Wolters Kluwer
Productblog door Mark Harmsma 13 september 2018

Verstuur facturen in UBL

De term UBL heb je vast wel eens voorbij horen komen. UBL is een formaat voor facturen die je stuurt naar klanten. Net als het bekende PDF dus. Het belangrijkste verschil: steeds meer softwarepakketten kunnen UBL-facturen automatisch verwerken in de boekhouding. Ook met Twinfield kun je jouw facturen in UBL aanleveren bij klanten. Zo bespaar je hen tijd, voorkom je fouten en krijg je in sommige gevallen zelfs sneller betaald.

Je stelt het versturen van UBL-facturen eenmalig in op administratieniveau. De UBL-factuur vervangt de huidige PDF-factuur of weblink niet, maar dient als extra bijlage. Facturen die je verzendt, bevatten voortaan dus standaard een PDF-factuur of weblink inclusief UBL-factuur. Zo bied je direct iedere klant voordeel die UBL-facturen automatisch kan verwerken.

UBL-functie activeren

Onderstaande video legt uit hoe je de UBL-functie activeert voor Nederlandse administraties. Geef je de voorkeur aan tekst? Doorloop dan onderstaande stappen. Na activatie ben je in staat om UBL-facturen aan te maken en versturen naar al jouw klanten met een Nederlands adres. Voor de experts onder ons, het gaat om de UBL SI 1.1 versie.

 

 


Stap 1: Activeer UBL voor alle administraties

Ga naar [Instellingen, Administratie-instellingen, Administratie-instellingen]. Bij Nederlandse administraties vind je hier de categorie UBL terug. Activeer het versturen van UBL-facturen door het bijbehorende veld aan te vinken en de instelling op te slaan.

UBL instellingen Twinfield


Stap 2: Koppel UBL codes met de juiste btw-tarieven

Voordat je een UBL-factuur verstuurt, dien je enkele btw-tarieven te koppelen aan de juiste UBL-codes. Voorlopig leg je deze koppelingen vast per administratie. We werken aan de mogelijkheid om dit op omgevingsniveau te regelen. Ga naar [Instellingen, Administratie-instellingen, Administratie-instellingen] en kies voor [Btw]. Hier zie je nu in één oogopslag welke btw-codes nog gekoppeld moeten worden aan een UBL-code.

UBL-factuur Twinfield

Open één van deze codes en kies voor bewerken. Zoek vervolgens de juiste UBL code bij het betreffende btw tarief. Een uitleg van de UBL codes lees je in de blog 'hoe koppel je btw-codes aan de UBL-codes?'. Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan. Alle nieuwe verkoopfacturen die je verstuurt, bevatten voortaan een UBL-factuur als extra bijlage.

Hoe ontvangen klanten de UBL-factuur?

Zoals aangegeven, verandert er niets aan de manier waarop je verkoopfacturen verstuurt. De factuur krijgt slechts een extra bijlage. Openen klanten de factuur per link, dan krijgen ze nu een optie om de UBL-factuur te downloaden. Verstuur je facturen in PDF-formaat, dan krijgt de e-mail een extra bijlage die de klant kan downloaden:

Verkoopfacturen UBL Twinfield

Facturen versturen zonder btw-code configuratie

Het kan voorkomen dat UBL is geactiveerd, zonder dat de btw-codes verrijkt zijn met de juiste UBL-codes. Nieuwe facturen worden dan nog altijd netjes via de gangbare route verstuurd. Bij het verzenden toont Twinfield enkel een melding waarin wordt uitgelegd dat de factuur verzonden is, de UBL-factuur ontbreekt en de btw-code nog moet worden geconfigureerd.

Dit gezegd hebbende: UBL-ze!

Wil je naast het versturen van verkoopfacturen ook inkomende UBL-facturen in Twinfield verwerken? Kijk dan eens naar de inkoopmodule die we recentelijk voor ondernemers hebben ontwikkeld, in samenwerking met Basecone. De inkoopmodule maakt onderdeel uit van het Twinfield GO abonnement.

Mis nooit meer een update

Regelmatig publiceren we hier tips & tricks voor accountants en hun klanten.
Meld je aan om nooit meer een update te missen.  

Aanmelden blog.png 

Onze meest recente blogs:

Productblog

Bankafschriften importeren met een MT940 bestand

Productblog

Verstuur facturen in UBL

twinfield

Twinfield zet gebruikers over op nieuwe desktop

Productblog

Betalen naar een G-rekening vanuit Twinfield

Productblog

Consolideren in Twinfield