzetten van geautomatiseerde processen bepaalde werkzaamheden niet meer met de hand hoeft te doen. Daardoor werk je efficiënter en houd je meer tijd over voor andere (advies)werkzaamheden. Ga daarom aan de slag met de sjabloonadministraties en profiteer ook van de tijdbesparing die standaardisatie oplevert.

Blijf op de hoogte van ontwikkelingen

Wil je automatisch op de hoogte blijven van verbeteringen, functionaliteiten of nieuwe software?
Meld je aan voor dit productblog:

Aanmelden blog.png

Onze meest recente blogs:

Productblog

Optimaal online: hoe gebruik je een sjabloonadministratie?

Vaktechniek

Jouw adviesrol in het onderzoek naar webwinkelkoppelingen

Productblog

Nieuw btw nummer voor eenmanszaken

Productblog

Tips om het jaar af te sluiten in Twinfield

Productblog

8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen