Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 27 februari 2018

Optimaal online: probleemloos aan bewaarplicht voldoen

De kans is groot dat jouw klanten niet voldoen aan hun wettelijke bewaarplicht. En de kans is nog groter dat je klanten dat niet eens weten. Want inkoopfacturen uitprinten en netjes opbergen in een ordner klinkt goed. Het mag alleen niet van de Belastingdienst. In deze blog 'Optimaal online: probleemloos aan bewaarplicht voldoen' een tip voor accountants die hun klanten graag de ideale oplossing bieden voor dit probleem. Geef ze iets dat hen wél helpt: een digitale ordner.

Ondernemers weten vaak niet wat hun fiscale bewaarplicht precies inhoudt en beseffen al helemaal niet dat ze zelfs boetes riskeren. Dikke kans dat dit ook voor jouw klanten geldt. Hoe blij zouden je klanten zijn als jij ze op dit probleem zou wijzen om ze er direct vanaf te helpen? Door Basecone te koppelen aan Twinfield kan dat.

Basecone

Basecone is een digitaliseringstool en een documentmanagementtool in één. Je kunt als accountant Basecone eenvoudig koppelen aan Twinfield waarna je in je Basecone-account voor al je klanten een gratis klantgebruikersaccount kunt aanmaken. Zo doe je je klanten een eigen 'digitale ordner' cadeau waarin zij al hun inkoopfacturen en bonnen eenvoudig kunnen opslaan en waarmee je ze helpt te voldoen aan hun wettelijke fiscale bewaarplicht.

Volledig digitaal

De fiscale bewaarplicht verschuift steeds meer naar een digitale bewaarplicht waardoor de oude vertrouwde ordner in de kast definitief plaats maakt voor de digitale ordner in de cloud. Zeker gezien de regel die stelt dat je facturen op papier wel digitaal mag maken maar digitale facturen niet op papier mag uitprinten. Kortom: heb je klanten die nu nog met ordners in de kast werken, dan kúnnen zij door deze regel eigenlijk niet eens aan hun bewaarplicht voldoen.

Zolang zij hun administratie half op papier en half digitaal bijhouden, lukt het ze niet om alle facturen en bonnen netjes geordend en volgens de fiscale regels zodanig op te slaan, dat ze na zeven of tien jaar nog altijd eenvoudig en snel te controleren zijn. En daar biedt de digitale ordner in Basecone uitkomst. Omdat je vandaag de dag gerust kunt stellen dat 'volledig digitaal' de norm is als het gaat om administratieve documenten.

Volledig online

Waar 'volledig digitaal' de norm is voor documentmanagement, is 'volledig online' de norm als je slimmer, sneller en veiliger wilt boekhouden. 

Koppel je Basecone aan Twinfield, dan bied je in één keer aan alle klanten die jij wilt een vernuftige tool waarmee je klanten hun inkoopfacturen niet alleen conform de wettelijke regels digitaliseren en bewaren, je helpt ze ook hun inkoopadministratie verder te optimaliseren, bijvoorbeeld om klaar te zijn om e-facturen te kunnen ontvangen. Online optimaliseren van de inkoopadministratie doe je via de Basecone-webdienst maar ook vanaf je smartphone op afstand. Bijvoorbeeld via de twee apps Spenser en Flux die je klanten optioneel kunnen koppelen voor onder andere autorisaties en periodieke declaraties bij abonnementen.

Zo help je je klant zijn volledige inkoopadministratie centraal en volledig online te regelen vanuit zijn eigen digitale ordner in de cloud. Dagelijks en op afstand. Waarna jij realtime inkooptransacties kunt inboeken en kwartaalpieken voorkomt. 

Veilige digitale ordner

Een ander belangrijk voordeel is de veiligheid. Je biedt met Twinfield en deze koppeling je klanten meer veiligheid. Meer dan wanneer zij hun administratie lokaal op hun computer of een harde schijf bewaren. Slim en veilig online boekhouden zijn niet voor niets de twee belangrijkste beloften van Wolters Kluwer Tax & Accounting. Wij beschouwen de digitale ordner in Basecone daarom als de digitale kluis van je klant en daar handelen onze security-collega's dan ook dagelijks naar.

De voordelen

Hieronder alle andere voordelen van een Basecone-koppeling op een rij:

  • Eenvoudige aanlevering facturen, documenten en declaraties via e-mail, de webdienst en mobiel via een optionele app.
  • Tijdswinst door automatisch boekingsvoorstel met een 95% herkenningsgraad.
  • Eenvoudig en snel declaraties indienen en verwerken.
  • Realtime goedkeuringsflow (in de webdienst en mobiel via autorisatie-app Flux).
  • Realtime verwerkingsflow (in de webdienst en mobiel via declaratie-app Spenser).
  • Bulkvalidatie te boeken tot tien documenten tegelijk.
  • Continu bijgewerkte boekhouding.
  • Tien jaar veilig opgeslagen in de cloud.

De koppeling is inclusief:

  • Valuta-toepassing
  • Projecten
  • Kostenplaatsen
  • Synchronisatie grootboekrekeningen
  • Document-tagging voor directe herkenning (binnen 1 seconde)
  • Automatisch aanmaken van debiteuren en crediteuren
  • UBL-formaat

Meer informatie?

Lees meer op de website van Basecone of ga er direct mee aan de slag en lees hoe je Basecone aan Twinfield koppelt.  

Mis nooit meer een update

Regelmatig publiceren we hier tips & tricks voor accountants en hun klanten.
Meld je aan om nooit meer een update te missen.  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Productblog

Bankafschriften importeren met een MT940 bestand

Productblog

Verstuur facturen in UBL

twinfield

Twinfield zet gebruikers over op nieuwe desktop

Productblog

Betalen naar een G-rekening vanuit Twinfield

Productblog

Consolideren in Twinfield