Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 16 december 2019

Tips om het jaar af te sluiten in Twinfield

Het is nu belangrijker dan ooit om te weten hoe jouw klanten er op dit moment voor staan. Hoe kun je het beste een jaarafsluiting doen in Twinfield? In dit blog geven we je graag een aantal tips. Wat kun je doen om de overgang naar een nieuw boekjaar zo soepel mogelijk te laten verlopen?  Dit en meer lees je in ons blog over de jaarafsluiting in Twinfield!

Voorbereiding

Boekingsperioden voor het nieuwe jaar openen
Dit is belangrijk zodat elektronische bankafschriften in het nieuwe jaar ook worden ingelezen. Als je administraties hebt in dezelfde omgeving met een zelfde periode-indeling, kun je in deze administraties direct ook het volgend boekjaar openen door een vinkje te zetten bij de optie ‘Toepassen op overeenkomende administraties’.

Boekingsperioden afsluiten
De meeste accountants zullen na de btw-aangifte de periode afsluiten, maar heb je dit nog niet gedaan, dan kun je nu periode 1 t/m 9 (of 11) sluiten. Zo voorkom je dat zelf boekende klanten nog boekingen maken in perioden waarin jij dat niet verwacht.

Doe dit via: [Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden].

Tip: als je dag/maand invult in een datumveld, vult Twinfield automatisch het huidige jaar als jaar in. Dat is gedurende het jaar erg handig, maar misschien minder handig in januari - als je het gros van de boekingen in periode 12 van het vorige jaar wilt maken. Overweeg daarom om in het nieuwe jaar periode 12 ook dicht te zetten, om te voorkomen dat je per ongeluk boekt in periode 12 van het volgende jaar; je kunt de boekingen namelijk niet een jaar terugzetten. Vergeet niet om na het jaarwerk periode 12 weer te openen!

Tijdspannes instellen voor Twinfield Verkoop
De opmaak van een factuurnummer stel je in met behulp van een tijdspanne in de verkoopmodule. Een tijdspanne bepaalt de factuurnummerreeks en groepeert facturen in een bepaald tijdsbestek. Dit kan je vooraf doen in deze module, zo heb je gegarandeerd ieder jaar dezelfde opbouw van het factuurnummer. Het is gebruikelijk een tijdspanne in te stellen voor een kalenderjaar, maar bij een gebroken boekjaar worden de data van het boekjaar voorgesteld.

Factuurnummers Twinfield Classic Facturatie aanpassen
Zorg dat je inzichtelijk hebt welke klanten factureren vanuit Twinfield Classic. Voor deze klanten wil je waarschijnlijk op de eerste werkdag de factuurnummering aanpassen naar een nummerreeks voor het nieuwe jaar. Tip: maak een portfolio aan van administraties waarvoor je op de eerste werkdag direct in actie moet komen.

Administraties bijwerken
Werk de administratie(s) zoveel mogelijk bij. Denk daarbij aan:

  • de volledigheid van de bankafschriften door aansluiting van het banksaldo (tip: omgevingsbeheerders gebruiken de ‘Bankhistorie’ om te controleren of het importeren van alle bankafschriften succesvol was);
  • de afschrijvingen zijn geboekt;
  • de gescande inkoopfacturen zijn bijgewerkt (als je met Basecone werkt, kijk je in je workload matrix of je nog documenten moet taggen en boeken).

Conceptboekingen definitief maken
Overweeg zoveel mogelijk conceptboekingen definitief te maken. Uiteindelijk kan de definitieve jaarafsluiting alleen worden uitgevoerd als alle conceptboekingen definitief zijn.

  • Let op:  de boekingen in de dagboeken Afletteren, Valutaherwaardering en Jaarafsluiting zijn bijzonder. Afletterboekingen worden definitief als de conceptboekingen waar de afletteringen bij horen definitief worden geboekt. De valutaherwaardering en de jaarafsluiting worden definitief geboekt in de module.
  • Tip: sluit periodes om alle boekingen van een jaar in één keer definitief te maken.

Openstaande postenlijsten opschonen
Begin het nieuwe jaar met ‘schone’ openstaande postenlijsten. Letter daarom zoveel mogelijk facturen af tegen betalingen en boek kleine verschillen direct af.

Boekingsinstructies in de jaarafsluiting
Stel boekingsinstructies in de jaarafsluiting in voor rekeningen waarvan je wilt dat het saldo in het jaarafsluitingsproces leeg wordt geboekt ten behoeve van de beginbalans van het nieuwe jaar. Denk bijvoorbeeld aan btw-rekeningen, privé-onttrekkingen of nettolonen (te betalen loon en uitbetaald loon).

In 2019 zijn de grootboekrekeningen ten behoeve van de jaarafsluiting ondergebracht bij Jaarafsluiting > Instellingen. Deze systeemrekeningen worden in de jaarovergang gebruikt (‘Resultaat vorig boekjaar’, 'Tegenrekening winst en verlies' en 'Vreemde valuta jaarafsluiting'). Deze rekeningen worden respectievelijk gebruikt voor het overboeken van het resultaat naar het eigen vermogen en voor het tegenboeken van alle winst- & verliesrekeningen . De grootboekrekeningen en de boekingsinstructies voor de jaarafsluiting worden nu op dezelfde plek ingesteld. Ga hiervoor naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Instellingen.

Richting de jaarafsluiting

Factuurnummers instellen
Op de eerste werkdag: factuurnummers instellen voor klanten die factureren met Twinfield Classic Facturatie.

Controleren
Iedere klant is anders en jij kent jouw klanten het beste. Bij de ene klant kun je bij de laatste btw-aangifte van het jaar de definitieve cijfers al bijna gereed hebben. Bij de andere klant zijn meer aanvullende werkzaamheden nodig om tot de jaarrekening te komen. Denk hierbij aan zaken als overlopende activa/passiva, voorraadmutaties, te boeken rentes, afstemming over kapitaalopnames en -stortingen en rekening couranten.

  • Check of de grootboekrekeningen kruisposten en nettolonen op 0 lopen en of er eventueel nog afgeletterd kan worden op deze of andere (tussen) rekeningen;
  • Check via een invoerverslag van het dagboek Salaris of de loonjournaalpost aansluit met de loonadministratie;
  • Boek afrondingsverschillen tussen saldibalans en betaalde belastingen in het nieuwe jaar alvast af naar de winst en verliesrekeningen;
  • Controleer per eind van het jaar de voorraadwaarde en de aansluiting van onderlinge rekening courantverhoudingen.

Als deze controles leiden tot voorafgaande journaalposten, dan moet periode 55 (tijdelijk) worden geopend voor het maken van correcties in het dagboek voorafgaande journaalposten. Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op overzichten lopende van periode 0 tot 12, zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven.

Streef ernaar om een definitieve jaarafsluiting uit te voeren van het oudste jaar met conceptboekingen. Je kunt in latere jaren nog conceptboekingen invoeren, maar er staat dan nog geen automatisch gegenereerde beginbalans. Onder 'Voorwaarden voor de jaarafsluiting' lees je hier meer over. Voer voor het af te sluiten jaar een Jaarafsluiting in concept uit.

Jaarsuppletie aangifte genereren
Genereer een jaarsuppletie aangifte over voorgaand boekjaar. Sinds 2018 moeten alle suppletie aangiftes, ook over voorgaande jaren, elektronisch worden ingediend. Lees hier hoe je een jaarsuppletie kunt aanmaken of lees hier meer over hoe de jaarsuppletie te werk gaat.

Auditfile of export saldibalans genereren voor jaarrekening
Genereer een auditfile of export saldibalans voor import in de jaarrekening software. De Auditfile vind je in Twinfield in menu [Financial Professionals > Jaarafsluiting > Auditfiles].

Voorafgaande journaalposten invoeren
De wijzigingen of correcties die je in jaarrekening software hebt uitgevoerd, voer je vervolgens in als voorafgaande journaalposten om de boekhouding te laten aansluiten met de jaarrekening. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om dergelijke boekingen vanuit Excel importeren in Twinfield. Let erop dat je in het juiste regime(s) boekt wanneer je binnen Twinfield fiscale, commerciële en economische cijfers vastlegt. Tot slot voer je de definitieve jaarafsluiting in Twinfield uit. Ga hiervoor naar Financiële professionals > Jaarafsluiting

Handig om te weten: Voorwaarden voor de jaarafsluiting

Je kunt in Twinfield alleen een concept jaarafsluiting doen over een jaar waarbij het voorgaande jaar definitief is afgesloten. In de praktijk doe je daarom ook een concept jaarafsluiting om een beginbalans voor het volgende jaar te genereren. Let erop dat na wijzigingen in het lopende jaar de concept jaarafsluiting opnieuw gedraaid moet worden om de beginbalans te actualiseren.

Als het niet mogelijk is het voorgaande jaar af te sluiten, kun je wel boekingen in een opvolgend jaar maken, maar deze heeft dan nog geen beginbalans. Houd hier met het raadplegen van overzichten rekening mee! Het is daarom raadzaam om te streven naar maximaal twee jaren met conceptboekingen: het actuele jaar en het voorgaande jaar.

Een jaarafsluiting kan worden uitgevoerd door gebruikers met een rol level1. Als je zelf deze rol niet hebt, kun je het beste contact opnemen met de beheerder van jouw omgeving. Gebruikers in omgevingen 'MKB' en 'BOEKHOUDEN' voeren zelf de jaarafsluiting uit.

Handig om te weten: Wat doet de jaarafsluiting precies?

Gevolgen van de concept jaarafsluiting
Door het draaien van een concept jaarafsluiting worden drie journaalposten geboekt:

  1. Periode 56 Balans (eindbalans wordt opgemaakt)
  2. Periode 0 Beginbalans (overboeken van resultaat naar eigen vermogen)
  3. Periode 56 (tegenboeken van het resultaat)

De beginbalans wordt opgebouwd uit de totalen van de balansrekeningen. De beginbalans wordt geboekt in periode 0 van het volgende jaar. Er kan nog wel geboekt worden in het voorgaande jaar. Deze boekingen beïnvloeden zowel de eindbalans van vorig jaar als de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Voor het opvragen van de actuele beginbalans, dien je de concept jaarafsluiting opnieuw uit te voeren. De eerder gegenereerde jaarafsluiting wordt hiermee overschreven.

Gevolgen van de definitieve jaarafsluiting

De journaalposten voor de jaarovergang zullen nu definitief worden geboekt. Om zeker van te zijn van actuele gegevens, wordt er opnieuw een beginbalans van het nieuwe jaar aangemaakt. De perioden van het afgesloten jaar worden automatisch gesloten. Er kan niet meer worden geboekt in het afgesloten jaar.

Wil je alles nog eens rustig nalezen over het doen van de jaarafsluiting in Twinfield. Bezoek dan onze handleiding jaarafsluiting in onze kennisbank.

Ik wens je veel succes met de jaarafsluiting!

 

Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen!

Wil je snel op de hoogte worden gesteld van verbeteringen, functionaliteiten of nieuwe software?
Meld je aan voor dit productblog:

Aanmelden blog.png

Onze meest recente blogs:

Productblog

Optimaal online: hoe gebruik je een sjabloonadministratie?

Vaktechniek

Jouw adviesrol in het onderzoek naar webwinkelkoppelingen

Productblog

Nieuw btw nummer voor eenmanszaken

Productblog

Tips om het jaar af te sluiten in Twinfield

Productblog

8 redenen om je te verdiepen in webwinkelkoppelingen